Informatietechnologie als versneller bij verduurzamen van publiek vastgoed | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

Informatietechnologie als versneller bij verduurzamen van publiek vastgoed

Voor het behalen van de klimaatdoelen van Parijs zijn organisaties als gemeenten en scholen welhaast gedwongen om in hun vastgoedbeleid slimmer en vooral ook sneller te handelen. Informatietechnologie stelt ze daartoe in staat.

Vooral gemeenten zijn met hun grote vastgoedportefeuilles en centrale rol een belangrijke schakel in de klimaatopgave. Maar als we de verduurzaming van het vastgoed oppakken zoals nu vaak gebeurt, als lineair project met de gemeente of school als zelfstandige opdrachtgever, gaan we de klimaatopgave niet realiseren. Andere vormen van organiseren en samenwerken zijn nodig om de nog onbekende oplossingen te verkennen en benutten.

Anders organiseren

Het type organisatie dat het beste in staat is om de transitieopgave adequaat op te pakken is een netwerkorganisatie. Globaal ziet die er als volgt uit: het is een platte organisatie waarin met wisselende teams wordt gewerkt al naar gelang het vraagstuk. Voor zover sprake is van een strategie is die gebaseerd op regisseren en responsief zijn naar de omgeving. In de besturing betekent dit dat alleen op output, outcome en processen wordt gestuurd. Uiteraard is daar competent en flexibel personeel voor nodig, waarbij de managementlaag de kunst van het loslaten verstaat en als een ondernemer de organisatie samen leidt. De top van de organisatie, het college van B&W of het schoolbestuur, vertoont een actieve vertegenwoordigende en besluitvormende stijl, waarbij de maatschappelijke agenda de koers bepaalt. 

Heersende opvatting

Binnen de gemeente of school is de vastgoedorganisatie – als eigenaar of beheerder van de vastgoedportefeuille - een belangrijke speler in de klimaatopgave. Bij gemeenten en scholen is het echter ook nog een jong vakgebied, waardoor de vastgoedverantwoordelijken niet altijd een stevige positie hebben bij collega’s en het bestuur van de organisatie aan tafel. De heersende opvatting is dat vastgoed dienend moet zijn aan de sociale beleidsdoelen en bijbehorende beleidsafdelingen, waarbij de gebouwen vaak worden gezien als kostenpost en niet als beleidsmiddel om de meer bredere maatschappelijke doelen aan de praat te krijgen of te versnellen.

Minder zicht

Daarbij zijn er wat betreft de betrouwbaarheid van de vastgoeddata en het gebruik van managementinformatie, grote verschillen tussen grote en kleine gemeenten en tussen verschillende scholen, blijkt uit onderzoek van Bouwstenen en Twynstra Gudde (2017).

Onder grote gemeenten en een klein deel van de scholen is de vastgoedorganisatie in de regel te kenschetsen als ‘handelaar’ (het derde ontwikkelstadium van Joroff: ze verbinden vraag en aanbod om de optimale huisvesting te bieden voor de diverse gebruikers). De toegevoegde waarde zit vooral in het verlagen van kosten en het halen van een vorm van (maatschappelijk) rendement, bijvoorbeeld door het risico op leegstand actief te beheersen. 
Het bereiken en behouden van dit niveau van professionaliteit is een prestatie op zich, maar nog lang geen vanzelfsprekendheid voor veel middelgrote en kleine gemeenten en het overgrote deel van de scholen. Zij hebben over het algemeen minder zicht en grip op hun vastgoedportefeuille.

Perspectief voor  organisatieontwikkeling

De klimaatopgave stelt kortom nieuwe eisen aan de vastgoedorganisatie. De gemiddelde gemeente en school is echter nog niet zover ontwikkeld dat zij succesvol kan meedoen in een netwerkorganisatie. Gerelateerd aan de ontwikkelstadia van gemeentelijke organisaties ziet de uitdaging er voor de komende jaren als volgt uit:

Strategie: vastgoedmedewerkers hebben een duidelijk beeld van de maatschappelijke opgave. Daar kan aan gewerkt worden door samen met de collega’s van beleid op te trekken richting de burgers en zich ook naar burgers te verantwoorden, zoals in de gemeente Almere gebeurt.

Structuur: de verschillende doelgroepen, de (potentiële) gebruikers van het gemeentelijk vastgoed, worden centraal gezet. Een functionele of geografische indeling van een vastgoedorganisatie is dan niet langer de norm.

Systemen: managementinformatie, gericht op de bereikbaarheid en begrijpbaarheid van vastgoedgegevens voor bestuurders, staat centraal. Informatie van buiten de vastgoedkolom, zelfs van buiten de gemeentelijke organisatie, speelt een belangrijke rol.

Managementstijl: de leidinggevende van de vastgoedorganisatie zal met vormen van zelforganisatie aan de slag gaan, waardoor hij of zij verder van de vakinhoud komt te staan. Diens effectiviteit moet vooral tot uitdrukking komen binnen de gemeentelijke organisatie als geheel.

Personeel: er zal hard gewerkt moeten worden om competente, flexibele en omgevingsgerichte medewerkers aan te trekken en behouden. Het beeld van de techneut (man met grijze haren) op de afdeling gebouwbeheer wordt daarmee definitief verlaten.

Cultuur: de vastgoedorganisatie staat in houding en gedrag op twee benen. Enerzijds worden de waarden van bedrijfsmatig handelen, met een focus op uniforme en foutloze processen, omarmd. Anderzijds staat de klantbenadering centraal in de werkwijze en besturingsfilosofie.

Bestuursstijl: de verantwoordelijk wethouder heeft een agenda met gemeentelijk vastgoed. Er spreekt een visie op de samenleving uit die uitnodigend is naar partijen in de omgeving.

Informatiemanagement  als sleutel Op het oog lijkt deze sprong in ontwikkeling heel groot. Maar de vooruitgang op het vlak van informatietechnologie biedt ambitieuze vastgoedorganisaties een springplank. Een vastgoedorganisatie beschikt namelijk over een grote hoeveelheid data die bruikbaar is in de energietransitie. Informatie over de gemeentelijke gebouwen is inmiddels goed te koppelen aan geo-informatie, waarmee vastgoed van waarde wordt in een gebiedsbenadering. Daarbij kan gebouw- en gebruiksinformatie ook als open data beschikbaar gesteld worden. Nieuwe verrassende ideeën en samenwerkingen kunnen zo van de grond komen, die de gemeente of school eigenstandig niet had kunnen realiseren. 

Begrijpbare informatie

Tegenwoordig stelt informatietechnologie organisaties in staat om te versnellen in hun ontwikkeling. De beschikbaarheid van goede managementinformatie maakt een verdeling in gebieden overbodig, waardoor de aandacht kan worden verlegd naar de klant (accountbenadering). Wanneer vastgoedinformatie ook bereikbaar en begrijpbaar is voor wethouders en schoolbestuurders ontstaat bovendien een zekere rust over de operatie en kan de vastgoedmanager een rol spelen in beslissingen over de toekomst. Zoals op het gebied van duurzaamheid.

Ideale proeftuin

Met initiatieven zoals de Digitale Agenda 2020 proberen gemeenten zich voor te bereiden op een open en transparante houding richting de samenleving. In tal van experimenten oefenen zij met het strategisch gebruik van informatie en sorteren zij voor op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Gemeentelijk vastgoed is een ideale proeftuin om te experimenteren met andere manieren van samenwerken met burgers en bedrijven. Het doel heiligt de middelen: we hebben immers maar één kans om deze planeet leefbaar te houden voor toekomstige generaties.

Dit artikel is gepubliceerd in In Control (Bouwstenen voor Sociaal, december 2018).

Reageer