Voor je het weet zit digitalisering meer in de weg dan dat het helpt! Hoe zorg je voor een succesvolle digitalisering de zorgorganisatie? De afgelopen jaren heb ik trajecten bij verschillende instellingen mogen begeleiden. Mijn drie tips:
Zet de transitie centraal in plaats van de oplossing
Als voorbeeld gebruik ik de inzet van een platform voor online behandelmodules. Vanuit de organisatie wordt gekozen om een dergelijk platform aan te schaffen. Hier zit een strategie achter welke de organisatie wil behalen. In de implementatie zie ik echter vaak dat de oplossing, een platform, centraal staat. Een implementatie is dan afgerond als het technisch mogelijk is om met het platform te werken. Daarmee wordt de transitie losgelaten. Tegelijkertijd begint dan pas het in gebruik nemen van het platform.
Het aanpassen van een werkwijze gaat bijvoorbeeld bij een nieuw EPD vaak goed. De zorg moet en kan niet zonder EPD dus aanpassen vanuit de zorg is een must. Een platform met online behandelmodules wordt echter als vrijblijvend beschouwd en vraagt aandacht. Het centraal zetten van de transitie haalt deze vrijblijvendheid deels weg doordat je de toegevoegde waarde bespreekbaar maakt. Zo kan het gebruik van een platform eigen regie vergroten van zorggebruikers en biedt het mogelijk tijdsbesparing op met behoud van kwaliteit. Dat is de transitie waar het om gaat en hou dat ook vast!
Zorg voor voldoende leiderschap op elke laag van de organisatie
In het hiervoor beschreven voorbeeld staat een oplossing centraal en wordt dit de organisatie ingeduwd. ICT is een onmisbare afdeling in het organiseren van digitalisering, maar hoort niet centraal te staan in een transitie. Dit zie ik vaak wel bij een implementatie. Om een transitie daadwerkelijk mogelijk te maken is het van belang dat het primaire proces aan de slag gaat. Dit vraagt leiderschap op ieder niveau van de organisatie.
Momenteel zie ik in veel organisaties dat er beperkt gesproken wordt over de gezamenlijke transitie en welke oplossing een middel, zoals online behandelmodules, hierin biedt. Leiderschap, op de transitie en daarmee het herkennen van het belang van online behandelmodules, zorgt voor adoptie in het primaire proces. Leiderschap is meer dan enkel het laten draaien van de winkel, terwijl dat in de zorg vaak al lastig genoeg is!
Gebruik data om je transitie zichtbaar te maken
Transities, veranderingen en strategie zijn onzeker omdat we de toekomst niet kunnen voorspellen. Dit vraagt om te definiëren wat de transitie is welke je wilt bereiken. Dit geldt ook voor het gebruik van online behandelmodulen. Wetenschappelijk kan het bewezen zijn, maar de praktijk kan weerbarstiger zijn. Belangrijk is om te definiëren waar dit een bijdrage aan moet leveren. Data kan bij uitstek gebruikt worden om voortgang op de transitie inzichtelijk te maken. Door dit op project en portfolio-niveau inzichtelijk te maken krijg je inzicht in de effectiviteit van je projecten. Mooie bijkomstigheid is het mogelijk maken van het vieren van successen.
Tot slot: nú aan de bak!
De complexiteit van digitalisering neemt met de dag toe. De toegevoegde waarde van digitalisering zit in de verbinding tussen zorg en ICT. Dit is geen ABC’tje en vraagt tijd en aandacht. Daarmee is het zaak dat je nu start om jouw digitalisering tot een succes te maken en vooruit te denken voor de lange termijn. Dit goed doen is één van de sleutelelementen voor een toekomstbestendige zorginstelling.
