Informatie Gestuurd Werken (IGS) en Omgevingsdiensten | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

Informatie Gestuurd Werken (IGS) en Omgevingsdiensten

Nagenoeg alle Omgevingsdiensten in Nederland zijn vanaf het moment van oprichting volop in ontwikkeling. In eerste instantie betrof het met name het ‘zetten’ en werkend krijgen van de organisatie, om vervolgens verdergaand de organisatie te professionaliseren.

Denk professionaliseren bij bijvoorbeeld aan het expliciteren van de manieren van samenwerken tussen de omgevingsdienst en haar opdrachtgevers; enerzijds op procesmatig en inhoudelijk gebied en anderzijds in de ontwikkeling van het opdrachtgever- /opdrachtnemerschap. Vervolgens waar het gaat om de implementatie en optimalisatie van het zaakgericht werken, het ontwikkelen van business control (bijvoorbeeld via kostprijssystematieken) en de doorontwikkeling van de (nieuwe) medewerkers. 

Toch betekent dit alles niet dat de Omgevingsdiensten in de komende jaren in een rustig vaarwater geraken. Sterker nog, met de komst van de Omgevingswet en daarbinnen het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet) verandert er veel. Denk maar eens aan de mogelijkheden die technologische innovatie biedt (bijv. via slimme sensoren en ‘snuffelapplicaties’) en de toenemende urgentie van ketensamenwerking. Daarmee wordt Professioneel Informatiemanagement een belangrijke randvoorwaarde om uiteindelijk Informatie Gestuurd Werken (IGS) - het kloppend hart van de benodigde doorontwikkeling van Omgevingsdiensten (Panta Rhei) - mogelijk te maken.

Informatiemanagement en Omgevingsdiensten

In de achterliggende jaren heeft de hoeveelheid beschikbare data voor overheidsinstanties en dus ook voor Omgevingsdiensten en haar ketenpartners, een enorme vlucht genomen. Tegelijkertijd onderkennen veel Omgevingsdiensten dat zij het potentieel om gerichte data-analyse te doen en informatiegestuurd te gaan werken tot op heden niet tot nauwelijks benutten. Dit heeft een drietal hoofdoorzaken.

  1. Ten eerste is het prille besef dat de beschikbare data een grote potentiële meerwaarde vormt voor het functioneren van de omgevingsdiensten en voor haar bijdrage aan een gezond, minder risicovol en dus meer veiligheid en een veilig milieu. De mate waarin deze kans en meerwaarde wordt onderkend verschilt nogal per Omgevingsdienst.
  2. Ten tweede geldt het praktische bezwaar dat veel data binnen de Omgevingsdiensten en haar stakeholders slecht ontsluitbaar is, omdat deze ‘diep verstopt (niet direct machineleesbaar)’ zit in bijlagen, die aan zaken in zaaksystemen hangen of opgeslagen zijn in niet gekoppelde systemen bij gemeenten, provincies en de brandweerorganisatie. Dit maakt zowel een betekenisvolle analyse en patroonherkenning van deze data, lastig.
  3. De derde hoofdoorzaak is gelegen in het feit dat de bedrijfsfunctie Informatiemanagement binnen Omgevingsdiensten als jonge organisaties met verschillende ontwikkelopgaven de afgelopen jaren, een ondergeschoven kindje is geweest. Hierdoor is momenteel bij een groot aantal Omgevingsdiensten de kwaliteit van de invulling van elementaire thema’s als strategisch informatiemanagement, gegevensbeheer, applicatiebeheer, functioneel beheer, informatiearchitectuur en informatiebeveiliging problematisch en wordt de waarde ervan bijzonder onderschat.

Het verbeteren van informatiemanagement en business intelligence (BI) wordt de komende periode voor de omgevingsdiensten een steeds belangrijkere opgave. Investeren in informatiemanagement past ook steeds meer binnen de gedachte van ‘de basis op orde’. Dit is een noodzakelijke basis om de betrouwbaarheid van de werkprocessen, de betrouwbaarheid in de samenwerking met partners en de voorbereiding op het DSO te waarborgen.

Informatie Gestuurd Werken (IGS) en Omgevingsdiensten

Wanneer Omgevingsdiensten hun informatiemanagement professionaliseren en business intelligence organiseren komt het IGS binnen handbereik. Hiermee wordt conform de gangbare definities bedoeld het “combineren en in samenhang analyseren van verschillende informatiebronnen. Op deze manier kunnen trends en patronen worden geïdentificeerd. Deze inzichten kunnen vervolgens gebruikt worden voor het doorontwikkelen van de sturing op de organisatie, de dienstverlening aan burgers en bedrijven en beter onderbouwde beleidskeuzes.” Concreet betekent dit voor Omgevingsdiensten de mogelijkheid om bij Informatie Gestuurde Toezicht & Handhaving preventiever te werk te gaan, overtredingen sneller te signaleren en aan te pakken en op het niveau van de ketens (bijv. afvalketen, vuurwerkketen) ‘weak spots’ te kunnen identificeren. Juist deze analyse geeft een inzicht, waarmee een Nalevingsstrategie ( Publiek Private Samenwerking) kan worden ontwikkeld. Immers ontzorgt een goede Nalevingsstrategie ‘de samenleving’. Het is niet geheel onbelangrijk om te vermelden dat de bovenstaande kenmerken van IGS erg dicht liggen tegen de ambities zoals geformuleerd aan de Wet Atsma.

Dit alles combinerend maakt dat IGS Omgevingsdiensten en haar partners de mogelijkheid biedt om te sturen op de resultaten in samenhang in plaats van op inspanning per onderdeel. Hierdoor wordt het ook makkelijker om de huidige verantwoordingsdynamiek door te ontwikkelen van een (platte) focus op aantallen en het afvinken van werkpakketten en te komen tot échte sturing op maatschappelijke effecten.

Zaakgericht Werken biedt de basis voor een omgevingsdienst om procesmatig goed met haar opdrachtgevers eigentijds te kunnen samenwerken. IGS voegt meerwaarde toe op de inhoud en verbetert de kwaliteit van de dienstverlening van de omgevingsdienst. Momenteel wordt immers alle data (bijv. akoestische onderzoeken, verbruiksgegevens, vergunningen) aan ‘zaken’ gehangen in het systeem, terwijl bij IGS data gekoppeld wordt aan een object; een object, dat in de kernregistratie objecten is opgenomen en derhalve een ‘werkelijker’ uitgangspunt biedt waarbij het combineren van data(sets) op een slimme manier mogelijk wordt.

Reageer