10 tips om een aanbestedingsfiasco te voorkomen | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

10 tips om een aanbestedingsfiasco te voorkomen

De vakpers staat er vol van: projecten die stranden na de aanbesteding. Woningbouwprojecten die niet meer haalbaar blijken of ontwerptrajecten die helemaal opnieuw gedaan worden zoals bij het theater De Parade in Den Bosch. Opdrachtgevers en bestuurders die bijna verrast na de uitkomsten van een aanbesteding de nodige hoofdbrekens hebben. Maar wat kun je eraan doen?

Toch kan deze ontwikkeling niet als een verrassing komen. De signalen zijn al enkele jaren zichtbaar. In het Facto magazine van oktober 2016 hebben we het kantelpunt in deze conjuncturele ontwikkeling al aangekondigd. De prijs- en marktstijgingen gaan inmiddels richting de dubbele cijfers op jaarbasis. Er was dus wel degelijk tijd om huisvestingsprojecten voor te bereiden op een lastiger aanbestedingsklimaat.
 

Proactieve aanpak

In de media is genoeg te lezen over de problemen met aanbesteden. Hier willen we vooral aangeven hoe je als opdrachtgever proactief met deze marktsituatie kan omgaan. Voor degenen met een lopend huisvestingsproject geven we graag enkele handvatten hoe het risico op een niet passende aanbesteding verminderd of zelfs voorkomen kan worden. De maatregelen hebben dan tot doel om het risico op een niet passende aanbesteding te vermijden, te verminderen, over te dragen of te accepteren.
Elke project is uniek en afhankelijk van projectkenmerken, de marktsituatie en de opdrachtgever kan kiezen voor een combinatie van verminderen, overdragen en accepteren.

Hoe een aanbestedingsfiasco te vermijden?

Met de combinatie van deze 10 maatregelen kan een plan van aanpak gemaakt worden om te waarborgen dat het project, ook na aanbesteding, door kan gaan.
 
1. Scope aanpassen
Bepaalde onderdelen van het project niet uitvoeren of juist toevoegen. Of het contract uitbreiden met de mogelijkheid om de onderhoudswerkzaamheden voor een bepaalde periode te mogen doen.
 
2. Kwaliteit aanpassen
Teruggaan in de ambities van het project. Bijvoorbeeld het verlagen van de duurzaamheidsambities of technologische toepassingen (Eventueel ook afwerkingsniveau?).
 
3. Een optielijst meenemen in de aanbesteding
Maatregelen die later in de tijd ook doorgevoerd kunnen worden of die voor de besluitvorming voorgelegd kunnen worden en daardoor uit het project worden gehaald om de prijs van de aannemer te verlagen.
 
4. Marktpartij laten mee ontwerpen of eerder aanbesteden
Het plan ontwikkelen in bouwteamverband, waarbij een geselecteerde aannemer mee mag ontwerpen (bouwteam) of verantwoordelijk wordt voor het ontwerp en de kosten (Design & Build contract) om zodanig te kunnen sturen in de kwaliteit van het plan.
 
5. Faseren
Onderdelen en werkzaamheden van het project later uitvoeren en derhalve nu uit het project halen. Deze werkzaamheden kunnen ook onderdeel worden van een optielijst, waardoor hier na inschrijving van de aannemer definitief over besloten kan worden. Voor sommige onderdelen is het zelfs mogelijk om pas hier tijdens de uitvoering over te besluiten, waardoor de opdrachtgever de mogelijkheid kan hebben aanvullend budget te vinden.
 
6. Vermindering risicoprofiel voor marktpartij
Risico’s worden door aannemers in de aanneemsom ‘afgeprijsd’. Meer risico in het project betekent een hogere inschrijfsom. Soms is de opdrachtgever zich niet bewust van de impact van de risico’s die hij aan de aannemer vraagt te dragen. Vroegtijdig met marktpartijen (marktconsultatie) hierover in gesprek gaan kan hier inzicht in geven.
 
7. Risicoverschuiving van opdrachtnemer naar opdrachtgever
Een maatregel om het risicoprofiel voor de marktpartij te verlagen is het (niet) verschuiven van (prijs)risico’s van opdrachtgever naar opdrachtnemer. Het doel is daarmee een contract in de markt te zetten dat een lager risicoprofiel kent.
 
8. Opknippen in hoog risico en laag risico contractdelen
Een variant op het verlagen van het risicoprofiel is het opknippen van de contracten in deelcontracten waarbij de hoge risico’s en de lage risico’s gebundeld worden. Dit isoleert het risicoprobleem en kan hoge-risico-opslagen over lage-risico-werkzaamheden voorkomen.
 
9. Besluiten over uitvoering na gunning
Niet eerder over de definitieve doorgang van het project besluiten dan dat het aanbestedingsresultaat (inclusief de genomen maatregelen) inzichtelijk is.
 
10. Budgetuitbreiding
Het regelen van interne of externe aanvullingen op het budget. Bijvoorbeeld extra budgetten vanuit fondsen en of subsidies die nog niet in beeld zijn.
 

Ondanks alles

Ondanks bovenstaande maatregelen kan het zijn dat er nog een overschrijding van het budget blijft. Zonder drastischere maatregelen rest dan de vraag of deze overschrijding geaccepteerd kan worden. Dat zijn ingewikkelde besluiten, waarbij uitleg over het gevolgde plan van aanpak kan bijdragen aan draagvlak om hierover te besluiten. Tezamen met een 0-alternatief maakt dat er altijd nog een keuze is.
Het spreekt voor zich dat u bij de ontwikkeling van het project beter eerder dan later kan beginnen. Het periodiek actualiseren van deze aanpak is dan logisch om wendbaar te kunnen blijven op de actuele situatie in de markt, van het project en van de opdrachtgever.
 

Wachten tot na 2020?

Leuker of mooier kunnen we het niet maken. Ja, u kunt ervoor kiezen uw project voorlopig (tot in ieder geval 2020) niet uit te voeren. Oftewel: het vermijden van het risico. Op macro-economische schaal is dat een remedie om de balans tussen vraag en aanbod in de bouwmarkt te verbeteren. Helaas is dit vaak geen keuze. Daarom in ieder geval de handreiking over de tools en middelen die u nu zelf in handen heeft om verrassingen te voorkomen en de realisatie van u project te verzekeren.

Reageer