Tandheelkunde versus Eurojust | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

Tandheelkunde versus Eurojust

De gebouwen zijn uiteindelijk blijvend zichtbaar, maar de mensen erachter zie je bijna nooit. Nanet Schaap, designmanager bij Eurojust, en Roy Smeets, projectmanager bij Renovatie Tandheelkunde, gaan met elkaar in gesprek. Twee verschillende projecten en beide adviseurs in hun eigen rol. Toch zien ze veel overeenkomsten waarbij, naast de harde methoden, juist de zachte, mensgerichte aanpak hét ingrediënt is om tot resultaten te komen.

Nanet: “Wat deed je bij THK?”

Roy: “Ik heb twee functies gehad bij het project Tandheelkunde. Omdat het om een renovatie ging moesten we op zoek naar tijdelijke huisvesting, extern en intern. Ik was manager van dat proces vanaf de locatiestudie tot en met de uitvoering en de verhuizing. Vanaf eind 2014 was ik ook projectmanager van de renovatie.”

“Gezamenlijk projectsucces”

Nanet: “Wat was voor jou de echte uitdaging bij dit project?”

Roy: “Dat was het pure projectmanagement in een complex spanningsveld van stakeholders: een écht ingewikkeld project. We hadden te maken met drie partijen: de eigenaar van het gebouw (Radboud Universiteit), de beheerder (het Radboudumc) en de gebruiker (Tandheelkunde). Dat maakte het zo complex. Onze focus ligt in zo’n samenwerking altijd op gezamenlijk projectsucces. Ik ben er trots op dat we een tevreden opdrachtgever, beheerder en gebruiker hebben en er daarnaast in geslaagd zijn om het project binnen budget en binnen de tijd op te leveren.”

Nanet: “Maar wat doe je dan precies? Wat maakt dat het lukt?”

Roy: “Volgens mij zit dat heel sterk in het zorgen dat ieders belangen gehoord worden. En dat je besluitvormingsprocessen zorgvuldig voorbereidt en afstemt met alle stakeholders. Dus dat bijvoorbeeld een stuurgroep niet voor verrassingen komt te staan wanneer er belangrijke beslismomenten zijn. Je daarbij inleven in een ander is cruciaal.

Nanet: “En als jouw project dan ook nog een prijs wint…”

Roy: “Ja, de Gulden Feniks. De prijs voor het beste renovatieproject van het jaar. Die prijs wordt gezien als prijs voor het talent van de architect alsook de durf van de opdrachtgever. Want die opdrachtgever steekt wel zijn nek uit: renovatieprojecten brengen risico’s met zich mee. Als projectmanager is het onze taak om die risico’s te minimaliseren en te beheersen, zonder afbreuk te doen aan de ambities.”

“Het is geven en nemen”

Nanet: “Wat heb je geleerd van dit project en wat neem je mee naar jouw volgende project?”

Roy: “Wat ik in dit project weer bevestigd heb gekregen is, zeker toen we in de uitvoeringsfase zaten, dat het geen spel is van winnen of verliezen tijdens zo'n bouwproject. Het is geven en nemen. Je wilt er samen met de opdrachtgever uitkomen. Dus maak tijd voor de dialoog en zoek samen waar de ruimte zit. Daarbij is het van groot belang om je in de ander te verplaatsen.
Soms is het onvermijdelijk om aan te geven dat iets écht niet kan en dan is het belangrijk dat de relatie goed is. Ik heb gemerkt dat als je er zelf op een open manier ingaat en als je wat meer ruimte geeft dat je dat ook terugkrijgt. Dat de toegevoegde waarde ook echt zit in deze menselijke aspecten van het vak.

Roy: “Vertel eens over jouw rol bij Eurojust”

Nanet: “Ik was projectmanager design bij de nieuwbouw en vertegenwoordiger van Eurojust, dus van de gebruiker. Dat was anders dan bij Tandheelkunde.”

Roy: “Wij vertegenwoordigden de opdrachtgever en jij vertegenwoordigde de gebruiker”

Nanet: “Ja, ik zat aan de andere kant. Eén van mijn belangrijkste taken was om de gebruiker aan boord te houden. De opdracht was om een passende huisvesting te ontwikkelen met de mensen uit alle lagen van de organisatie. Wat vindt de gebruiker mooi? En wat heeft hij nodig om zijn werk goed te kunnen doen? Ik heb daarvoor veel gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van alle 28 lidstaten van Europa en alle administratieve afdelingen van de organisatie.”

Roy: “Wat was tijdens dit project belangrijk voor jouw rol als designmanager?”

Nanet: “Communicatie. Daar lag een grote focus op. Het was voor mij belangrijk om verbinding te maken en om zoveel mogelijk ieders ‘taal’ te spreken. Ik sprak met iedereen, of het nu de huismeester of de president van EJ was, en maakte waar nodig de vertaling tussen de gebruikers enerzijds en de ontwerpers en de bouwers anderzijds. Mijn kennis over de werkwijze van deze Europese organisatie in combinatie met mijn achtergrond in architectuur en bouwkunde heeft eraan bijgedragen, dat ik met iedereen een goede verstandhouding kon opbouwen.
Een extra bijkomende uitdaging was het internationale aspect van dit project, omdat je ook te maken hebt met veel verschillende culturen. Dus elkaars taal spreken was één, maar het was ook belangrijk om de verschillende culturen te begrijpen en samen te brengen.”

Roy: “Wat heb je geleerd van dit project en wat neem je mee?”

Nanet: "Twee dingen. We hebben een sterke visie ontwikkeld voor de aanpak bij Eurojust. Deze was gericht op samenwerken en communicatie. Dat is dus een belangrijk uitgangspunt geweest bij alles wat we deden. En ik heb gezien hoe belangrijk de rol van de opdrachtgever is om te helpen nóg effectiever in de organisatie te kunnen zijn.”

“Dat is waarvoor je het uiteindelijk doet. Je creëert iets!”

Roy (lachend): “En ondertussen vind je het ook leuk om met je bouwlaarzen over de bouw te lopen. Wat maakt dat nu zo leuk?”

Nanet: “Met mijn laarzen op de bouwplaats lopen is gewoon geweldig. Ik vind bouwen zoiets fantastisch!
Ik ben gefascineerd over hoe je iets maakt. Naast communicatie vind ik het heel leuk om aan de voorkant creatief bezig te zijn en om dan te zien dat ze zo’n plattegrond echt aan het maken zijn. Dat vind ik altijd weer bijzonder.”

Roy: “Ja, dat gevoel deel ik. Dat je twee jaar lang naar 3D-modellen en tekeningen kijkt en dan opeens staat het er.”

Nanet: “Dat drijft mij enorm om in dit vakgebied te werken en daarom wil ik er ook nooit uit. Ik vind bouwen gewoon té mooi!”

Roy: “Wij zijn natuurlijk geen bouwbedrijf. Wij zijn een organisatieadviesbureau.“

Nanet: “Klopt! Maar het is wel waarvoor je het uiteindelijk doet. Je creëert iets! En dat doe ik niet alleen. We werken met een heel team. Als we dan aan het eind van het traject van zowel de opdrachtgever als ook de architect horen dat het door onze inzet gelukt is om in het ontwikkelproces niet te hoeven inboeten op hun hoge kwaliteit, dan ben ik best wel een beetje trots.

Beide gebouwen werden afgelopen maand officieel geopend. Op 4 oktober Eurojust, in de aanwezigheid van ZKH Willem Alexander en op vrijdag 27 oktober Tandheelkunde. Bent u benieuwd naar het eindresultaat? Klikt u dan op onderstaande links en lees de uitgebreide cases van beide projecten.

Tevens bieden wij u een virtuele rondleiding aan. Met een speciale VR-bril die u kunt bestellen via onze site kunt u de gebouwen in 3D te bekijken.

Markten & Sectoren

Huisvesting en vastgoed

Reageer