De huisvesting aanpassen op piekdagen in de bezetting? Dat kan! | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

De huisvesting aanpassen op piekdagen in de bezetting? Dat kan!

Efficiënt, duurzaam, flexibel maar vooral ook prettig en ondersteunend voor het werk. Hiernaar streven de meeste organisaties die in de afgelopen jaren zijn overgegaan op flexibel werken waarbij medewerkers plekken met elkaar delen. Er wordt vaak activiteitgerelateerd gewerkt, waarbij er een plek kan worden gekozen die het beste past bij de activiteit van dat moment. Natuurlijk kan je ook het plekje kiezen dat je gewoon het fijnst vindt. Maar dan moet deze wél beschikbaar zijn…

Zijn er genoeg werkplekken?

De flexfactor geeft aan hoe scherp de delingsgraad is. Dit kan per organisatie verschillen maar vaak wordt er een flexfactor van 0,7 of 0,8 werkplekken per fte aangehouden. Per 100 fte zijn er dan respectievelijk 70 of 80 werkplekken beschikbaar. Op een gemiddelde werkdag zou dat voldoende moeten zijn, wetende dat er altijd mensen zijn die een afspraak buiten de deur hebben, thuis of op een andere plek werken, aan het vergaderen zijn of (ziekte)verlof hebben. Maar bestaan er eigenlijk wel gemiddelde werkdagen?
 
Bij veel organisaties zijn er sterke pieken en dalen in bezetting door de week. Bijvoorbeeld een erg drukke dinsdag en donderdag en tegelijkertijd een hele rustige woensdagmiddag en vrijdag. Zo ook bij de inmiddels beruchte Rijnstraat 8, waar de gemiddelde bezetting een eigenlijk ‘nette’ 67% bleek, maar waar de pieken in bezetting wel tot boven de 90% bleken uit te schieten (klik hier voor het onderzoeksrapport). Met veel klachten tot gevolg. En bij meerdere organisaties is te zien dat de werkomgeving bij gemiddelde bezettingen van rond de 65% - 75% al als vol wordt ervaren, vooral vanwege deze piekmomenten waarop er (tijdelijk) veel minder plekken beschikbaar zijn.
 
Je zal weinig mensen horen klagen over de dalmomenten, waarop het lekker rustig is en je alle ruimte hebt om je favoriete plekje te kiezen. De piekmomenten leiden veelal wél tot klachten. Er is dan weinig keuze in werkplekken, dus activiteitgerelateerd werken is er niet meer bij, je favoriete plekje is sowieso al bezet en waarschijnlijk kun je niet meer naast je directe collega’s zitten. Met een beetje geluk zijn er wel faciliteiten voorzien waar je tijdens de pieken terecht kunt, zoals aanlandplekken of een goed ingericht restaurant. Dat scheelt.
 

Pieken en dalen verminderen?

We willen efficiënt en duurzaam huisvesten, dus niet alleen op basis van de (korte) pieken huisvesten, maar de negatieve ervaringen tijdens de piekmomenten willen we wél zoveel mogelijk voorkomen.
 
Een invalshoek is proberen de pieken en dalen te verminderen door de bezetting meer gelijkmatig te spreiden over de week. Het kan helpen om vergaderingen anders te organiseren (bijvoorbeeld teamoverleg inplannen op de vrijdag), sociale activiteiten op rustigere dagen te organiseren en te sturen op vaste vrije dagen. Ook kan betere sturing op een goed gebruik van de werkplekken (ofwel: geen handdoekje leggen) helpen in de beschikbaarheid van de plekken op de drukkere momenten. In de praktijk is dit echter een hele uitdaging en lijken pieken in bezetting niet altijd te voorkomen: mensen komen immers ook naar kantoor om collega’s te zien, te overleggen, geïnspireerd te raken. En dit willen we eigenlijk juist stimuleren.
 
Ook bij TwynstraGudde zien we duidelijke pieken en dalen in de aanwezigheid op kantoor. Op maandag tot en met donderdag is het rustig, veel adviseurs zijn dan op pad of werken bij een klant. Op de vrijdag is het bomvol: iedereen is op kantoor, wil elkaar ontmoeten en koffie drinken. Maar ook bellen, rustig werken en vergaderen. Op maandag tot en met donderdag zijn er dus minder werkplekken nodig, terwijl er op vrijdag voldoende plek moet zijn op kantoor zodat iedereen die dat wil daar terecht kan en elkaar kan ontmoeten.
 

Daarom gooien we het over een andere boeg: huisvesten op de pieken én dalen. Maar wel op een efficiënte en duurzame manier. Hoe doen we dat?
 

Huisvesten op de pieken en dalen, de nieuwe huisvesting van TwynstraGudde

Onze nieuwe huisvesting beweegt flexibel mee met de bezetting. We houden rekening met maximaal 350 fte en gaan 4 dagen in de week 100 werkplekken afnemen (maandag tot en met donderdag, de rustige dagen dus). Op de vrijdag, onze piekdag, krijgen we 150 werkplekken beschikbaar (50% meer!). Ook hebben we op vrijdag extra vergaderruimten en parkeerplaatsen in gebruik. We delen dit ‘flexibele deel’ met een of meerdere organisaties die juist andere werkpatronen en behoeften hebben, waardoor er uiterst efficiënt en duurzaam wordt omgegaan met de beschikbare ruimte. Tijdens de dalmomenten zal er weinig leegstaan en op piekmomenten is er voldoende ruimte voor iedereen. Dit noemen we ‘vastgoed as a service’ waarbij we gebruik maken van ‘pairing’.
 
Er zijn nog meer interessante afspraken gemaakt, onder andere voor het geval er sprake is van groei of krimp in de toekomst én we gaan van alles meten. Lees er hier meer over in de blogreeks van Sjoerd Memelink of neem direct contact met Sjoerd op via smn@tg.nl.
 

De toekomst?

Bij ons is de vrijdag bomvol, terwijl je bij een gemiddeld ministerie een kanon kan afschieten op de vrijdag… Andersom zijn de bij de menig organisatie drukke dinsdagen en donderdagen bij het gemiddelde adviesbureau erg rustig. Welke matches zijn er te maken? Zou het niet mooi zijn als er in de toekomst meer flexibele ‘pairing’ constructies toegepast gaan worden? Het is efficiënt, duurzaam en optimaal flexibel.
 
Ben je net als wijzelf erg benieuwd hoe we dit concept straks in de praktijk gaan ervaren? Houd de blogreeks in de gaten!

Markten & Sectoren

Huisvesting en vastgoed

Expertises

Het Nieuwe Werken

Reageer