Samenwerkingsscan Hoe scoor jij op de belangrijkste succesfactoren voor een succesvolle samenwerking?

Samenwerking tussen organisaties kan veel opleveren. Maar dat samenwerken waardevol is, betekent niet dat het gemakkelijk is. Heb jij regelmatig het gevoel dat de samenwerking meer energie kost dan nodig is en minder oplevert dan mogelijk is? Uit wetenschappelijke literatuur blijkt dat samenwerkingsverbanden die regelmatig reflecteren, succesvoller zijn. Er is alleen niet altijd tijd voor een uitgebreide evaluatie. Hoe kun je dan toch, op efficiënte wijze, reflectie inbouwen en samen komen tot gerichte verbeterpunten? Onze samenwerkingsscan biedt uitkomst.

Op basis van wat wij zien in de praktijk én op basis van inzichten uit de wetenschap onderscheiden wij een aantal factoren die bepalend blijken te zijn voor een succesvolle samenwerking. Deze hebben achtereenvolgens betrekking op de 'motivatie' om samen te werken, de 'organisatie' van de samenwerking, de 'interactie' tijdens de samenwerking en dat wat de samenwerking oplevert: de 'realisatie'.

Wij vertaalden deze succesfactoren in een eenvoudig toepasbaar instrument: de samenwerkingsscan. De scan bevat een beperkt aantal open vragen en 32 stellingen; 2 per succesfactor. Op basis van de scores per factor, krijg je snel inzicht in de belangrijkste sterktes en zwaktes van je samenwerking. De resultaten van de scan helpen jou en je samenwerkingspartners stil te staan bij wat goed gaat én bespreekbaar te maken wat er beter kan. Ook geven de resultaten je concrete handvatten om mee aan de slag te gaan en de samenwerking te verbeteren.

Kijken vanuit vier invalshoeken

De motivatie: waarom werken wij samen?

Waarom er wordt samengewerkt kan sterk verschillen. Uit wetenschappelijk onderzoek en onze praktijkervaringen blijkt dat het daarom van groot belang is om oog te hebben voor de motivatie van de verschillende partners. Wat zette hen tot samenwerking aan en wat drijft hen? Is helder waar de samenwerking zich op richt, en zijn de partners ook echt afhankelijk van elkaar om de doelen te realiseren? Succesfactoren die wij hier onderscheiden, zijn de mate waarin er sprake is van: 1) gevoelde urgente, 2) een gedeelde ambitie, 3) richtinggevende doelen en 4) wederzijdse afhankelijkheid.

De organisatie: hoe werken wij samen (structuur/hard)?

Een samenwerking moet je organiseren. Dit is vaak best even zoeken, zo zien wij in de praktijk. Er is bij de start van een samenwerking nog geen sprake van een plan, taakverdeling, routines of procedures. Die zullen de partners samen moeten ontwikkelen en het succes ervan moeten ervaren. Succesfactoren die wij hierbij onderscheiden, zijn de mate waarin er sprake is van: 1) een doordachte strategie en aanpak, 2) een heldere organisatiestructuur en besluitvorming, 3) voldoende hulp-bronnen en passende kaders, en 4) betrokken moederorganisaties.

De samenwerkingsscan één van de 99 interventies die uitgelicht wordt in Het Groot Interventieboek

De realisatie: wat levert de samenwerking op?

Samenwerken doe je niet voor niks:het moet iets opleveren. Zichtbare en gezamenlijk gevierde successen motiveren de partners om energie te blijven steken in de samenwerking. Het is daarom belangrijk om aandacht te hebben voor de resultaten en de toegevoegde waarde van de samenwerking, en hier ook tussentijds zicht op te blijven houden. Succesfactoren die wij daarom onderscheiden, zijn de mate waarin er sprake is van: 1) monitoring en reflectie, 2) adaptief vermogen, 3) betekenisvolle resultaten, en 4) toegevoegde waarde.

De interactie: hoe werken wij samen (cultuur/zacht)?

Naast factoren die betrekking hebben op de meer ‘harde kant’ van het organiseren van een samenwerking, hangt het succes ook af van factoren die wat minder ‘zichtbaar’ zijn. Factoren die betrekking hebben op de manier waarop de betrokken personen met elkaar omgaan: de interactie. Succesfactoren die wij hierbij onderscheiden, zijn de mate waarin er sprake is van: 1) uitgesproken belangen, 2) gewaardeerde verschillen, 3) een gevoel van gelijkwaardigheid en, 4) een krachtig team.

cirkel-vier invalshoeken succesvolle samenwerking

Vier invalshoeken voor een succesvolle samenwerking

Vier manieren van toepassen

De samenwerkingsscan is op de volgende manieren in te zetten:

1. Als quickscan

Als je behoefte hebt om op een efficiënte en gestructureerde wijze de thermometer in de samenwerking te steken, en zaken die goed en minder goed gaan boven tafel te krijgen en bespreekbaar te maken, kun je de samenwerkingsscan inzetten als quickscan. Dit gaat als volgt in z’n werk:

  • In een intakegesprek (via videoconference) vertel je wat meer over de achtergrond van de samenwerking en de aanleiding om de samenwerkingsscan in te zetten. Ook geef je aan welke personen de samenwerkingsscan gaan invullen.
  • Deze personen ontvangen een uitnodiging met een link naar de samenwerkingsscan. Het invullen ervan kost 10 à 15 minuten.
  • Nadat iedereen de scan heeft ingevuld, maken wij een beknopte presentatie met een overzicht van alle scores en de meest opvallende resultaten. Deze presentatie sturen wij je toe.
  • In een (digitale) sessie met een selectie van maximaal 10 van de belangrijkste betrokkenen, duiden we gezamenlijk de resultaten van de scan. Ook formuleren wij samen met de deelnemers de belangrijkste adviezen ter verbetering, inclusief concrete vervolgstappen. Dit proces wordt begeleid door twee ervaren adviseurs en bieden wij aan voor een prijs van € 5.000,--. Deze quickscan kan wanneer gewenst ook als nulmeting beschouwd worden.

Lees hoe we de samenwerkingsscan inzetten om tot een gedragen wijkuitvoeringsplan te komen.

2. Als monitorinstrument

Omdat een samenwerking continu in ontwikkeling is, is periodieke reflectie van belang. Je kunt er daarom ook voor kiezen om de samenwerkingsscan periodiek te herhalen. Zo monitor je de ontwikkeling van de samenwerking, en krijg je zicht op de mate waarin het lukt om zaken die goed gaan vast te houden en om eerder geconstateerde aandachtspunten te verbeteren.

De kosten hiervan bedragen € 5.000,--. per keer, inclusief reflectie op de opvallendste verschillen met de uitkomsten van het monitormoment ervoor en adviezen voor het vervolg.

3. Als onderdeel van een uitgebreidere evaluatie

In bepaalde gevallen is een meer uitgebreide evaluatie van de samenwerking wenselijk. Bijvoorbeeld als meer diepgang gewenst is. De scan vormt dan een van de onderdelen van een uitgebreider onderzoek. De vormgeving van een evaluatie is altijd maatwerk. Op hoofdlijnen kun je denken aan de volgende globale opzet:

  • In een intakegesprek vertel je wat meer over de achtergrond van de samenwerking en de aanleiding en doel van de evaluatie. Ook bespreken we welke personen we bij de evaluatie betrekken en wat de wensen zijn bij het eindproduct.
  • Nadat de betrokken personen zijn geïnformeerd, ontvangen zij van ons een uitnodiging met een link naar de samenwerkingsscan.
  • Terwijl de scan uitstaat, bestuderen wij documenten die inzicht geven in de vormgeving, het verloop en de resultaten van de samenwerking, zoals overeenkomsten, plannen, voortgangsrapportages en verslagen.
  • Nadat iedereen de scan heeft ingevuld, analyseren wij de uitkomsten. Deze analyse duiden, verdiepen en verrijken wij via een reeks interviews.
  • Hierna komen wij tot een analyse van de samenwerking en leggen de belangrijkste bevindingen vast in een presentatie. Ook duiden wij de verklaringen: waarom gaat het zoals het gaat?
  • In een (digitale) sessie met de belangrijkste betrokkenen presenteren wij onze analyse, en verifiëren en verdiepen deze. Ook formuleren wij, samen met de deelnemers, de belangrijkste adviezen ter verbetering, inclusief concrete vervolgstappen.
  • De analyse en adviezen leggen we vast in een prettig leesbaar eindproduct.
  • Wanneer gewenst presenteren wij de uitkomsten in een stuurgroep, aan het bestuur of andere achterbannen.De kosten van een evaluatie zijn afhankelijk van de scope en gewenste diepgang, het aantal te interviewen personen en de wensen bij het eindproduct. Neem gerust contact met ons op, dan bespreken wij de mogelijkheden!

4. Als gespreksinstrument of agenda voor teamsessies

Voor het voeren van een goed gesprek of diepere dialoog helpt het om treffende gespreksonderwerpen te hebben. De scan kan deze helpen identificeren. Zo zijn de uitkomsten van de scan te gebruiken als agenda voor teamsessies van één of meerdere dagen. De opvallende uitkomsten (verwoord in citaten, verbeeld in overzichten of scherp gemaakt in tegenstellingen) vormen een waardevolle rode draad voor de dagdelen. Wij helpen bij een conceptprogramma of draaiboek en dragen creatieve werkvormen aan om de uitkomsten te bespreken, te verdiepen en te vertalen naar concrete vervolgstappen.

De kosten hiervan bedragen afhankelijk van de omvang van het programma en de sessie minimaal € 5.000,-- aangevuld met de eventuele kosten van onze inzet tijdens de sessie.

Ben je benieuwd naar de samenwerkingsscan en/of hoe wij je verder helpen bij het evalueren van jouw samenwerkingsverband? Laat dan hieronder je gegevens achter.

Jouw vraag over de samenwerkingsscan

Cases

Cases

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Neem contact op met één van onze mensen

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.