Actualiseer het programmaplan, breng samenhang en structuur aan, bied overzicht en inzicht in bijdragen van projecten en leg basis voor monitoring.
Gedragen opzet
Aanpak resulteerde in een gedragen programmaplan waarin teamleden inzicht kregen in samenhang en hun bijdrage aan de energietransitie.
Heldere structuur
Programmaplan en DIN’s bieden structuur en overzicht, koppelen inspanningen aan doelen en ondersteunen monitoring en uitvoering.
Samenwerking versterkt
Proces vergrootte inzicht in samenwerking met interne collega’s en externe partijen, wat leidde tot gedeeld eigenaarschap en een sterker teamgevoel.
In 2050 wil Amersfoort klimaatneutraal zijn. Een enorme opgave. De gemeente Amersfoort werkt daarom met een aanzienlijk team aan die energietransitie. Het team is in korte tijd flink gegroeid en het is steeds duidelijker geworden wat de opgave inhoudt. Het programmaplan en de Doelen-Inspanningen-Netwerken (DIN’s) die de gemeente eerder had opgesteld moesten daarom worden geactualiseerd. Het grotendeels nieuwe team had behoefte aan overzicht en structuur en meer inzicht in hoe projecten en inspanningen bijdragen aan doelen. Ook was de gemeente op zoek naar een goede basis voor monitoring. Omgevingsprogramma’s voor energie en warmte zijn in ontwikkeling, maar ondertussen is er ook behoefte aan grip om de hoeveelheid werk goed in samenhang te zien en uit te kunnen voeren.
Organisatie overstijgende opgaven
We zien dat veel gemeenten worstelen met deze (en andere) opgaves. Programmamanagement is een zeer geschikt middel om te werken aan complexe afdelings- en organisatie overstijgende opgaven, zoals de energietransitie.
Programmamanagement is een tijdelijke manier van samenwerken gericht op het stapsgewijs bereiken van doelen. Lang niet alle publieke taken rond de energietransitie zijn nog belegd bij de overheid. Veel externe partijen, zoals netbeheerders, zijn ook betrokken. Er zal dus moeten worden samengewerkt over afdelingen, en soms over organisaties, heen.
Mooi resultaat was dat in de slotbijeenkomst het team gezamenlijk concludeerde dat het programma een samenhangend geheel is, hoewel collega’s aan verschillende onderwerpen werken.
Mieke CoenenGemeente Amersfoort
Afbakeningssessie
We hebben de gemeente Amersfoort en haar team begeleid bij het actualiseren van het programmaplan waarin zij doelen en beoogde werkzaamheden hebben gestructureerd. We zijn gestart met een afbakeningssessie om de scope van het programma te duiden in relatie tot alle andere opgaven die spelen in de gemeente, zoals de woningbouwopgave, de mobiliteitstransitie en een veranderende informatiesamenleving. Ook hebben we de uitdagingen rond de energietransitie in Amersfoort in kaart gebracht, op het gebied van energiebesparing, energieopwekking en het energiesysteem inclusief netcongestie. Programmamanagement is geen ‘one size fits all’. We kijken altijd naar de lokale context en dus naar vragen als: hoe acuut is de netcongestie, met welke relaties moet worden samengewerkt?
Doelen-Inspanningen-Netwerk
Vervolgens hebben we verschillende sessies begeleid om per pijler (energiebesparing, energieopwekking, energiesysteem en warmte) een Doelen-Inspanningen-Netwerk op te zetten. In deze sessies hebben we met de medewerkers van de gemeente Amersfoort gezocht naar wat de ambitie is van het programma, wat de belangrijkste maatschappelijke doelen zijn die worden nagestreefd en welke inspanningen of projecten er dan in deze programmaperiode moeten plaatsvinden om die doelen te bereiken. Op basis van de opgehaalde input hebben we geholpen het programmaplan op te stellen.
Samenhang en teamgevoel
Door deze aanpak is er een gedragen opzet tot stand gekomen waarbij de medewerkers uit het team beter zijn gaan inzien hoe de verschillende onderdelen van het programma zich tot elkaar verhouden en wat ieders bijdragen daarin is. Zo is er samenhang en een sterk teamgevoel ontstaan. Er is inzicht in hoe er met interne collega’s en partijen van buiten wordt samengewerkt aan het behalen van de doelen. Er is een heldere structuur en gedeeld eigenaarschap.
Geleerde lessen
We hebben ook lessen geleerd. Zo is het van belang dat er genoeg ruimte in het proces zit voor de opdrachtgever om strategisch bij te sturen, mocht dat nodig zijn. In de waan van de dag voeren eerder gestelde deadlines soms de boventoon, maar kunnen deze in de weg staan van het gewenste resultaat. Samen goed nadenken over wat nodig is in welke fase is daarbij van belang, net als soms op de pauzeknop drukken.
Waarom TwynstraGudde?
We hebben kennis en ervaring in het ruimtelijke domein, in de energietransitie, in programmatisch werken en in de beleidscyclus van de Omgevingswet. Kortom, we weten wat er speelt en ook wat helpend kan zijn in het aansturen van een programma. Op die kennis en ervaring zijn we bevraagd en hebben we gewerkt met de kennis en kwaliteit die aanwezig zijn in het team om samen tot een zo goed mogelijke en breed gedragen aanpak te komen.
Groeit de opgave energietransitie jou boven het hoofd? Heb je behoefte aan structuur en draagvlak? Neem contact op met Fay van Zeijl of Puck Brunet de Rochebrune.
