Versterk interne samenwerking en ontwikkel duurzame oplossingen voor culturele huisvesting binnen één gedeeld beleidskader en budget.
Nieuwe overeenkomsten
Stelden nieuwe huur- en subsidieovereenkomsten op die aansloten bij de behoeften van alle culturele instellingen.
Onderhoudsverdeling
Realiseerden een nieuwe afbakening van onderhoudsverantwoordelijkheden tussen gemeente en instellingen, met aandacht voor monumentale elementen.
Documentatie proces
Documenteerden het volledige proces in een overkoepelend document dat maatwerkoplossingen en methodiek beschrijft.
De huisvesting van culturele instellingen is een delicate puzzel, waarin samenwerking tussen verschillende partijen essentieel is. Dat geldt ook voor de gemeente Leiden, waar het College op zoek was naar een duurzame oplossing voor een dossier dat al jaren speelde. De opdracht? Specifieke oplossingen vinden voor zes verschillende culturele instellingen, maar dan binnen één gedeeld budget en beleidskader. Een ingewikkelde uitdaging, omdat een duidelijk overzicht van de bestaande afspraken ontbrak en omdat gemeentelijke afdelingen Vastgoed en Cultuur verschillende perspectieven op de opgave hadden. Om deze complexe dynamiek te overzien en te sturen, was een ervaren externe adviseur nodig.
Knelpunten in kaart gebracht
We begonnen met een grondige analyse. Voor elke instelling brachten we de technische, financiële en organisatorische knelpunten in kaart en onderzochten we de bestaande afspraken. Op basis van deze inzichten ontstond een strategie om extra middelen vrij te maken bij de gemeenteraad, zodat de culturele huisvesting toekomstbestendig kon worden. Ondertussen werkten we aan betere afstemming binnen de gemeente. Samen met de afdelingen Cultuur en Vastgoed stelden we beleidsregels op om vormen van steun – zoals huisvestingssubsidies – transparant en eenduidig te maken.
Verbindend onderhandelen
Voor de gesprekken met de culturele instellingen werden procesafspraken vastgesteld op basis van de mutual gains-aanpak. Doel van het verbindend onderhandelen was om de ‘taart’ te vergroten: in plaats van te schipperen over beperkte middelen, keken we hoe we samen meerwaarde konden creëren voor alle partijen. De grootste uitdaging was het vinden van de juiste balans tussen maatwerk en algemeen beleid: oplossingen moesten aansluiten bij de specifieke behoeften van elke instelling, maar ook bestuurlijk verantwoord en uitlegbaar zijn.
We brachten ook hygiëne in de gesprekken door een onafhankelijke gespreksleider, heldere verslaglegging van gesprekken en een scherpe focus op de inhoud, niet op personen. Dit zorgde niet alleen voor strakkere regie en interne afstemming, maar ook voor meer transparantie en wederzijds vertrouwen.
Concrete resultaten: nieuwe huurovereenkomsten
De samenwerking leverde concrete resultaten op: voor alle culturele instellingen werden passende oplossingen uitgewerkt, die we hebben vastgelegd in nieuwe huur- en subsidieovereenkomsten. Een inhoudelijke verbetering betrof het realiseren van een nieuwe demarcatie tussen de onderhoudsverantwoordelijkheden van de gemeente en de instelling zelf. Er lag al een uniforme basis, maar per gebouw werd aandacht besteed aan bijzondere kenmerken, zoals monumentale elementen.
Om te voorkomen dat deze kennis verloren zou gaan, documenteerden we het hele proces zorgvuldig. Het resultaat was een overkoepelend document dat zowel de maatwerkoplossingen als de onderliggende methodiek beschrijft. Dat biedt de gemeente en de instellingen houvast voor toekomstige onderhandeling en samenwerking.
Waarom TwynstraGudde?
Onze aanpak combineert ‘hard’ en ‘zacht’: we hebben zowel inhoudelijke expertise als gevoeligheid voor bestuurlijke dynamiek. We brengen niet alleen diepgaande kennis van vastgoed mee, maar hebben ook oog voor procesmanagement en samenwerking. De huisvesting van culturele instellingen vraagt meer dan alleen technische oplossingen; het proces vereist strategisch inzicht, bestuurlijke behendigheid en verbindende communicatie. Dankzij deze aanpak heeft de gemeente Leiden een stevig fundament gelegd voor duurzame culturele huisvesting.
