Een portfolio is een geheel van processen, projecten en programma’s, gericht op het realiseren van de strategische doelen van een organisatie. Portfoliomanagement helpt om hier keuzes in te maken: wat doen we nu, later of niet (meer)?
Theorie toegepast op de Haagse praktijk
Om portfoliomanagement vorm te geven en te implementeren hebben we samen met het projectteam van PPM een plan van aanpak opgesteld. Samen hebben we het portfoliomanagementproces uitgedacht, inclusief de bijbehorende rolverdeling en formats. TwynstraGudde gaf uitleg over de theorie en liet relevante praktijkvoorbeelden zien. Het projectteam van PPM plaatste dit in de gemeentelijke context. Zo hebben we de theorie en voorbeelden toegepast op de Haagse praktijk.
Van overzicht naar inzicht, van inzicht naar (bij)sturing
Een belangrijk onderdeel van portfoliomanagement is het inzichtelijk maken van het portfolio. De gemeente beschikte al over een digitale portfoliomanagementtool. Aan de hand van een Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) hebben we de lange termijn ambitie, strategische doelen, concrete baten en vereiste inspanningen van het sociaal domein in beeld gebracht. Deze input heeft het projectteam vanuit PPM gebruikt om de tool verder in te richten.
Op termijn geeft de portfoliomanagementtool volledig en actueel inzicht in het portfolio en helpt het om vragen te beantwoorden over waar de knelpunten zitten, hoe het gaat met de inzet van capaciteit en in hoeverre de doelen bereikt worden. Kortom: van overzicht naar inzicht en daarmee ook naar (bij)sturing.
Afwegingskader: wat doen we wel, niet of later?
Binnen portfoliomanagement is een afwegingskader essentieel om weloverwogen keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Om tot een afwegingskader te komen, hebben we vastgesteld wat belangrijke factoren zijn om nieuwe aanmeldingen van projecten en programma’s te beoordelen. Daarbij hebben we vragen geformuleerd, zoals: is dit project of programma voldoende uitgewerkt om te kunnen beoordelen? Aan welke strategische doelen draagt het bij? En in hoeverre is het nu belangrijk of kan het ook later? Door op deze manier afwegingen te maken, kan beter onderbouwd worden waarom of wanneer bepaalde projecten en programma’s opgepakt worden.
Om goede afwegingen te kunnen maken, is ook structuur nodig. Daarom hebben we diverse formats en tools aangereikt, zoals een intakeformat, een beslisboom en een beoordelingsformulier. Hierbij hebben we ook een procesbeschrijving opgesteld: vanaf een nieuwe aanmelding tot aan de besluitvorming, inclusief overlegstructuur en rolverdeling. Machteld Licht, manager van PPM vertelt: ‘Het start met een goed intakeproces. Aan de voorkant doorleven we de opdracht vanuit verschillende expertises. Door een opdracht op deze wijze in ons portfolio op te nemen, organiseren we een vliegende start voor de opdrachtnemer.'
Een opleiding portfoliomanagement
Met de aangereikte tools kan de afdeling Project- en Programmamanagement het plan van aanpak nu zelf implementeren. Voor de continuïteit is het belangrijk om ook nieuwe medewerkers kennis te laten maken met de principes van portfoliomanagement. Daarom hebben we samen een eendaagse training opgesteld. Deze opleiding wordt nu regelmatig aangeboden om zo het gedachtegoed van portfoliomanagement binnen de organisatie te borgen.
De toegevoegde waarde van TwynstraGudde
Portfoliomanagement is één van de expertises van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis over en ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Door te sturen op projecten en programma’s kunnen organisaties goed onderbouwde keuzes maken. Effectief portfoliomanagement leidt tot meer overzicht en grip op projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen.
Wij hebben een whitepaper geschreven over de grondbeginselen van succesvol portfoliomanagement. Aan de hand van tien succesfactoren en praktijkcases heb je praktische handvatten om er zelf mee aan de slag te gaan. Download hieronder het whitepaper.
