Een afwegingskader is een kort maar krachtig document met een reeks criteria. Deze afwegingscriteria zijn gelinkt aan de context, doelen en belangen van de organisatie; deze moet je dan ook periodiek actualiseren. Met behulp van de afwegingscriteria kun je een nieuw project of programma op een eenduidige manier beoordelen, selecteren en prioriteren. In essentie helpt een afwegingskader om kernvragen te beantwoorden als ‘Willen we dit?’, ‘Kunnen we dit?’ en ‘Hoeveel prioriteit heeft dit?’ Een onmisbare stap binnen portfoliomanagement, want soms moet een project of programma ten koste gaan van een ander project of programma, als gevolg van de prioritering en de schaarse middelen.
Veel voorkomende afwegingscriteria: impact en urgentie
Een criterium dat vrijwel altijd in een afwegingskader wordt opgenomen, is ‘maatschappelijke of organisatorische impact’. Met impact bedoel ik de beoogde positieve effecten van een project of programma. Een ander veel voorkomend criterium is ‘urgentie’. Dat gaat over de haast die een project of programma heeft en de invloed van timing op impact. Denk daarbij aan een bijbehorende vraag als: ‘Hoe erg is het als we dit project een jaar later doen?’
Oefen het afwegen eens met het MT
Wil je komen tot een afwegingskader voor jouw organisatie? Plan dan een sessie met het MT en sta dan stil bij het afwegingsproces rondom een nieuw project of programma. Evalueer naderhand zowel de inhoud als het proces. Welk criterium vindt elk MT-lid het belangrijkst? Lukt het om niet té veel de inhoud in te gaan? Hoeveel spanning levert de discussie op? En zit men voldoende op één lijn?
Een afwegingskader als medicijn bij keuzestress
Ik ben ervan overtuigd dat de meeste publieke organisaties wel zo’n afwegingskader kunnen gebruiken. Want wie kampt er nu niet met een overload aan mogelijke verbeterinitiatieven? En bijbehorende keuzestress door de vele belangrijke of urgente opties? Allemaal wachtend om opgestart te worden. Of erger: een situatie waarvan je al weet dat er al te veel projecten en programma’s gestart zijn, zonder een scherpe afweging. Door het ontbreken van een scherpe afweging.
Een afwegingskader helpt in dit soort situaties. Het maakt ieders gedachten over mogelijke nieuwe projecten of programma's expliciet. Welke bieden de grootste meerwaarde voor de organisatie? En welke zijn minder relevant en kunnen worden ‘geparkeerd’ tot volgend jaar? Kortom, het zorgt voor een basis voor het scherpe gesprek en geeft houvast voor het maken van keuzes.
Let op! Leg de conclusie van een afweging vast, al is het maar in een mailtje aan het MT. Want de vraag ligt altijd op de loer: waarom kozen we dit project ook alweer?
Tien succesfactoren
Wij hebben een whitepaper geschreven over de grondbeginselen van succesvol portfoliomanagement. Het inzetten van een afwegingskader is één van de succesfactoren. Aan de hand van tien succesfactoren en praktijkcases heb je praktische handvatten om er zelf mee aan de slag te gaan. Download het whitepaper hieronder.
Heb je vragen? Of heb je andere ervaringen met portfoliomanagement en het afwegingskader? Mail of bel mij dan gerust, dan sparren we erover.
