Een van de middelen om de doelstellingen van goede, betaalbare, toegankelijke en passende zorg te bereiken, is schaalvergroting van de organisatie. We zien in Nederland dan ook het aantal fusies en overnames toenemen. En we verwachten dat dit doorzet, omdat de druk op zorgorganisaties alleen maar groter zal worden. Schaaleffecten kunnen leiden tot grotere efficiency en dus lagere kosten. Schaalgrootte kan ook leiden tot meer effectiviteit. Omdat de organisatieomvang toeneemt kunnen kleinere doelgroepen met specialisatie en met complexe zorgvragen beter bediend worden. Ook kunnen schaaleffecten leiden tot meer investeringsruimte in bijvoorbeeld digitalisering en vastgoed en betere carrièremogelijkheden voor medewerkers in de zorg, stafdiensten en ondersteuning.
Realiseren van een fusie of overname is niet eenvoudig
We zien dat het succesvol realiseren van een fusie of overname geen eenvoudige opgave is. Het gaat geregeld mis. Alhoewel de precieze percentages verschillen, wordt in het algemeen aangenomen dat meer dan de helft van alle fusies of overnames niet de beoogde meerwaarde oplevert, en vroeg of laat strandt. Dit komt omdat een fusie of overname een complex en arbeidsintensief traject is, met veel perspectieven, belangen, verschillen en zorgen. De spanningen kunnen hoog oplopen, diepgaande analyses op risicofactoren worden te laat opgestart of er is weinig aandacht voor draagvlak in de organisaties. Overigens gaan fusies en overnames in de zorg het vaakst mis doordat de top van de organisaties er gezamenlijk niet uitkomt, ondanks een sluitende businesscase en medewerkers en cliënten die de meerwaarde zien.
Hoe groter de complexiteit en de mate van integratie, hoe groter de gevolgen voor de organisatie als een fusie of overname niet slaagt. Het starten en doorlopen van een fusie of overname vraagt een forse investering in zowel tijd als geld. Daarnaast wekt het proces een bepaalde verwachting op bij cliënten/patiënten, medezeggenschap, medewerkers en stakeholders. Als een fusie of overname in een vergevorderd stadium niet doorgaat, zijn deze investeringen voor niets geweest en ligt teleurstelling op de loer.
Een onafhankelijke partij met ervaring
Fusies en overnames in de zorg zijn vraagstukken die zelden op de toezichts- en bestuurstafel liggen. Veel bestuurders en toezichthouders maken maar één keer in hun loopbaan een fusie of overname mee. En als er wel ervaring is dan is dat meestal op onderdelen en niet op het gehele proces; van strategie tot realisatie. Dit maakt de rol van een onafhankelijke partij met ervaring belangrijk. Een partij waar op bestuurlijk niveau mee gespiegeld kan worden, die van de hoed en de rand weet als het gaat over de planning en de formeel te doorlopen stappen en die management en medezeggenschap kan meenemen.
Lees direct meer over:
- Onze aanpak in vijf stappen.
- Onze ervaring in fusies en overnames in de zorgsector.
Onze begeleiding is gebaseerd op drie invalshoeken: inhoud, besluitvorming en proces.
Inhoud
We zien vaak dat onvoldoende concrete en samenhangende inhoudelijke uitwerking wordt gegeven aan de toekomstige organisatie. Waarbij organisaties vaak te veel vasthouden aan hun eigen manier van organiseren in plaats van met elkaar te kijken waar gezamenlijke meerwaarde kan worden gerealiseerd. Het gaat om het goed verwoorden van het waarom, wat én hoe van de (nieuwe) organisatie. Hierbij spelen externe en interne ontwikkelingen en de betekenis van de fusie voor cliënten/patiënten, medewerkers, verwanten en stakeholders een belangrijke rol.
Inhoudelijk richten we ons op uitwerkingsvragen op onder meer strategie, governance, besturingsfilosofie, inrichting van de fusieorganisatie, gevolgen voor de zorg, medewerkers, huisvesting, ICT en financiën. We hebben de expertise om deze analyses uit te voeren en om samen met de fusiepartijen de (nieuwe) organisatie vorm te geven. Daarbij kunnen we naast de inhoudelijke begeleiding ook de capaciteit leveren om werkgroepen te begeleiden, bijvoorbeeld een ondernemings- of bedrijfsplan op te stellen, of de rol van projectsecretaris in te vullen. Daarnaast hebben we een breed netwerk van gespecialiseerde bureaus die inhoudelijk kunnen ondersteunen.
Besluitvorming
In de praktijk zien we dat het besluitvormingsproces niet altijd voldoende gestructureerd en proactief wordt doorlopen. Of dat stakeholders – zowel intern als extern – onvoldoende of te laat worden betrokken bij de besluitvorming. Een fusie is een belangrijk besluit dat met zorgvuldigheid genomen moet worden. Hierbij spelen een transparant en tijdig besluitvormingsproces (rvt, rvb), management, medezeggenschap, zoals OR, CCR-C, CCR-V, MSB, toezicht, zoals NZa en ACM en stakeholders met inspraak of goedkeurende stem in de fusie, zoals bijvoorbeeld WFZ, banken, SER, vakbonden en CSZ een belangrijke rol.
Wij hebben veel expertise opgebouwd op het gebied van deze besluitvorming, waardoor we samen met beide organisaties een solide basis voor de gefuseerde organisatie neerzetten. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe organisatie strategisch en financieel goed gepositioneerd is en voldoet aan de wettelijke normen. We begeleiden dit proces op bestuurlijk niveau. We kunnen bestuursvergaderingen en bijeenkomsten met de raden van toezicht voorzitten en de onderlinge afstemming tussen deze (en andere) bestuurs-, toezichts- en medezeggenschapsorganen begeleiden. We onderhouden daarbij bijvoorbeeld ook de contacten met externe partijen als de NZa, ACM, CSZ, WFZ, advocaten, accountant en zorgverzekeraars.
Proces
We zien dat er niet altijd voldoende aandacht is voor de cultuurverschillen en onderlinge verhoudingen tussen toezichthouders, bestuurders, management, medewerkers en medezeggenschap. Dit leidt geregeld tot spanningen, schuring en conflict. Terwijl goede onderlinge verhoudingen, relaties en samenwerking juist essentieel zijn voor het laten slagen van een fusie of overname. Het is normaal dat het soms schuurt, maar dat mag niet disfunctioneel worden.
Een belangrijk onderdeel van het fusie- en overnameproces is de veranderkunde opgave. Dit betreft niet alleen aandacht voor leiderschap-, cultuur- en identiteitsverschillen (en overeenkomsten), maar ook welke veranderkundige interventies in het fusieproces kunnen worden ingezet om de mensen in de organisaties verder naar elkaar toe te laten groeien, zodat de fusie met draagvlak en gedeeld vertrouwen tegemoet kan worden gezien. Onze adviseurs zijn opgeleid om deze veranderkundige processen te begeleiden en om de juiste interventies op het juiste moment in te zetten.
Omschrijving van onze aanpak in vijf stappen
Iedere fusie of overname vraagt om maatwerk. De drie invalshoeken – inhoud, besluitvorming en proces – vormen de rode draad door onze aanpak. Onze aanpak bestaat uit vijf stappen (zie hieronder). In iedere fase van het fusie- of overnameproces kunnen wij de begeleiding geven die wordt gevraagd; op onderdelen óf bij het gehele fusie- of overnameproces.
Strategie: een fusie als logisch middel om je organisatiedoelstellingen te bereiken
Fusies en overnames dienen als instrumenten om de strategische ambities van een organisatie te verwezenlijken. De fusie of het overnamepad begint met een cruciale vraag: waarom is fusie of overname de juiste strategische keuze in relatie tot je organisatiedoelstellingen? Het draait om het 'waarom' van deze keuze. Waarom is schaalvergroting vereist, en waarom juist nu? Hierbij draait het om het expliciet maken van de beoogde schaalvoordelen (denk aan strategische positie, efficiency, effectiviteit of het mogelijk maken van kleinschaligheid). Zijn er ook alternatieven om de strategie te realiseren, bijvoorbeeld autonoom of in een andere vorm van samenwerking zoals een joint venture of coöperatie? Of is een fusie of overname misschien helemaal niet passend? Wij kunnen helpen bij het formuleren van de strategie en bij het beantwoorden van de strategische vraag: met welke strategisch instrument kunnen de doelstellingen van de organisatie het beste gerealiseerd worden?
Verkenning: om een goede partner te vinden
Nadat vanuit de strategie is gekozen voor het instrument van fusie of een overname, moet een geschikte partij worden gezocht. En als die partij er is moet worden verkend of dat, wederzijds, de juiste combinatie is. Dit is een stap die niet alleen gebaseerd is op hardere overwegingen (bijvoorbeeld financiën, omvang, productportfolio), maar (juist) ook op gedeelde visie, missie, strategie en waarden. TwynstraGudde begeleidt het verkenningstraject en ondersteunt bij het identificeren van organisaties. We doen dit door een afwegingskader op te stellen, organisaties te identificeren en verkenningsgesprekken te (helpen) voeren zodat er een afgewogen besluit genomen kan worden wie de voorkeurspartner is. Vervolgens kunnen wij de wederzijdse gesprekken begeleiden die kunnen leiden tot een intentieverklaring.
Besluiten: een intensief proces
Het besluitvormingsproces is het meest intensieve onderdeel van het fusie- of overnameproces. Dit starten wij samen met de opdrachtgevers met een grondige voorbereiding die resulteert in een integrale planning met het ontwerp van de projectorganisatie, juridisch vereiste stappen, inhoudsopgave van het fusieplan, fasering van interne besluitvorming, medezeggenschap, extern toezicht en betrokken stakeholders, veranderkunde interventies en communicatie. Ook kunnen wij helpen bij het selecteren van bureaus die specialistische ondersteuning kunnen bieden op juridisch, fiscaal, notarieel en financieel gebied en zaken als due dilligence, ICT en/of vastgoed.
Daarnaast richten we samen met de opdrachtgevers de projectorganisatie in, die de integrale planning gaat uitvoeren. Vervolgens begeleiden wij de uitvoering van de integrale planning. Wij ondersteunen bij het opstellen van de benodigde documenten zoals het fusieplan, financiële meerjarenprognoses, adviesaanvragen en verzoeken aan stakeholders. Wij begeleiden bestuurlijk overleg, operationeel overleg, inhoudelijke werkgroepen en de overleggen met interne medezeggenschap. Daarnaast staan we de raden van bestuur en de raden van toezicht bij, bij het ontwerpen van de governance, profielen, topstructuur, medezeggenschap en soms de werving en selectie van nieuwe leden voor de rvt en rvb. Wij monitoren de voortgang en signaleren knelpunten. Met onze goede procesvaardigheden kunnen wij individuen en groepen helpen om door moeilijke momenten heen te komen.
Daarnaast dragen we inhoudelijk bij aan de op te leveren stukken. Hierbij nemen we het proces niet over, wij blijven de betrokken, deskundige maar onafhankelijke partij. We zorgen voor voldoende draagvlak en begeleiden bestuurders en toezichthouders om een onderbouwd besluit te nemen. Begeleiding van de besluitvorming door de medezeggenschap (ondernemingsraden en cliëntenraden) heeft daarbij onze bijzondere aandacht. Als het voorgenomen fusiebesluit genomen is, volgt de toetsing door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en eventuele toetsing door de Autoriteit Consument en Markt (ACM). TwynstraGudde heeft de kennis en ervaring in huis om samen met de advocaat voor een zorgvuldige juridische voorbereiding en begeleiding te zorgen.
Integratie: mensen meenemen
De integratie van twee of meer organisaties na het fusiebesluit vraagt andere competenties dan de begeleiding van de voorgaande fasen. Onze adviseurs helpen bij een goede voorbereiding door het opstellen van een integratieplan. Daarna helpen wij bij het doorlopen van een betekenisvol en beheerst integratieproces waarin continuïteit en kwaliteit van zorg worden geborgd en de mensen in de organisaties worden meegenomen. Gestuurd wordt op het behalen van de doelstellingen (synergie) die zijn benoemd tijdens de fusiebesluitvorming. Met name de culturele integratie is belangrijk om succesvol te worden: medewerkers en cliënten moeten afscheid kunnen nemen van hun oude organisaties en de tijd krijgen de nieuwe organisatie te gaan vormen. Wanneer mensen in de organisatie achter de integratie staan, is samen veel te bereiken. Dit is een van de grootste succesfactoren bij fusies en overnames.
Realiseren: voordelen verwezenlijken
Na de integratie volgt de realisatie, in deze fase moeten de beoogde doelstellingen en voordelen van de fusie daadwerkelijk worden verwezenlijkt. Het gaat om voordelen, zoals verbeteringen in financiële prestaties, kwaliteit van zorg, patiënttevredenheid en operationele efficiëntie. Het gaat verder dan de initiële integratie en benadrukt het belang van het op langere termijn bereiken van de beoogde synergievoordelen. In deze fase kunnen wij ondersteunen met leiderschapstrainingen, de inzet van een programmamanager of het werven van een ad interim manager of directeur.
Ervaring in verschillende sectoren
We begeleiden al jaren fusies en overnames is alle zorgsectoren. Van ziekenhuizen tot huisartsenpraktijken en van medische diagnostiek tot de ouderen- en gehandicaptenzorg. Wij nemen de ervaringen mee uit verschillende zorgsectoren om het fusie- of overnameproces nog beter in te richten. Een helikopterview over deze processen in de hele zorg biedt een scala aan relevante lessen die we bij elk proces weer inzetten. Ditzelfde geldt voor de verschillende organisatievormen waarmee een fusie of overname kan worden ingevuld. Zoals twee entiteiten die opgaan in een nieuwe entiteit, een entiteit die een andere entiteit overneemt, joint ventures of andere juridische constructies.
Waarom kiezen voor TwynstraGudde?
Wij helpen fusies en overnames in de zorg succesvol te laten verlopen. Dit doen wij zowel op de inhoud, besluitvorming en proces. Door onze ruime ervaring weten we waar pijnpunten kunnen liggen, kennen we de succesfactoren en weten welke vragen we moeten stellen of antwoorden kunnen geven. Zodat de fusie met draagvlak daadwerkelijk bijdraagt aan de doelstellingen die worden nagestreefd.
