Creëer overzicht en grip op de brede duurzaamheidsopgave en maak inzichtelijk of doelen worden behaald via eenduidige monitoring.
Monitoringtool ingericht
Maakt doelen, baten, inspanningen en KPI’s inzichtelijk, levert effect- en voortgangsrapportages op en ondersteunt fasering en duidelijke taak- en verantwoordelijkheidsverdeling.
Betrokkenheid versterkt
Creëerde meer eigenaarschap door samen een DIN te ontwikkelen, verbanden zichtbaar te maken en samenwerking tussen teams te stimuleren.
Eigenaarschap vergroot
Verhoogde betrokkenheid van collega’s uit diverse teams door samen een DIN te ontwikkelen en verbanden zichtbaar te maken, wat samenwerking stimuleerde.
De gemeente Alblasserdam wil actief bijdragen aan de doelen uit het klimaatakkoord. Elke gemeente mag dit op haar eigen wijze invullen. Alblasserdam koos een brede aanpak en zet in op zowel energietransitie als klimaatadaptatie en circulariteit. De gemeente ontwikkelde een visie, stelde doelen vast en werkte aan een uitvoeringsprogramma. Tegelijk merkten de verantwoordelijke duurzaamheidsregisseurs dat zij een manier nodig hadden om inzichtelijk te krijgen of en in hoeverre zij hun doelen zouden bereiken. Want doelen stellen is één, ze moeten ook worden behaald.
Programmatische aanpak
Om de doelen te behalen is samenwerking nodig met partners, inwoners en bedrijven. De resultaten worden in de gemeente als geheel behaald. De gemeente heeft een goede vorm nodig om aan deze opgave te werken. Omdat de werkzaamheden taken en verantwoordelijkheden van de lijnorganisatie overstijgen – en er partners in de gemeente nodig zijn voor de uitvoering – hebben we gekozen voor een programmatische aanpak. Het opstellen van een duidelijk Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) ondersteunt daarbij om scherp te stellen aan welke doelen wordt gewerkt en welke inspanningen bijdragen aan die doelen.
Doelen-Inspanningen-Netwerk
Een DIN visualiseert de samenhang tussen de ambitie, bijbehorende doelen en de inspanningen die nodig zijn. Het brengt het hele programma samen in één overzicht en biedt inzicht in de strategie die je kiest om de maatschappelijke doelen te realiseren. In drie sessies (Energietransitie, Klimaatadaptatie, Circulariteit) hebben wij met ambtenaren en verantwoordelijke inspanningsleiders gesprekken gevoerd en per deelonderwerp een DIN ingevuld. Hiermee werd voor de verschillende deelprogramma’s de basis gelegd voor de monitoring. Tijdens de sessies werd onder andere gesproken over de visie, ER-doelen (meer, groter, beter, minder, mooier etc.), een SMART-vertaling van die ER-doelen in baten en bijbehorende indicatoren en inspanningen waarmee de voortgang en het daadwerkelijk behalen van de doelen kan worden bepaald, met bijbehorende KPI’s.
Ik ben heel tevreden over het meedenken, de deskundigheid en de flexibiliteit. Ik kon er goed op vertrouwen dat jullie ons uiteindelijk bij de bestemming zouden brengen waar we moesten komen, ook wanneer ik dit zelf lastig kon zien.
DuurzaamheidsregisseurGemeente Alblasserdam
Monitoring
De uitkomsten zijn ingevoerd in een monitoringtool. Hiervoor werkten we samen met Bizaline als partner. Monitoring vraagt om scherpe doelstellingen op programmaniveau en op projectniveau. Het helpt bij het selecteren van de juiste inspanningen, voorzien van fasering en duidelijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Monitoring levert op deze manier waardevolle sturingsinformatie. Dat is spannend, want het laat ook zien waar projecten vastlopen en waardoor. Wij vinden het getuigen van durf dat de gemeente Alblasserdam expliciet kiest om de impact van de aanpak inzichtelijk te maken via monitoring.
Effect- en voortgangsrapportages
De monitoringtool geeft het totaal aan doelen, baten, inspanningen en KPI’s weer. In de monitoringstool kan ook fasering van werkzaamheden worden uitgezet. Dit bleek voornamelijk voor de energietransitie belangrijk. Hier zijn in de gemeente 65 inspanningen voor geformuleerd met een beperkte groep inspanningsleiders, waardoor er geen sprake was van een werkbare mix. Vanuit de tool kunnen effect- en voortgangsrapportages gemaakt worden. Inspanningsleiders krijgen een mail uit het systeem om te rapporteren over effect en voortgang. De duurzaamheidsregisseurs kunnen hiermee rapportages opstellen en agenderen voor bespreking. Het geeft hen, maar ook het programmateam, het college en de gemeenteraad, de benodigde sturingsinformatie.
Meer eigenaarschap
De opdrachtgever had nog een nevendoel. Meer eigenaarschap bij betrokkenen uit andere teams en afdelingen aan te wakkeren. Veel collega-ambtenaren in de lijnorganisatie dragen bij aan de deelonderwerpen zonder zich er bewust van te zijn dat ze onderdeel uitmaken van een groter geheel en een hoger doel. Een belangrijke rol spelen bijvoorbeeld de beleidsadviseur wonen, de collega van EZ, de handhaving en omgevingsdienst, maar ook mensen in het sociaal domein waar energiearmoede speelt en de afdeling communicatie die over deze onderwerpen berichten verspreidt. Door samen te werken aan de DIN en verbanden te zien is de betrokkenheid van al deze mensen in de organisatie toegenomen. Een belangrijke stap voor het bereiken van impact op de gestelde doelen.
Resultaat: rust en vertrouwen
De opdrachtgever heeft een systeem waarmee zij overzicht houdt op de voortgang van het programma op projectniveau en doelniveau. Met de informatie uit de monitoringtool kan zij het gesprek voeren met bestuur en raad over de voortgang en welke keuzes gemaakt moeten worden om de doelen te bereiken. De opdrachtgever heeft grip en overzicht. Dit geeft rust en vertrouwen dat de inzet die wordt gepleegd ook daadwerkelijk leidt tot de bedoelde resultaten.
Waarom TwynstraGudde?
Onze toegevoegde waarde is het faciliteren van het goede gesprek in de sessies, het ordenen van doelen en inspanningen en het samen met de inspanningsleiders concretiseren van de doelen op projectniveau. Adviseurs van TwynstraGudde zijn thuis in de maatschappelijke duurzaamheidsthema’s, kunnen naast de opdrachtgever gaan staan om te kijken wat er in die specifieke context nodig is om mensen samen te laten werken.
