Gemeente Apeldoorn Stemmingsbureau geeft ruimte voor emoties en reflectie

Als afsluiting van een leertraject over goed opdrachtgeverschap bij de gemeente Apeldoorn, ontwierpen we het Stemmingsbureau. Met een omgebouwd stemhokje bereikten we dat medewerkers van de gemeente vanuit een andere ervaring naar het thema opdrachtgeverschap gingen kijken. Door even stil te staan bij de eigen emoties en stemming, ontstaat ruimte om ook de gevoelskant te integreren in een proces, programma of project.

In leertrajecten en ontwikkelprogramma's werken we vaak in de eerste plaats met ons verstand. Die doelgerichte benadering levert slimme oplossingen op. Dat gebeurde ook in het leertraject dat we met medewerkers van de gemeente Apeldoorn doorliepen. Met hen bekeken we wat goed opdrachtgeverschap in projecten en programma's betekent. Dat houdt meer in dan goed nadenken, was een van de conclusies. Bij effectief optreden hebben ook emoties hun plek. Om daarbij stil te staan ontwierpen we het Stemmingsbureau.

Aandacht voor emoties

Hoe geef je vorm aan het complexe samenspel tussen opdrachtnemer, ambtelijk opdrachtgever en verantwoordelijk bestuurder? Op deze vraag kwamen tijdens het leertraject goede, bruikbare antwoorden. Tegelijkertijd kwamen er ook andere vragen naar boven, over veiligheid, vertrouwen en machtsverhoudingen bijvoorbeeld. Om ook die niet-cognitieve thema's aan bod te laten komen, hebben we onze social designers gevraagd de laatste sessie van het leertraject te ontwerpen. Zo ontstond het Stemmingsbureau: een stemhokje, niet om je stem uit te brengen, maar om even stil te staan bij je stemming en je gevoelens over opdrachtgeverschap.

'We hebben eindelijk het goede gesprek gevoerd over de rol van opdrachtgeverschap. Dat het niet alleen gaat om het volgen van de procedures, maar ook over zachte vaardigheden die nodig zijn.'

Sylvia Korthuis, hoofd Expertisecentrum Apeldoorns Projectmatig Werken

Stemmingsbureau

Voor het Stemmingsbureau gebruikten we de ervaring van het stemlokaal en het stemhokje. We hebben een echt stemhokje neergezet met bijbehorende bewegwijzering. De vervreemding in deze herkenbare en veilige vorm, nodigt uit om net even anders te kijken. Aan het begin van de sessie vroegen we deelnemers om hun 'stemming uit te brengen' en het Stemmingsbiljet in te vullen. Op het biljet stonden vragen en stellingen rond de thema’s veiligheid en vertrouwen. Soms op een serieuze en soms op een speelse manier stimuleerden we daarmee perspectiefwisseling en vroegen we deelnemers naar hun bestaande ideeën over opdrachtgeverschap.

Werk je als ontwerper of als ambtenaar in een publieke organisatie en wil je leren hoe je het beste uit je design aanpak kunt halen? Meld je dan aan voor onze masterclass Design thinking bij de overheid. Op 26 juni organiseren we deze speciaal voor ontwerpers en op 28 juni speciaal voor ambtenaren.

Thema's direct ervaren

Bij het Stemmingsbureau gaat het niet alleen om het benoemen van niet-cognitieve thema’s, maar juist om het ervaren ervan. Een thema dat op gevoels- of ervaringsniveau zit, kan je het beste ook op ervaringsniveau behandelen. Dat doe je door daadwerkelijk ruimte te creëren tijdens een sessie. Deelnemers krijgen daarmee de eerste handvatten aangereikt om zelf deze ruimte verder vorm te geven. Iedereen neemt immers zichzelf mee naar het werk. Je kunt geen afspraken maken over thema's als veiligheid of vertrouwen en erop reflecteren, als je ze niet eerst even een podium geeft. Daar is de licht vervreemdende opzet van het Stemmingsbureau op gericht.

Spoken word als afsluiting

Het Stemmingsbureau eindigde nadrukkelijk niet met een 'stemmingsuitslag', maar met een spoken word-performance:

Bij deze verkiezing
geen winnaars en verliezers.
Bij deze verkiezing
geen uitslag
geen statistieken
alleen een verkiezing
voor verschillende perspectieven.

Net als bij een echt stembureau, zijn er immers geen goede of foute keuzes. Het ging in deze sessie om de reflectie op gevoelens en verhoudingen. Deelnemers keken vanuit een nieuwe ervaring naar wat goed opdrachtgeverschap is. Het Stemmingsbureau zette hen daarbij even op het verkeerde been, zodat ze vanuit een ander perspectief het inhoudelijke gesprek konden voeren.

'We hebben eindelijk het goede gesprek gevoerd over de rol van opdrachtgeverschap. Dat het niet alleen gaat om het volgen van de procedures, maar ook over zachte vaardigheden die nodig zijn', aldus Sylvia Korthuis van de gemeente Apeldoorn. 'Het spoken word was daar een mooie starter in. Het was een afsluiting en tegelijkertijd is het nog maar het begin. Ik ben reuze benieuwd naar het vervolg!'

Waarom TwynstraGudde?

TwynstraGudde is als geen ander in staat om de bewezen waarde van veranderkunde en organisatieadvies te verrijken. Dat doen we onder andere door met social designers een ervaring te ontwerpen die aansluit bij het adviestraject. Het Stemmingsbureau bij de gemeente Apeldoorn laat zien hoe krachtig dit werkt: door deelnemers aan een inhoudelijk leertraject ook een ervaring te bieden, zijn zij in staat om met een nieuwe blik te kijken naar bestaande verhoudingen en processen. Door op ervaringsniveau te werken ontstaat daarvoor de ruimte. De uiteindelijke toegevoegde waarde is een betere integratie van de cognitieve- en de gevoelskant binnen een traject, proces of programma.