Dit patroon zien we vaak. Organisaties plakken het etiket 'programma' op een vraagstuk zonder te doordenken of die werkvorm echt past. Soms omdat het gewicht geeft aan een thema en de kans op budget vergroot. Soms omdat de functietitel programmamanager meer aanzien heeft. Het gevolg: misverstanden en teleurstelling.
Niet elk vraagstuk vraagt om een programma
Programmamanagement is een krachtig hulpmiddel, maar geen medicijn voor alle kwalen. Het past bij tijdelijke veranderopgaven waarbij een organisatie bepaalde baten wil realiseren en daarmee strategische doelen wil bereiken. Denk aan de energietransitie of een grootschalige organisatieverandering. Maar als het in de kern gaat om een concreet resultaat, past een projectaanpak beter. En als er eerst overeenstemming moet komen, is procesregie het juiste middel. Het onderscheid zit in de voorspelbaarheid van de uitkomst en de aanpak. Een programma beweegt zich tussen de onzekerheid van improvisatie en de voorspelbaarheid van routines. Dat maakt het krachtig, maar ook veeleisend.
De valkuilen die we tegenkomen
In de praktijk gaat het vooral mis op twee punten. Ten eerste worden programma's te breed gedefinieerd. Een heel maatschappelijk thema zoals bestaanszekerheid wordt in een programma gegoten, zonder na te denken over welke hulp er precies nodig is. Het programmateam moet vervolgens zelf de scope terugbrengen tot iets realistisch, terwijl de verwachtingen al veel groter zijn gewekt.
Ten tweede starten organisaties te veel programma's tegelijk. Elk programma doet een beroep op dezelfde strategische en specialistische medewerkers. Het resultaat: weinig betrokkenheid, weinig eigenaarschap en programma's die niet de aandacht krijgen die ze nodig hebben.
Kies bewust, en handel ernaar
Ons advies is helder. Neem de tijd om te verkennen welke werkvorm bij je opgave past. Kies je voor een programma? Leg dat besluit dan expliciet vast. Zorg voor urgentie, een globaal beeld van budget en capaciteit, en maak duidelijk wie de opdracht geeft.
Minstens zo belangrijk: de programmaeigenaar heeft de taak om de organisatie mee te nemen in het belang van het programma. Dat betekent ruimte maken in budgetten, mensen vrijspelen en transparant zijn over wat je wel en niet doet.
Less is more. Focus op een klein aantal programma's van goede kwaliteit en zet je strategische denk- en uitvoeringskracht daarop in. Heb de moed om te kiezen, en de moed om te zeggen wat je nog niet oppakt.
