In innovatieprogramma’s in de zorg kwamen waardevolle innovaties tot stand. Bij een tussenevaluatie zag Marieke Blekemolen dat het betrekken van andere ketenpartijen weinig aandacht kreeg. Juist die partijen waren nodig om de innovaties in het bredere zorgveld toe te passen. Doordat de evaluatie tijdens de uitvoering plaatsvond, konden de programma’s hun aanpak aanpassen.
Het voorbeeld laat zien waarom de timing van een evaluatie ertoe doet. Je kunt een inzicht meteen bespreken met de mensen die ermee aan het werk zijn. Wat vraagt het van de aanpak? Wie moet aansluiten? En wat betekent dat voor de komende periode? Ook bij het delen van lessen met andere programma’s blijft die context van belang. Een werkwijze die in het ene programma past, vraagt elders om een nieuwe afweging. Bespreek daarom steeds hoe een les aansluit op de eigen opgave en omstandigheden.
Organiseer reflectie vooraf
‘Bouw vooraf vaste reflectiemomenten in’, adviseert Marieke. Leg ze vast in het programmaplan en wijs iemand aan die ze organiseert en bewaakt. Betrek ook de verantwoordelijke directeuren en bestuurders. Zo krijgt reflectie een herkenbare plek in het programma. Een heldere veranderredenering helpt om die gesprekken inhoud te geven. Welke effecten wil je bereiken? Welke inspanningen dragen daaraan bij? En op welke aannames berust dat verband? Een Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) maakt die samenhang zichtbaar. Het geeft richting aan wat je volgt en waarover je het gesprek voert.
Gebruik de informatie uit monitoring om samen terug te kijken. Wat gaat goed, waardoor komt dat en wat vraagt aandacht? Bespreek vervolgens wat de inzichten betekenen voor het vervolg. Dat kan aanleiding zijn om de aanpak te wijzigen of om een belemmering in de organisatie aan te kaarten.
Kijk op vijf niveaus
Ontwikkelen raakt iedereen die met het programma te maken heeft. Het artikel Ontwikkelen van programmatisch werken onderscheidt vijf niveaus:
- Individu. Betrokkenen hebben kennis en ervaring nodig om hun rol professioneel in te vullen en programmamanagement in praktijk te brengen.
- Team. Het programmateam spreekt af welke kwaliteit het nastreeft en hoe het leert van eerdere ervaringen.
- Vak. Een vakgroep of een project- en programmamanagementbureau kan instrumenten verzamelen en intervisie organiseren.
- Organisatie. Programma’s vragen capaciteit, tijd, middelen, leiderschap en een duidelijke structuur. De lijnsturing en de sturing op opgaven moeten elkaar aanvullen.
- Context. Opgaven lopen vaak over organisatiegrenzen heen. Dat vraagt inzicht in ontwikkelingen en aandacht voor de belangen en waarden van samenwerkingspartners.
Deze niveaus helpen om te bepalen waar ontwikkeling nodig is. Een training kan passend zijn voor een individuele leervraag. Als de spanning zit in de samenwerking tussen lijn en programma, vraagt dat aandacht op organisatieniveau.
Laat programma’s landen
Helmuth Stoop beschrijft een gemeentelijke fusieorganisatie die met vijf programma’s begon. De programmamanagers kregen ondersteuning bij hun plannen en volgden gezamenlijk een training. Tijdens de uitvoering bleek hoe onbekend programmatisch werken in de rest van de organisatie nog was. Er ontstond spanning tussen de lijn- en de programmaorganisatie.
De gemeente stelde daarop met ondersteuning van TwynstraGudde een sturingsfilosofie op. Daarin beschreef zij hoe programma’s werken, welke rollen erbij horen en wanneer een programmatische aanpak passend is. De betrokkenen werkten het document in delen uit en stemden die steeds af met het lijnmanagement. Die gesprekken hielpen om elkaars perspectief te begrijpen en het programmatisch werken een plek te geven in de organisatie.
Het voorbeeld maakt duidelijk hoe een ervaring uit de uitvoering een ontwikkelvraag voor de hele organisatie kan blootleggen. Geef zo’n vraag een plek in het gesprek tussen programmamanagers, opdrachtgevers en leidinggevenden.
Bespreek ook veranderende belangen
Een langlopend programma krijgt te maken met veranderingen in zijn omgeving. Ook de doelen en belangen van partners kunnen verschuiven. Marieke beschrijft een programma waarin enkele partners steeds minder betrokkenheid toonden. De focus van het programma sloot niet meer goed aan op hun eigen organisatiedoelen en belangen.
Neem daarom de gezamenlijke ambitie mee in je reflectie. Is die nog actueel? Sluit het programma aan op wat partijen verwachten? En is wat zij bijdragen en ontvangen nog in balans? Zulke vragen helpen om veranderingen in de samenwerking te begrijpen en er samen op te reageren.
