Werkvoorraad en capaciteit in balans dankzij portfoliomanagement

Een portfolio is een geheel van processen, projecten, programma’s en activiteiten. Portfoliomanagement helpt om hier keuzes in te maken: wat doen we nu, later of niet (meer)? Het gaat over de balans tussen wat je wilt (activiteiten) én wat je kunt (middelen). En dit geldt ook voor de gemeente Sliedrecht. Daarom hebben wij in meerdere werksessies de principes van portfoliomanagement uitgelegd, inzicht in werkvoorraad en capaciteit gecreëerd en de basis gelegd voor portfoliomanagement.

Portfolio overzicht creëren met een format en ondersteuning

Om de managers een goed beeld te geven van portfoliomanagement, hebben we meerdere werksessies georganiseerd. Eerst legden we de principes van portfoliomanagement uit: wat levert het op en wat is er voor nodig? Vervolgens stelden we samen met enkele MT-leden van de gemeente een portfolio-overzicht op, die we aan het MT presenteerden. Elk MT-lid vulde deze daarna in voor hun eigen afdeling. Hierbij ondersteunden wij hen waar nodig. Zo creëerden we inzicht in de werkvoorraad en de beschikbare capaciteit.

Drie scenario’s leiden tot verbeterplan

Per team analyseerden we vervolgens de werkvoorraad en de beschikbare capaciteit: de projecten, de routines en de beschikbare uren per week per medewerker. Hieruit bleek dat de werkvoorraad en de capaciteit niet in balans waren. In de laatste sessie hebben we daarom de brug geslagen naar wat je als managementteam kunt meegeven aan het college.

We schetsten drie scenario’s: (1) slimmer organiseren, (2) beter kiezen en (3) meer capaciteit inzetten. Allemaal gericht op een gezonde balans tussen werkvoorraad en beschikbare capaciteit. Op basis van deze scenario’s kwamen we samen met de managers tot verschillende actiepunten en ideeën. Dit hebben we meegenomen in het verbeterplan en adviesrapport.

Portfolio-overzicht ondersteunt gesprek met het college

De werksessies hebben in hele korte tijd geleid tot een ingevuld portfolio-overzicht, inzicht in werkvoorraad en beschikbare capaciteit én een verbeterplan. De managers van de gemeente Sliedrecht konden met behulp van het portfolio-overzicht gericht aantonen wat zij nodig hebben om de plannen van het college uit te voeren. Het overzicht is gebruikt om het verhaal te ondersteunen en expliciet te maken. Dit is door het college goed ontvangen én heeft geleid tot extra capaciteit.

Daarnaast heeft de gemeente Sliedrecht nu een basis om het proces van portfoliomanagement verder te implementeren en een rolverdeling te maken. Ook hier blijven wij bij betrokken. Samen met het management gaan wij dit concreet maken en verder uitwerken.

'De adviseurs van TwynstraGudde weten op een open en laagdrempelige manier de juiste kennis te delen, vragen te stellen en interventies te doen, zodat er een analyse en een aanpak ontstaan die passen bij Sliedrecht. Bij onze schaalgrootte, cultuur, werkwijzen én behoeften. We hebben er alle vertrouwen in dat we portfoliomanagement duurzaam kunnen implementeren in onze organisatie', Joyce de Hondt, algemeen directeur bij gemeente Sliedrecht.

Lees meer over het belang van een afwegingskader bij portfoliomanagement

De toegevoegde waarde van TwynstraGudde

Portfoliomanagement is één van de expertises van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis over en ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Door met elkaar het gesprek aan te gaan, verdieping te zoeken en modellen in de praktijk toe te passen, kunnen we een organisatie in korte tijd alle tools en handvatten geven om portfoliomanagement binnen de organisatie zelf in te richten en te professionaliseren.