Portfoliomanagement is het continue vaststellen van de optimale balans tussen activiteiten en het gebruik van de (schaarse) middelen, om de strategische doelstellingen van de organisatie te bereiken.
Drie pilots
Portfoliomanagement raakt de basis van een organisatie. Het gaat over structuur en rolverdeling. Wie gaat waarover? En hoe lopen de lijnen? Dat maakt het complex om portfoliomanagement in één keer door de hele organisatie in te voeren. Daarom was het advies aan de gemeente Barneveld om te starten met drie pilots, zodat zij het werken volgens de principes van portfoliomanagement kunnen testen en ervaren. De drie pilots gingen over uiteenlopende onderwerpen: informatievoorziening, bouwopgaven en het sociaal domein.
Portfolio-overzicht en inrichting
Samen met een kernteam vanuit de gemeente heeft TwynstraGudde geholpen om de pilots op te zetten en uit te voeren. Wij hadden hierin een adviserende rol en konden praktische handvatten aanreiken. Bijvoorbeeld voor het creëren van een portfolio-overzicht en het opstellen van een afwegingskader. We dachten ook na over de rolverdeling en de inrichting van het proces en de portfoliotafel, de koppeling tussen goed projectmatig werken en opdrachtgeverschap.
Scherp evalueren
Een pilot is eigenlijk altijd een succes, mits je ervan leert. Daar hoort dus ook een scherpe evaluatie bij. De leerpunten uit deze pilots hebben we gebundeld in een adviesrapport voor de organisatieleiding. De pilot laat zien hoe portfoliomanagement kan bijdragen aan de opgaven binnen de gemeente Barneveld en wat daarin de knelpunten, randvoorwaarden en succesfactoren zijn.
Conclusie: portfoliomanagement kan veel brengen voor de gemeente
Gedurende de pilots heeft gemeente Barneveld ervaren dat de methodiek en het gedachtengoed van portfoliomanagement veel toevoegt. Vooral met betrekking tot de volgende onderwerpen en onderdelen:
- Inzicht in de samenhang tussen doelen en inspanningen.
- Inzicht in de werkvoorraad.
- Een afwegingskader op basis van duidelijke criteria.
- Inzicht in de benodigde en beschikbare capaciteit voor projecten en andersoortige activiteiten.
- Een helder proces waarin ieders rol duidelijk is benoemd. En waarin het programma of project enerzijds en de vertegenwoordigers van de (thuis)teams anderzijds elkaar structureel vinden.
Hoe nu verder?
Twee van de drie pilots binnen gemeente Barneveld worden na afronding van de pilots als structurele portfoliotafel overgedragen aan de staande organisatie. Op tactisch niveau gaan de instrumenten van portfoliomanagement ingezet worden in de opgaven en programma's. Parallel wordt onderzoek gedaan naar de inrichting van portfoliomanagement op strategisch niveau.
De toegevoegde waarde van TwynstraGudde
Portfoliomanagement zorgt voor meer overzicht, grip en sturing op de projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen. Het is een van de expertises van TwynstraGudde. We helpen opdrachtgevers bij gemeenten, in de zorg en in het onderwijs met portfoliomanagement. Opdrachtgevers ervaren ons als onafhankelijke adviseurs die naast hen staan en vanuit de methode scherp meedenken.
