De noodzaak voor vernieuwing bij het Erasmus MC is groot. Niet alleen de vervanging van de faculteit is urgent, ook de vernieuwing van het Sophia Kinderziekenhuis vraagt om aandacht en middelen, evenals andere onderhouds- en vervangingsprojecten die op korte termijn moeten plaatsvinden. Naast de grote opgaven komen er veel aanvullende huisvestingsinitiatieven vanuit de organisatie.
Vanuit de directe Vastgoed van het Erasmus MC kwam steeds duidelijker het signaal: 'Alle goede projectideeën vanuit de organisatie doorgang geven gaat simpelweg niet meer. Er moeten vaker en scherper keuzes gemaakt worden. Op zowel operationeel, tactisch en strategisch niveau: wat pakken we nu op, wat doen we later en wat doen we niet? En wanneer is er weer ruimte om iets nieuws op te pakken?'
Portfoliomanagement biedt inzicht, overzicht en grip
Wij zijn gevraagd om te helpen een proces in te richten waarmee dit soort keuzes op onderbouwde wijze is te maken. 'Portfoliomanagement is een bewezen aanpak die we veelvuldig inzetten bij dit soort vragen', vertelt Ernst Brandsen, senior adviseur zorghuisvesting. 'Portfoliomanagement helpt zorgorganisaties om menskracht en middelen effectief in te zetten op de activiteiten die het meeste bijdragen aan hun strategische doelen. Het maakt integraal en afgewogen prioriteren mogelijk waarmee je draagvlak krijgt vanuit de organisatie. Daarbij biedt het je meer inzicht en overzicht en daarmee grip op de veelheid aan opgaven.'
'Zonder integrale afweging, ontstaat het risico dat je sturing op het totaal onder druk komt te staan', voegt Ernst eraan toe. 'Wanneer projecten te makkelijk starten en initiatieven niet tegen elkaar en tegen de organisatiedoelen worden afgewogen, is iedereen druk maar misschien niet met de juiste dingen.'
Slagbomen en rotonde
Vanuit TwynstraGudde hanteren we de metafoor van een weg om uit te leggen hoe portfoliomanagement werkt. Er zijn slagbomen met afslagen, een parkeerplaats, en een rotonde.
Elke slagboom staat voor een keuzemoment. Willen we het, kunnen we het, doen we het nu? Bij elke slagboom wordt het initiatief getoetst aan de vooraf gestelde criteria. Initiatieven die de slagboom niet passeren, nemen een andere afslag, of belanden op de parkeerplaats om later alsnog te worden uitgevoerd. De rotonde representeert het uitvoeringsproces. Op die rotonde is ruimte voor een beperkt aantal projecten, op basis van de beschikbare capaciteit en middelen. Zodra een project is afgerond en de rotonde verlaat, is er weer plek voor nieuwe projecten.
Schematische weergave portfoliomanagament
Beginnen met een open dialoog
'Op papier ziet het er duidelijk en vanzelfsprekend uit', geeft Ernst glimlachend toe. 'Maar hoe vertaal je dit naar de praktijk van een organisatie? Daarin zit de uitdaging. Zo'n proces moet natuurlijk goed aansluiten bij de werkwijze en cultuur breder in de organisatie. In dit traject hebben we, als eerste stap, gekozen voor een open dialoog met sleutelspelers in het beoogde portfolioproces. We hebben de bestaande werkwijzen geëvalueerd en met een compacte werkgroep het integrale portfolioproces doordacht.'
Dit leidde tot een traject waarin een aantal bepalende vragen werden beantwoord:
- Hoe verloopt de totstandkoming en prioritering van huisvestingsinitiatieven, wat gaat goed, wat moet anders?
- Waaraan toetsen we de initiatieven en welk besluitvormingsproces hoort daar bij?
- In hoeverre is er al een volledig en actueel overzicht, wie beheert dat en hoe?
'Eigenlijk bepaal je in zo’n proces gezamenlijk wie er bij welke ‘slagboom’ staat en hoe je afweging en besluitvorming organiseert, passend bij de organisatiestructuur', aldus Ernst.
Belangrijke basis om grip te krijgen én te houden
TwynstraGudde heeft in een relatief kort traject samen met het Erasmus MC een portfolioproces ontworpen én begeleid. Door snel en iteratief te schakelen was het team in staat om in korte tijd een gedegen, gedragen en visueel attractief afwegingsproces te ontwerpen met een actieplan voor de implementatie.
Waarom TwynstraGudde?
Effectief portfoliomanagement zorgt voor meer overzicht, grip en sturing op de projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen. Het implementeren van portfoliomanagement is een van onze expertises. Met onze inhoudelijke kennis over zorgvastgoed en onze ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Dit helpt organisaties om inhoudelijk raakvlakken te zien en integraal te werken aan gezamenlijke doelen.
