Opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw en infrastructuur kunnen veel voordeel halen uit een tweefasen-contract, mits dit op de juiste manier wordt ingezet. Het is een manier om een complex project beter voorspelbaar en beheersbaar te maken, door de precieze eisen en specificaties gezamenlijk uit te werken en pas daarna de prijs vast te zetten. Deze samenwerking vindt direct na gunning plaats. Dit is de eerste fase van het tweefasen-contract. Het vaststellen van de vaste prijs voor de uitvoering is het sluitstuk van fase één, met een beslismoment over het wel of niet doorgaan met de daadwerkelijke uitvoering. De uitvoering vormt fase twee van het contract.
Wanneer een tweefasen-contract gebruiken?
Het tweefasen-contract bewijst zijn nut bij bouw- en infrastructuurprojecten waarvan het verloop van tevoren niet goed is in te schatten, vanwege complexiteit, grote risico's of veel onzekerheden. Dit kunnen onzekerheden zijn voor de opdrachtnemer, maar ook voor de opdrachtgever. Deze contractvorm is een goede keuze als opdrachtgever en opdrachtnemer hierin alleen gezamenlijk verandering kunnen brengen. De meerwaarde ontstaat doordat zij hun kennis en ervaring vroegtijdig bundelen, gericht verder werken aan onderzoek en ontwerp en doordat de prijs pas wordt vastgezet als het project echt goed is in te schatten. Deze samenwerking biedt ook kansen voor innovatie, doordat opdrachtgever en opdrachtnemer een nauwkeuriger beeld krijgen van wat nodig is in hun project. Zij verkennen voordat de risicoverdeling en prijs vaststaan samen de mogelijkheden.
Voordelen van tweefasen-contracten
Het grote voordeel van een tweefasen-contract is dat complexe projecten doorgang kunnen vinden met aanvaardbare risiconiveaus voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer, met uiteindelijk een hogere voorspelbaarheid. Deze contractvorm kent echter nog andere voordelen ten opzichte van reguliere contracten: door de intensieve afstemming in de ontwerpfase, ontstaan minder misverstanden, dus minder faalkosten. Ook komen opdrachtgever en opdrachtnemer in samenspraak een redelijke prijs overeen, met een redelijke verdeling van risico's en verantwoordelijkheden. De haalbaarheid en maakbaarheid van een project verbeteren bovendien doordat vroegtijdig de deskundigheid van de markt is betrokken. Daarnaast biedt de samenwerking in fase één van een tweefasen contract de opdrachtgever meer mogelijkheden om tijdig bij te sturen, indien nodig.
TwynstraGudde-aanpak in zeven stappen
Een complex bouwproject uitwerken via een tweefasen-contract kan dus grote voordelen opleveren voor de uitvoeringsfase. Daar staat tegenover dat deze contractvorm zijn eigen complexiteit met zich meebrengt. Bijvoorbeeld als het gaat over de precieze verdeling van verantwoordlijkheden. Ook zien opdrachtgevers de uitgestelde prijsvorming vaak als risicovol. Daarom hebben wij een gestructureerde aanpak ontwikkeld in zeven stappen. Daarmee helpen wij onze opdrachtgevers de juiste afweging te maken: eerst bepalen we gezamenlijk of een tweefasen-contract wel of geen goede optie is. Als de keuze hierop valt, werken we samen beheerst en voorspelbaar toe naar de voorbereiding en uitvoering van fase één.
Voorbereiding en begeleiding tweefasen-contract
Als op basis van ons Afwegingsmodel contracteren de keuze voor een tweefasen-contract is gemaakt, begint de voorbereiding. Dat betekent dat we met onze opdrachtgever een plan van aanpak maken, deliverables voor fase één vaststellen, het uitwerkingsniveau voorafgaand aan de aanbesteding bepalen en met de klant een planning, risicoanalyse en raming maken. Dan brengen we de precieze projecteisen in kaart en de afspraken die daarbij horen. Vervolgens begeleiden we de aanbesteding en gunning. Als die gedaan zijn begint fase één van het contract: de samenwerking met de opdrachtnemer. Daarbij brengen we ook de verwachtingen van alle projectdeelnemers in kaart, leggen die vast in een gezamenlijk plan van aanpak en zorgen we voor persoonlijke kennismaking en helderheid over de rolverdeling. Zo werken we stap voor stap toe naar het go/no-go-moment voor fase twee, en nog belangrijker: de realisatie.
Voorbeeld: renovatie hydraulische installaties Oosterscheldekering
De renovatie van de hydraulische installaties in de Oosterscheldekering is een goed voorbeeld van een project waarvoor de aanpak met een tweefasen-contract geschikt is. De stormvloedkering in de Oosterschelde beschikt over schuiven die sluiten bij extreem hoogwater. Deze schuiven worden aangedreven door 130 afzonderlijke, onderling verschillende hydraulische installaties. Deze installaties moeten worden vervangen en de componenten waaruit ze bestaan, moeten deels opnieuw worden ontworpen. De eisen aan betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de installaties zijn hoog. Het bleek lastig om goed te specificeren aan welke eisen exact moet worden voldaan. Voor de markt was lastig in te schatten of een ontwerp in de praktijk aan de eisen voldoet, en dat 130 keer. Daarom is onder begeleiding van TwynstraGudde gekozen voor een aanpak met een tweefasen-contract. De voorbereidingen zijn inmiddels in volle gang.
Waarom TwynstraGudde?
Onze adviseurs zijn als geen ander thuis op het snijvlak van contracteren, aanbesteden en samenwerken in de bouw en infrastructuur. We zijn betrokken bij uiteenlopende bouw- en infrastructuurprojecten, van voorbereiding tot en met de realisatie, inclusief projecten met tweefasen-contracten. Uit deze ervaring is onze aanpak in zeven stappen ontstaan, waarmee tweefasen-contracten gestructureerd en beheerst kunnen worden voorbereid en begeleid. Projectenwerk is ook mensenwerk en we zijn overtuigd van de waarde van een goede samenwerking, zeker in tweefasenprojecten. Daarom zetten we ook onze kennis en ervaring op het gebied van samenwerken en teamontwikkeling in bij aanbestedingen en gedurende de samenwerking. Zo maken we complexe projecten in de bouw en infrastructuur tot een succes te maken voor opdrachtgevers en opdrachtnemers.
