Waarom evalueren?
Door te evalueren houden we een spiegel voor. We maken expliciet wat goed gaat en waar het beter kan. Zodat een project (nog) beter gaat lopen en werkplezier toeneemt. Evalueren is daarmee niet enkel zinvol na afronding van een project. En het is extra waardevol als je met nieuwe werkwijzen of methoden werkt, zoals de tweefasen-aanpak in infrastructuurprojecten. Het draait daarbij niet om dikke rapporten, maar om het goede gesprek en het helder vastleggen van uitkomsten: ‘Wat leren we en hoe nemen we deze leerervaringen mee naar het vervolg?’
De context: voorliggende opgaven vragen om slimme aanpakken
Beheerders van Nederlandse infrastructuur staan voor grote uitdagingen. Verouderde objecten als bruggen, sluizen, tunnels en wegen vragen om slimme vernieuwingsmaatregelen. Van oudsher bekende contract- en aanbestedingsvormen passen niet altijd meer: ze duren te lang, vragen te veel capaciteit, zijn te kostbaar en/of te risicovol. Vanuit de wens tot voorspelbaarheid en beheersbaarheid wordt steeds vaker gekozen voor de tweefasen-aanpak. Hierbij worden opdrachtnemers vroegtijdig gecontracteerd, gebeurt prijsvorming deels buiten concurrentie en werken partijen intensief samen in een ontwerp- en onderzoeksfase vóór de realisatie. Deze werkwijze is relatief nieuw. Uitgeharde standaarden ontbreken en praktijkvoorbeelden zijn beperkt. Er is dus veel te leren, zowel (tussentijds) in projecten als projectoverstijgend.
Leerervaringen uit onze evaluaties
Onze evaluaties leveren interessante en leerzame inzichten op. In dit blog lees je meer over de ervaringen met samenwerking in de tweefasen-aanpak. Maar er is meer. Zo kan de timing van het afronden van fase I en de overstap naar fase II lastig zijn. De huidige renovatieopgave zorgt voor tijdsdruk. De tweefasen-aanpak vraagt juist meer tijd aan de voorkant, om tijd te winnen in de realisatiefase. Het kan hierdoor aantrekkelijk zijn om ‘door te willen’ en restpunten mee te nemen naar fase II. Dat kan, maar vraagt expliciete communicatie: ‘gaan we bouwen of blijven we onderzoeken en praten?’ We raden het projectteam aan de vraag te stellen: ‘Wanneer is het goed genoeg?’ Op deze vraag bestaat geen generiek antwoord. Het is daardoor belangrijk om per project de balans op te maken. Hulpvragen hierbij zijn: ‘Wat moet er per se af zijn voordat fase II van start gaat?’ En ‘ Wanneer hebben we voldoende inzicht en voorspelbaarheid?’ In (fysieke) werksessies kan het projectteam een gezamenlijk antwoord op deze vragen formuleren.
Het nut van samen wérken
In de eerste fase werken opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk de opgave uit. Er wordt dus letterlijk (en vroegtijdig) samen gewérkt. Dit vraagt om nabijheid en vertrouwen van beide partijen. We zien dat vertrouwen teams in staat stelt om open te communiceren en samen te leren. En dat fysiek samenwerken op één locatie het ontstaan en behouden van een goede samenwerking ondersteunt. Eenzelfde effect zagen we bij het ‘aan elkaar koppelen’ van (IPM-)rolhouders van opdrachtgever en opdrachtnemer. Dit helpt bij het opbouwen en behouden van onderling begrip en vertrouwen (o.a. door te werken op één kamer). Waardevolle input bij het vormgeven van een nieuwe projectorganisatie!
Het nut van het dóórzetten van samenwerking
Aannemen dat de investering in samenwerking in fase I voldoende is om op te teren in fase II blijkt een misvatting. Onze evaluaties maken duidelijk dat de faseovergang en de werkwijze in fase II blijvende aandacht vragen. Stel reeds in fase I de vraag: ‘hoe gaan we het doen in fase II, wanneer is het effectief, efficiënt en ook duidelijk voor de betrokkenen?’ Dit raakt niet alleen de financiën, maar ook het werkplezier van projectmedewerkers.
Risicoverdeling en beprijzing: betrek de keten tijdig
Risicoverdeling en beprijzing blijken kritische aspecten in deze nieuwe werkvorm. Risicosessies waarin partijen gezamenlijk risico’s inventariseren en alloceren, en een gedeeld risicodossier, dragen bij aan vertrouwen en een soepel proces. Opvallend: er valt veel te winnen als ook onderaannemers vroegtijdig mee worden genomen bij bijvoorbeeld onderzoeken, risicosessies en gesprekken over beprijzing. Dan kunnen zij reëlere offertes en passender ontwerpen maken. Dat werkt door in risico(verdeling) en uiteindelijk in de prijs.
Kortom: we hebben al veel geleerd en er valt nog veel te leren. Evalueren is een effectief hulpmiddel en kan op verschillende manieren worden ingezet. Zodat het resultaten oplevert waar je meteen mee aan de slag kunt.
Meer weten over evalueren, of juist over de inhoud van tweefasen-aanpak? Neem gerust contact met ons op. We gaan graag vrijblijvend met je in gesprek.
