Wat is seriematig contracteren?
Seriematige contracten, ook wel portfolio-contracten, bundelen meerdere projecten in één overkoepelend contract. In plaats van elk project apart of delen daarvan aan te besteden, voegt de opdrachtgever projecten samen. Dit gebeurt als ze technisch-inhoudelijk op elkaar lijken en/of geografische samenhang vertonen. Een portfolio-contract kan gaan over verschillende volledige projecten (verticaal clusteren) of over technisch-inhoudelijke en/of geografische aspecten (horizontaal clusteren).
Voordelen van seriematig contracteren
Het doel van seriematige contracten is om efficiënter te werken. Minder aanbestedingen betekent minder tijd en lagere (transactie)kosten voor opdrachtgever en opdrachtnemer. Eén opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een reeks projecten, wat zorgt voor continuïteit en borging van schaarse capaciteit. Door samenwerking, herhaling en kennisopbouw verlopen opvolgende projecten steeds beter en neemt de efficiëntie toe. Zo sluiten de voordelen van portfolio-contracten aan bij de uitdagingen van de vernieuwingsopgave.
Contractueel zijn er doorgaans drie manieren om seriematig contracteren in te richten:
-
Een initiële opdracht met opvolgende opdrachten als opties.
-
Een initiële opdracht met opvolgende opdrachten als herzieningsclausule.
-
Een raamovereenkomst met één of meer opdrachtnemers, waarbij vervolgopdrachten als nadere overeenkomsten (NOK) worden verstrekt.
Elke vorm heeft specifieke voor- en nadelen op juridisch en organisatorisch gebied. Opties en herzieningsclausules kennen aanbestedingsrechtelijke beperkingen: je moet ze vooraf voldoende bepalen en prijzen. Een raamovereenkomst biedt de meeste flexibiliteit. In de praktijk kiezen organisaties daarom meestal voor een raamovereenkomst.
De praktijk
Wij hebben ervaring met de voorbereiding en uitvoering van verschillende portfolio-contracten: voor ingenieursdiensten en realisatie, en bij uiteenlopende opdrachtgevers. De eerste lessen uit de praktijk? Alleen een goede contractuele inrichting is niet genoeg. De herhaling met opvolgende opdrachten brengt een dynamiek die vraagt om een goede voorbereiding. Denk vooraf goed na over de organisatie van het project. Sta stil bij de mate van samenwerking, de samenwerkingsvorm, de gewenste flexibiliteit in het contract, de voorwaarden voor vervolgopdrachten en het aantal opdrachtnemers waarmee wordt gewerkt.
Het is bijvoorbeeld mogelijk om de contractuele portfolio aanpak in te richten als een serie bouwteams. In dat geval is het geen goed idee om met meerdere aannemers te werken: zij willen het werk zelf uitvoeren, wat kan leiden tot concurrentie en spanning. Dat is natuurlijk niet bevorderlijk voor samenwerking in een tweefasen-proces. Tegelijkertijd kunnen er ook wel goede redenen zijn voor een portfolio-contract met meerder aannemers: bijvoorbeeld om competitie of concurrentiedruk te creëren bij de verdeling van vervolgopdrachten. Bij portfolio-contracten met één partij verdwijnt die concurrentiedruk immers naar de achtergrond.
Dit geldt niet alleen voor de uitvoerende opdrachtnemer. Wij denken ook na over de manier waarop ingenieursdiensten betrokken worden. Op dit moment onderscheiden wij twee varianten:
-
Het ingenieursbureau krijgt in één keer het hele portfolio opgedragen.
-
Het ingenieursbureau krijgt, net als de aannemer, elk project één voor één opgedragen.
De keuze hangt onder andere af van zekerheid over toekomstige budgetten, scope aan de voorkant en de benodigde flexibiliteit in de opdrachten.
Ready? Set. Go!
Tot slot is er het team en de organisatie van de opdrachtgever zelf. Deze nieuwe aanpak vraagt een andere manier van werken van de teams en de organisatie. Voor seriematig contracteren is het cruciaal dat opdrachtgever goed in staat is om realistisch te programmeren. Kan de organisatie projecten goed plannen en prioriteren? Is er voldoende inzicht en data voor een robuuste, voorspelbare planning?
‘Is seriematig contracteren de nieuwe succesformule voor projecten?’ Een seriematige aanpak biedt in ieder geval kansen om de huidige uitdagingen in de sector aan te pakken. Dit vraagt wel om inzet van alle deelnemende partijen en dat vooraf goed nagedacht wordt over de inrichting. De eerste lessen worden nu opgedaan en worden de komende jaren verder verfijnd.
Lef in de Vernieuwingsopgave
Nederland moet zijn infrastructuur en vitale voorzieningen vernieuwen, maar de huidige aanpak loopt vast. De omvang en kosten zijn groot en groeien door. De recente Kamerbrief over het areaal van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat laat zien hoe de infrastructuur piept en kraakt. De komende 20 jaar is 80 miljard extra nodig. Ook speelt er concurrentie om beperkte capaciteit bij marktpartijen en de noodzaak om weerbaar te zijn voor hybride oorlog en klimaatextremen. De opgave vraagt om andere keuzes in hoe we prioriteren, plannen, organiseren en samenwerken. Waar vinden we inspiratie om te besturen en besluiten met lef? In de campagne Lef in de vernieuwingsopgave delen wij onze ervaringen en inzichten vanuit de praktijk.
Wil je meer weten over seriematig contracteren of ben je benieuwd of jouw projecten geschikt zijn voor een contractuele portfolio aanpak? Neem contact op met één van ons. Wij helpen je graag op weg.
