Voorkom verlies van cruciale kennis door een structurele manier van kennisdeling tussen afdelingen te organiseren.
Werkplaats georganiseerd
Er is een Werkplaats ingericht waarin collega’s van verschillende afdelingen samenkwamen om kennis en ervaring uit te wisselen.
Verbinding gecreëerd
Er is verbinding ontstaan tussen sferen en afdelingen door verhalen te delen en gezamenlijk vraagstukken te verkennen.
Creatieve oplossingen
Er zijn creatievere en rijkere oplossingen ontwikkeld voor het vraagstuk dan vooraf door deelnemers was voorzien.
Een ouder personeelsbestand betekent vaak dat mensen lang bij een organisatie werken en een schat aan ervaring met zich meedragen. Dat is heel waardevol, maar maakt een organisatie ook kwetsbaar. Jongere medewerkers werken bovendien niet meer zo lang bij hetzelfde bedrijf. Dat maakt het opbouwen en overdragen van kennis lastiger. Om het kennisniveau op peil te houden en niet afhankelijk te zijn van één persoon met specifieke kennis, ging Vitens op zoek naar een structurele manier van kennisdelen. Het had zelf al initiatieven genomen met het opzetten van een wiki en het organiseren van meester-gezel-relaties. Deze zijn weliswaar effectief voor kennisdeling binnen afdelingen, maar veel minder effectief voor kennisdeling tussen afdelingen, vooral omdat dit vaak gescheiden werelden zijn die niet makkelijk met elkaar in contact komen.
De Werkplaats: middel om kennis te delen
Veel van de kennis in een organisatie is impliciet en niet of nauwelijks over te dragen via instructies of protocollen. Deze kennis kan het best overgedragen worden zoals het ook is ontstaan: door te doen in de praktijk, in interactie met anderen. En belangrijk: dit gaat niet alleen over de kennis van werknemers die bijna met pensioen gaan. Het gaat over het stromen van kennis tussen alle medewerkers in de organisatie. Maar hoe organiseer je dat in de praktijk? We stelden voor een Werkplaats te organiseren.
Verschillende sferen
Via een Werkplaats gaat kennis stromen tussen verschillende sferen in een organisatie. Sferen zijn groepen van mensen met gedeelde werk- en denkwijzen. Binnen Vitens herkenden we er vijf: de management- en controlesfeer, de verbindende sfeer, de praktijksfeer, de beleidssfeer en de bestuurlijk politieke sfeer. Binnen die sferen wordt kennis gedeeld, tussen de sferen veel minder. In een Werkplaats combineren we alle kennis en ervaring in een organisatie, door mensen samen te brengen en verhalen te laten vertellen.
Grote opgave klein maken
Een Werkplaats moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Ten eerste moet het complexe vraagstuk rondom kennismanagement klein en concreet worden gemaakt. Daarmee vermijden we abstracties en generalisaties en kruipen we dicht op de huid van de opgave. We kozen voor het vraagstuk rondom de operationele reserve van een drinkwatervoorziening in Overijssel Oost.
Collega’s van verschillende afdelingen
Een tweede voorwaarde is dat aan de Werkplaats collega’s van verschillende afdelingen meedoen. Zij worden geselecteerd op basis van hun kennis en ervaring en niet op basis van hun positie of belang. Ten derde kozen we als locatie niet het hoofdkantoor, maar de productielocatie in Weerselo. Zo konden we het vraagstuk aan den lijve ondervinden, zien en ruiken.
Meerwaarde van verhalen vertellen
Er wordt narratief gewerkt. De meerwaarde van een Werkplaats zit juist in de verhalen die deelnemers vertellen over wat zij meemaakten. Niet abstract, maar concreet en bloemrijk. Via verhalen, bijvoorbeeld over die droge zomer van 1976, wordt zo veel meer kennis en ervaring gedeeld dan bijvoorbeeld in een strakke PowerPoint-presentatie. En het beklijft beter. Verhalen zorgen voor herkenning en begrip. Door die verhalen aan elkaar te vertellen, ontstaat verbinding en gaat kennis stromen tussen deelnemers die elkaar normaliter niet zien of spreken. Je leert elkaar daarnaast ook beter kennen.
Doorbraak
Tijdens een Werkplaats ontstaat ook vaak een ‘crisismoment’ waarin de vraag gesteld wordt: waarom doen we dit en wat levert het op? Als procesbegeleiders weten we dat een doorbraak en een gedeelde oplossing dan niet lang meer op zich laten wachten.
Creatievere en rijkere oplossingen
Na vier sessies van een dagdeel waren de deelnemers overtuigd. De Werkplaats zorgde niet alleen voor verbinding, maar ook voor creatievere en rijkere oplossingen dan de deelnemers vooraf hadden kunnen bedenken. Een werkplaats is in feite een experimenteerruimte om dingen anders te doen. Uit de evaluatie van de opdracht bleek dat de deelnemers de aanpak dan ook erg gewaardeerd hebben.
Waarom TwynstraGudde?
We hebben ervaring met het inrichten en begeleiden van een Werkplaats, het ruimte geven aan verhalen, dichtbij het onderwerp, het werken van praktijk naar theorie. Onze procesbegeleiders herkennen de momenten waarop de oplossingen zichtbaar worden en kennis daadwerkelijk tussen verschillende lagen van een organisatie gaat stromen.
