Een portfolio is het geheel van processen, projecten en programma’s en andere activiteiten, gericht op het realiseren van de strategische organisatiedoelen. Portfoliomanagement helpt om hier keuzes in te maken en prioriteiten te stellen. In een werksessie hebben wij met het managementteam van de PO-Raad een plan op hoofdlijnen uitgedacht en ingericht. Om zo zelf aan de slag te gaan met portfoliomanagement.
Portfolio-overzicht geeft inzicht in projecten en programma’s
Voorafgaand aan de werksessie hebben we alle lopende projecten en programma’s in één portfolio-overzicht zichtbaar gemaakt. Dit geeft inzicht in de ambities en laat zien welke projecten en programma’s bijdragen aan het bereiken van de strategische doelen. Het portfolio-overzicht is de basis voor de verdere uitwerking en de inrichting van het portfoliomanagementproces.
Afwegingskader zorgt voor een stevige onderbouwing
Bij portfoliomanagement is een afwegingskader een belangrijk instrument om weloverwogen keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Samen met het managementteam hebben we vastgesteld wat belangrijke factoren zijn voor projecten en programma’s. Op basis daarvan hebben we de criteria voor het afwegingskader opgesteld. De criteria hebben we gekoppeld aan de volgende vragen: is het project of programma concreet genoeg om te kunnen beoordelen? Wat is de impact ervan? Aan welke strategische doelen draagt het bij? Is het nu belangrijk of kan het ook later? En wie is de juiste persoon voor het project of programma?
Door elk project of programma op deze manier af te wegen, kan de PO-Raad richting haar stakeholders stevig onderbouwen waarom zij bepaalde keuzes maken.
Portfoliotafel leidt tot meer grip
Om te kunnen sturen op projecten en programma’s is het belangrijk om het portfolio-overzicht periodiek te bespreken. Samen met de PO-Raad hebben we vorm gegeven aan de ‘portfoliotafel’, een overlegvorm waarbij de projecten en programma's op een gestructureerde wijze worden besproken door het managementteam. Tijdens de werksessie hebben we ook geadviseerd over de frequentie van het overleg en een conceptagenda opgesteld. Een portfoliotafel leidt tot meer grip op projecten en programma’s.
Organisatie en spelregels
Om goed te kunnen sturen op het portfolio, hebben we daarnaast de organisatie (wie gaat waarover) en de spelregels opgesteld. Dit zorgt ervoor dat iedereen hetzelfde beeld over portfoliomanagement heeft. Zo zit het managementteam op één lijn en kunnen zij helder over het portfolio communiceren richting haar stakeholders.
Een plan op hoofdlijnen
Dankzij de werksessie en het portfolio-overzicht heeft het managementteam van de PO-Raad meer inzicht gekregen in de lopende projecten en programma’s. Daarbij hebben het uitdenken en inrichten van het afwegingskader, de portfoliotafel, de organisatie en de spelregels geleid tot een plan op hoofdlijnen voor het portfoliomanagement van de PO-Raad. De PO-Raad kan dit plan nu zelf implementeren en hier uitvoering aan geven.
De toegevoegde waarde van TwynstraGudde
Portfoliomanagement is één van de expertises van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis over en ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Zo helpen we organisaties om het portfoliomanagementproces uit te denken en in te richten. Door te sturen op projecten en programma’s kunnen organisaties weloverwogen en goed onderbouwde keuzes maken. Effectief portfoliomanagement leidt tot meer overzicht en grip op projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen.
Wij hebben een whitepaper geschreven over de grondbeginselen van succesvol portfoliomanagement. Aan de hand van tien succesfactoren en praktijkcases heb je praktische handvatten om er zelf mee aan de slag te gaan. Download hieronder het whitepaper.
