Elke rekenkamer doet onafhankelijk onderzoek naar het gemeentelijk beleid. Doet het gemeentebestuur zijn werk efficiënt en worden de doelen behaald? De Planning & Control-cyclus is daarvoor één van de belangrijkste instrumenten. Met de begroting stelt de raad middelen beschikbaar om beleidsdoelen te realiseren. Bovendien controleert de raad met de jaarrekening hoe de middelen zijn besteed en of daarmee de doelen zijn behaald.
Lastig te doorgronden
Helaas wordt de P&C-cyclus vaak opgesteld vanuit een financiële invalshoek, met veel cijfers en grote tabellen. Die hoeveelheid informatie is voor raadsleden lastig te doorgronden. Een goede P&C-cyclus bevat juist niet alleen informatie volgens de regels van de BBV, maar koppelt deze ook aan de doelen die de raad wil bereiken en wat het mag kosten. Voor de rekenkamer Doetinchem hebben we onderzocht of de P&C-cyclus zo is ingericht, dat de raad haar kaderstellende en controlerende rol kan invullen.
Inhoudelijk en procesmatig
Tijdens het onderzoek hebben we documenten onderzocht, interviews afgenomen en de raad bevraagd. Daaruit kwamen concrete inzichten en aanbevelingen naar voren om de P&C-cyclus verder te versterken en te verbeteren. Denk aan het verankeren van de kennis in de organisatie, het leggen van een directe relatie tussen doelen en financiën, het gebruiken van inzichten uit verbonden partijen, het inzichtelijk maken van beschikbare financiële ruimte en het verder benutten van de auditcommissie. Verder kwam naar voren dat de raad meer gebruik kan maken van visualisaties, om trends en ontwikkelingen inzichtelijk te maken. Op basis van de begrotingen en jaarrekeningen hebben we bijvoorbeeld de volgende visualisatie gemaakt:
Door ontwikkelingen visueel weer te geven, wordt informatie op hoofdlijnen duidelijker en kunnen raadsleden gemakkelijker trends zien. Met bovenstaande grafiek zien raadsleden in één oogopslag dat de kosten voor jeugdzorg en Wmo (bijna) elk jaar hoger zijn dan begroot. Ook zien raadsleden dat de kosten voor het Buurtplein en de sociale basis relatief consistent blijven, de kosten voor participatie en jeugd stijgen en dat de kosten voor Wmo -na een eerdere stijging - nu afnemen. Dergelijke informatie is met de huidige opzet (bijna) niet te verkrijgen.
Om de financiële ruimte in de gemeente inzichtelijk te maken, hebben we bovendien onderstaande visualisatie gemaakt:
Hiermee kan de raad zien hoeveel ruimte ze nog heeft voor investeringen en kan ze gerichte keuzes maken.
Beter inzicht
Door dit onderzoek kreeg de Doetinchemse gemeenteraad concrete aanbevelingen voor een meer toegankelijke P&C-cyclus en hoe het (nog) beter kan. Raadsleden hebben nu een beter inzicht in de financiën van hun gemeente en de mate waarin de beleidsdoelen worden gerealiseerd. Zo kunnen ze hun rol nog beter invullen.
