Optimaliseer het proces van ideevorming tot uitvoering door structuur en focus aan te brengen in projecten en programma’s.
Portfolio in kaart
Het MT bracht het volledige projectenportfolio in kaart en reduceerde de lijst van 100 naar 40 projecten op basis van afwegingskaders.
Afwegingskader ontwikkeld
Er werd een afwegingskader en bestuurlijke roadmap opgesteld waarmee projecten systematisch worden beoordeeld en gekoppeld aan strategische doelen.
Werkdruk verlaagd
De werkdruk voor medewerkers werd aanzienlijk verlaagd doordat projecten beter werden geselecteerd en afgestemd op beschikbare capaciteit en middelen.
Een portfolio is een geheel van activiteiten, zoals projecten en programma’s waarmee één of meerdere doelen nagestreefd worden. Portfoliomanagement helpt om hier keuzes in te maken om zo tot een optimaal en haalbaar portfolio te komen. Wat doen we nu, later of niet (meer)? Het gaat over de balans tussen wat je wilt bereiken (doelen en activiteiten) én wat je kunt (tijd, capaciteit/expertises en geld). En dat geldt ook voor MEEVivenz. In de eendaagse training leerde Sandra de principes van portfoliomanagement en kreeg zij tools en handvatten aangereikt om het zelf te implementeren.
Training Portfoliomanagement
‘Ik merkte in onze organisatie dat we vaak aan ideeën en projecten begonnen, maar dat we ze niet altijd afmaakten. Of niet breed implementeerden’, vertelt Sandra. ‘In de nieuwsbrief van TwynstraGudde las ik over de training Portfoliomanagement. Dat was precies wat we nodig hadden.’
Wat is portfoliomanagement precies? En hoe verhoudt het zich tot projecten en programma’s? Hoe zorg je voor voldoende strategische kaders en focus in je portfolio? Hoe komen nieuwe projectideeën in de juiste vorm op de juiste plek terecht? Hoe maak je een afwegingskader en hoe gebruik je dit bij een portfoliotafel? Stuk voor stuk vragen, die tijdens de training portfoliomanagement werden behandeld én waar de deelnemers mee aan de slag gingen.
‘We leerden tijdens de training hoe we ons portfolio in kaart kunnen brengen, afwegingen maken en bepalen wat we wel of niet doen’, gaat Sandra verder. ‘Doordat je met een groep dat proces doorloopt, wordt duidelijk waar je beter over kunt nadenken. Het was leuk om dit met mensen vanuit verschillende sectoren te doen, want zo leer je van elkaar. Je merkte ook dat het niet uitmaakt voor welke organisatie je werkt, portfoliomanagement is overal relevant.’
Het belangrijkste resultaat van portfoliomanagement is dat we de werkdruk voor onze medewerkers veel beter kunnen kanaliseren.
Sandra KristStrategisch adviseur bij MEEVivenz
Strategische doelen
‘Toen ik de training volgde, waren we binnen onze organisatie nog bezig om ons strategisch kader te herijken en de koers voor de komende jaren uit te zetten. Tijdens de training leerden we ook om onze projecten te koppelen aan onze strategische doelen en om dit mee te nemen in onze afwegingen. Nadat we ons strategisch kader hadden vastgesteld, hebben we dit meteen meegenomen in portfoliomanagement.’
Grotere kans van slagen
‘We hadden een aantal tools en handreikingen gekregen, waar we zelf mee aan de slag konden. Zoals een Doelen-Inspanningen-Netwerk om doelen en activiteiten aan elkaar te koppelen en een projectcanvas om nieuwe projectideeën gestructureerd uit te werken. Daarmee hebben we een afwegingskader en een bestuurlijke roadmap gemaakt, waarin de projecten een wezenlijk onderdeel zijn. In het MT bespreken we nu regelmatig de projecten en programma’s.’
‘Toevallig hebben we net de projectenlijst voor 2024 vastgesteld. Komt er iets bij? Dan wegen we dat netjes af via het afwegingskader en het projectencanvas. Zo weten we dus dat we óf iets anders niet meer kunnen doen óf dat er ergens budget en capaciteit vandaan moet komen. Door een projectidee vooraf zorgvuldig uit te werken af te wegen, kun je het veel beter stroomlijnen en heeft je project een grotere kans van slagen.’
Van 100 naar 40 projecten
‘In de eerste sessie met het MT hebben we het portfolio in kaart gebracht. Het was een lijst van 100 projecten. Toen wisten we al: dat zijn er te veel. Uit die lijst van 100 projecten hebben we eerst alle marktkansen en dubbelingen gefilterd. Daarna hebben we aan de hand van het afwegingskader de lijst teruggebracht naar 40 projecten.’
‘Later werden we geconfronteerd met het afsluiten van een nieuwe CAO en personeelskostenstijging. Dat maakte dat daar ineens alle tijd en aandacht naartoe ging. We moesten dus nog eens streng schrappen om de projecten die wel haalbaar zijn wél te doen. Dat je een portfolio, afwegingskader en projectcanvas hebt, maakt dat je hier makkelijk en snel naar kunt kijken. Uiteindelijk hebben we de lijst teruggebracht naar 6 projecten, die we ook daadwerkelijk succesvol kunnen uitvoeren. Tijdens de training Portfoliomanagement hebben we zoveel bouwstenen gekregen, dat we hier dus heel goed zelf mee aan de slag konden.’
Verlaging van de werkdruk
‘Het belangrijkste resultaat van portfoliomanagement is dat we de werkdruk voor onze medewerkers veel beter kunnen kanaliseren. Bij elk project of programma moeten de financiële- en communicatie-afdeling bijvoorbeeld aan de bak. Dat was voor hen niet te doen. Het is nu veel overzichtelijker en de werkdruk is beter te managen. Dat is een hele grote meerwaarde.’
Meer weten?
TwynstraGudde heeft veel ervaring met portfoliomanagement. Met onze kennis van en ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Wil jij net als Sandra ook aan de slag om portfoliomanagement in jouw organisatie te implementeren en projecten, programma’s en processen beter te kunnen stroomlijnen? Meld je dan aan voor één van onze trainingen.
