Het programma draait om drinkwaterbesparing, wat voor Vitens eigenlijk een bijzonder onderwerp is. Het wijkt af van Vitens’ core business, namelijk drinkwater leveren. Vitens moet om meerdere redenen het aanbod van drinkwater uitbreiden én de vraag van klanten naar drinkwater temperen. Zo staat toenemende droogte soms op gespannen voet met het winnen van grondwater voor drinkwater. Ook stijgt de drinkwatervraag onevenredig met het tempo waarin vergunningen worden verleend of verhoogd. Vitens wil een goede buur zijn en blijven voor omwonenden, natuurgebieden, boeren en andere bedrijven. Het drinkwaterbedrijf loopt tegen de grenzen van vergunningen aan en moet bewegen van ‘vergund krijgen’ naar ‘gegund krijgen’. Deze factoren hebben waterbesparing tot een integrale en domeinoverstijgende opgave gemaakt en daarom startte Vitens in 2022 met het programma.
Behoefte aan verbetering
Als reactie op nieuwe inzichten en ontwikkelingen in het vakgebied wilde Vitens ook het programmamanagement binnen haar organisatie professionaliseren. In lijn daarmee vernieuwde Vitens haar Leidraad Programmamanagement. De leidraad in lopende en nieuwe programma’s opnemen, doe je er niet zomaar bij. Dat vraagt om maatwerk per opgave. Voor een voortvarende implementatie van de leidraad vroeg Vitens ons om mee te werken aan herijking van het programma Waterbesparing. In dat programma ervaarde Vitens te weinig grip en voortgang. Vitens wilde voorkomen dat het programma een verzameling goedbedoelde inspanningen zou worden (korte termijn) en had behoefte om het programma te verbeteren, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Herijking van de inhoud vraagt namelijk vaak ook om herijking van de organisatie en interne samenwerking.
Onze aanpak
1. Kennismaking en inhoudelijke opstart
-
Startgesprek met programmamanagers, documentstudie, oriënterende gesprekken binnen Vitens.
-
Een minicollege programmamanagement voor een brede groep betrokkenen.
2. Aanscherpen programma-inhoud
-
Canvassessies en DIN-sessies om doelen, inspanningen en benodigde vermogens te concretiseren. Daarvoor hebben we het Programmacanvas en DIN als tools gebruikt.
-
Opstellen batenprofielen door doelen uit te werken in baten (die ontbraken hiervoor).
3. Advies over vormgeving en inrichting van programmaorganisatie
-
Sessies over bemensing, aansturing, besluitvorming en rolverdeling.
-
Advies voor organisatie, aansturing en governance.
4. Opstellen dashboard en monitoring
-
Bepalen van indicatoren (zoals gedragsverandering om mensen meer waterzuinige keuzes te laten maken) en beslisinformatie.
-
Ontwikkeling dashboard voor voortgang en bijsturing.
5. Opstellen programmaplannen en routekaarten
-
(Mee)schrijven van programmaplannen en routekaarten voor de lange termijn.
Vermogens
De afgelopen periode hebben we, samen met intern betrokkenen, gewerkt aan een gedragen visie, doelen en baten. Dat zorgde voor overzicht, samenwerking en samenhang in Vitens’ inspanningen. Hiervoor zijn ook vermogens nodig, een van de toevoegingen in de vernieuwde theorie rond programmamanagement. Vermogens zijn vaardigheden van de organisatie, waarmee zij zelf haar baten en doelen kan behalen (lange termijn). Vermogens worden vertaald in mensen, informatie, systemen en processen. De vraag van Vitens was dan ook een perfecte aanleiding om deze vermogens toe te passen.
Onze adviezen
We hebben Vitens in een losse notitie geadviseerd over de vormgeving en inrichting van de huidige programmaorganisatie. Programmatisch werken vraagt namelijk om denken vanuit de gehele organisatie en niet vanuit een afdeling. Aandachtsgebieden zijn dan ook de verdeling van rollen, de verhouding tussen de programmaorganisatie en de staande organisatie, de manier van samenwerken met betrokkenen in het programma en de wijze waarop opdrachtgever- en opdrachtnemerschap rondom projecten en inspanningen is geregeld. Zo hebben we onder meer de verschillende rollen en kaders duidelijker omschreven. De programmamanager bijvoorbeeld moet zich niet laten afschepen met halve opdrachten, maar zorgen dat hij een gelijkwaardige relatie met de stuurgroep heeft. Het is niet ‘U vraagt, wij draaien’, maar ‘U vraagt, wij vragen terug’. Programmamanagement vraagt volledig commitment van opdrachtgevers, managers en stuurgroepleden, om op een andere, gelijkwaardige manier samen te werken. Daarbij gaat het niet alleen over verantwoordelijkheid, maar ook over eigenaarschap. Het eerste is aanwezig, het tweede is een mindset. Onze adviezen hebben we gebaseerd op interviews op verschillende niveaus.
Waarom TwynstraGudde?
Programmamanagement is een vak en dat heeft niet iedereen zomaar in de vingers. TwynstraGudde ondersteunt programmamanagers bij het opstarten of doorontwikkelen van het programma op inhoud en organisatie. In professionaliseringstrajecten dragen we veel kennis van programmamanagement over en werken we mee aan het professionaliseren van programma’s, programmamanagers, maar ook andere rollen zoals opdrachtgever en stuurgroepleden. Daarvoor bieden wij zowel inhoudelijke kennis als uitvoeringskracht om mee te werken, te schrijven en te doen. We begeleiden sessies, denken mee op de inhoud en verwerken daarna de resultaten. Onze brede kennis en expertise onderstrepen we onder andere in het recent vernieuwde whitepaper 'Essenties van programmamanagement'.
