Het inrichten van je organisatie vraagt meer dan alleen ‘een harkje’ tekenen
Een inrichtingsvraagstuk richt zich veelal primair op de structuur van een organisatie of van een samenwerking tussen organisaties. Je herkent een inrichtingsvraagstuk aan onderwerpen zoals governance, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, functionaliteiten, werkprocessen en randvoorwaarden.
Maar de organisatiestructuur vormt slechts één onderdeel van de inrichting. Leiderschap, cultuur, systemen, randvoorwaarden en medewerkers zijn minstens zo bepalend. Het is daarom van belang om ook deze onderwerpen te betrekken in een inrichtingsvraagstuk. Zo biedt de organisatiestructuur houvast en helderheid, die noodzakelijk is om als organisatie effectief te functioneren.
Verschillende aspecten van een organisatie-inrichting en daarmee samenhangende onderwerpen
Specifieke uitdagingen binnen het veiligheidsdomein en hoe daarmee om te gaan
De domeinen van defensie en veiligheid vormen een unieke omgeving door een aantal samenhangende uitdagingen, waarvoor sectorspecifieke kennis van belang is. Denk aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid en politieke gevoeligheid, (keten)samenwerking en daarmee de noodzaak tot informatiedeling, en verspreid gezag tussen organisaties.
Bij ketensamenwerking is het bijvoorbeeld bevorderend en in sommige gevallen noodzakelijk voor de onderlinge samenwerking dat organisatiestructuren, maar bijvoorbeeld ook functionaliteiten en systemen, op elkaar aansluiten. Veiligheidsorganisaties hebben vaak een afgebakend mandaat rondom een specifieke taak en verantwoordelijkheid (bijvoorbeeld de openbare orde handhaven) en/of binnen een geografisch afgebakend gebied (bijvoorbeeld een gemeente). Maar om de taak goed uit te voeren, is er dikwijls samenwerking nodig met een andere partij in die keten. Houd daarom rekening met het creëren van draagvlak bij samenwerkingspartners uit de keten.
Kortom: het is van belang dat veiligheidsdomein specifieke aspecten op de juiste manier gewogen en geadresseerd worden in inrichtingsvraagstukken. Kennis van elkaars organisatie en werkwijze is hiervoor essentieel, naast kennis over de methodiek van inrichtingsvraagstukken. Een inrichtingsvraagstuk binnen het veiligheidsdomein kan wel primair intern gericht zijn, maar staat dus zelden op zichzelf.
Een in de praktijk beproefde methode met aandacht voor de context
Op basis van de ervaringen die wij hebben opgedaan met inrichtingsvraagstukken bij onder andere verschillende RIEC’s, het OM, de politie, gemeenten, het ministerie van Justitie en Veiligheid en andere departementen binnen de Rijksoverheid, hebben wij een in de praktijk beproefde aanpak opgesteld.
Deze aanpak bestaat uit een aantal concrete stappen waarin de specifieke context van het veiligheidsdomein telkens expliciet wordt meegenomen. Samen met de opdrachtgever en stakeholders bepalen we waaraan een organisatie of samenwerkingsverband moet voldoen, waaronder wat nodig is voor informatiedeling die voldoet aan wet- en regelgeving en wat nodig is om het gezag diens rol goed te kunnen laten uitvoeren.
De methodiek is gebaseerd op praktijkervaring vanuit het defensie- en veiligheidsdomein en op theoretische inzichten uit de veranderkunde, samenwerkingskunde en organisatiekunde van TwynstraGudde. Dit biedt daarmee richting in dit type complexe, maar voor het functioneren van de veiligheidsketen zeer belangrijke vraagstukken.
Heb je vragen over onze aanpak en ervaring? Of herken je de uitdagingen in het inrichtingsvraagstuk binnen jouw organisatie? Wij gaan graag vrijblijvend met je in gesprek.
