Elk groot langlopend project kent risico’s in de uitvoering ervan. Die risico’s hoeven niet vermeden te worden, het gaat er vooral om hier bewust mee om te gaan. Daarom is risicomanagement een integraal onderdeel van de planning en realisatie van grote projecten. Want, zeggen wij, als je zelf geen keuzes maakt, maakt het project keuzes voor jou. En die kunnen nadelig uitpakken. Risicomanagement geeft inzicht in de belangrijkste risico’s en zorgt ervoor dat je zelf aan het roer staat en de risico’s beheerst. Zo worden vertragingen en daarmee samenhangende extra kosten voorkomen.
Een open cultuur
Succesvol risicomanagement heeft enerzijds te maken met systemen, structuren en kennis en kunde die in de organisatie en de projectteams aanwezig zijn en anderzijds met aspecten als cultuur en managementstijl. Want het benoemen van risico’s betekent soms ook het benoemen van zwakke plekken in de organisatie. Risicomanagement vraagt om een open en transparante cultuur, waarin het management ruimte geeft aan het bespreken van risico’s en bereid is hierop te sturen. Wij werden door de projectdirecteur van Schiphol gevraagd bij de verbouwing van de terminal te helpen risico’s in kaart te brengen en een risicomanagement-cyclus te implementeren.
GAP-analyse en gesprekken
We zijn begonnen met het uitvoeren van een GAP-analyse, waarmee we de huidige en de gewenste situatie helder maakten. Het DOR-risicomanagementmodel (Doelen stellen, Organiseren, Realiseren) van TwynstraGudde was de basis voor de analyse. We hebben gesprekken gevoerd met alle leden van de Project Board, waarin alle disciplines binnen Schiphol zijn vertegenwoordigd. Zoals techniek, bedrijven, partners en communicatie. De belangrijkste vraag die zij beantwoordden was: welke risico’s zie je die andere disciplines raken? Het gesprek hierover werd vervolgens in de Project Board gevoerd, om tot een gedeeld beeld te komen en gezamenlijk knelpunten op te lossen.
Gedeelde verantwoordelijkheid
Na afronding van de analysefase hebben we een aanpak voorgesteld voor zowel de opzet als de uitvoering van het risicomanagement. Onderdeel daarvan was het risicodossier. Dit werd periodiek geüpdate. Want risicomanagement is een doorlopend proces. Elke fase van een project heeft weer nieuwe risico’s en onzekerheden. Kennis delen is daarbij essentieel. Toch zien we vaak dat mensen snel in routines blijven hangen. Een belangrijke taak voor de projectdirecteur is ervoor te zorgen dat de mindset dat risicomanagement bijdraagt aan succesvolle uitvoering zich verspreidt.
Andersom is er de taak voor managers risicomanagement te beleggen bij de teams en zo praktische input op te halen waarmee strategische afwegingen kunnen worden gemaakt. Risicomanagement wordt dan een gedeelde verantwoordelijkheid. Bij Schiphol zijn we op die manier gegaan van een informerende en registrerende aanpak naar een besluitvormende aanpak op basis van sturingsinformatie, de kern van succesvol risicomanagement. Door corona is de planning van het project aangepast. Daarom is de overdracht van het risicomanagement naar de eigen organisatie nog niet helemaal voltooid.
Waarom TwynstraGudde?
TwynstraGudde is medeontwikkelaar van de RISMAN-methode. Wij hebben ruim 25 jaar ervaring met de implementatie van risicomanagement in programma’s en projecten bij zeer uiteenlopende organisaties, zoals ministeries, provincies, waterschappen, Rijkswaterstaat, gemeenten, havenbedrijven en woningcorporaties. Wij hebben de mensen, de kennis en de kunde om risicomanagement succesvol en passend te implementeren in iedere organisatie.
