Met het begrip opgavegericht werken zijn veel overheidsorganisaties inmiddels bekend. Wij zien dat er in de praktijk vaak nog wel vragen leven over wat het nu écht betekent om opgaven centraal te stellen. Wat is daarvoor nodig? Hoe benader je een vraagstuk opgavegericht en hoe vertaal je dit naar een programma of acties? In Horst aan de Maas, een Limburgse gemeente die zestien dorpen telt, was de ambtelijke organisatie hier ook nieuwsgierig naar. Samen met hen en maatschappelijke partners hebben we daarom het speerpunt ‘vitale kernen’ uit het coalitieakkoord opgavegericht aangepakt in een serie opgavesprints.
Opgave uitdiepen in opgavesprints
Als je een opgave centraal wilt stellen, vraagt dat om het doorleven van de inhoud. Daarna kan je je aanpak concretiseren. Deze stappen hebben we in Horst aan de Maas doorlopen tijdens drie opgavesprints. Het hoort bij onze werkwijze voor opgavegericht werken. Tijdens de sprints nodigen we mensen van binnen en buiten de organisatie uit en proberen we zo veel mogelijk te werken op plekken waar de opgave tastbaar wordt. In de eerste opgavesprint in Horst aan de Maas hebben we de maatschappelijke bedoeling van de opgave en de aanpak tot dan toe in kaart gebracht. Ook hebben we de tot dan toe bekende feiten en cijfers over de opgave verzameld. Voor dieper begrip van de opgave bleven er nog een aantal vragen over. Een van die vragen ging over de zoektocht naar wat 'vitaal' specifiek in deze gemeente betekent. Waarover spreek je als je het hebt over een vitale kern?
Opgave begrijpen door foto’s en verhalen
Om te achterhalen wat vitaal betekent, zijn we samen met ambtenaren van de gemeente en samenwerkingspartners de dorpen van Horst aan de Maas in gegaan om het thema in foto’s te vangen. Welke thema’s komen daaruit voort? Waar gaat het echt over? Dat heeft geholpen het begrip 'vitale kern' te verbeelden en daardoor beter te begrijpen. Een van de verrassingen die hieruit zijn gekomen is dat vitaliteit staat voor 'ontmoeten'. Dit blijkt voor bewoners heel belangrijk in hun beleving van wat een dorpskern vitaal maakt. Met de kennis over het belang van ontmoeten, kon de aanpak daarna beter ingevuld worden.
Het leven is integraal
Opgavegericht werken komt voort uit een verlangen om voorbij vakgebieden, afdelingen en organisaties te kunnen werken. Integraal zoals dat vaak wordt genoemd. De opgave bij Horst aan de Maas laat zien dat, om integraal te kunnen werken, het helpt om een opgave met elkaar te doorleven vanuit het belevingsperspectief van bijvoorbeeld een inwoner of ondernemer. Het leven zelf is namelijk altijd integraal. Hierdoor konden we later in het proces makkelijker integraal werken aan een programmaopzet, want via het thema ontmoeten vonden we met elkaar de verbinding. Het werden geen losse doelstellingen voor wonen, zorg en participatie, maar de voorzet om met elkaar de samenhang vorm te geven. Dit allemaal vanuit de (integrale) wens om betere ontmoetingen in de verschillende dorpen te kunnen faciliteren.
Aanpak opgave concretiseren
Na de verdieping van de tweede sprint, stond de derde opgavesprint in het teken van de aanpak van de opgave. Het werd toen concreet: wat doen we als gemeente wel en niet en op welke manier? Bijvoorbeeld: met wie werkt de gemeente aan vitale kernen en wat gebeurt er dan concreet? Wat voor houding en rolverdeling vraagt dit binnen de gemeente? Daarvoor hebben we samen leidende principes geformuleerd, onder andere over risico's nemen, leren en ontwikkelen, nieuwsgierig zijn en dicht bij de samenleving staan. Ook hebben we de opgave uitgewerkt in de vorm van een Doelen-Inspanningen-Netwerk. Daarbij is de afspraak gemaakt dat een opgavetrekker de aanpak verder begeleidt.
Ervaringsverhaal over de opgavesprints
Michiel Massa, kwartiermaker organisatieontwikkeling bij Gemeente Horst aan de Maas aan het woord over de opgavesprints voor de opgave ‘vitale kernen’: ‘Wat ik waardevol vond was dat we met een breed abstract verhaal zijn gestart, namelijk vitale kernen, waarin in feite twee vraagstukken centraal stonden. Ten eerste; wat zijn vitale kernen, ten tweede wie geeft de definitie? Van oudsher is een gemeente geneigd de definitie toe te kennen. Hetgeen we echt anders willen gaan doen is dat onze inwoners zelf bepalen welke definitie voor hun specifieke kern geldt. Dit lijkt logisch maar dat is het alleszins gebleken. Wie zijn wij om dat voor de inwoners te bepalen?! TwynstraGudde heeft samen ons het pad geplaveid en bewandeld om tot deze waardevolle inzichten te komen. De kundigheid van de methodiek maar ook zeker het vermogen en geduld om ons telkens weer te spiegelen heeft ertoe geleid dat we een punt zijn gekomen dat we aan de slag kunnen in het verder concretiseren …weten we nu precies hoe en wat? Zeker niet, maar we hebben wel geleerd om hier stappen in te maken. Het goede gesprek met elkaar (blijven) voeren is hierbij cruciaal!’
Waarom TwynstraGudde?
Adviseurs van TwynstraGudde hebben veel ervaring opgebouwd met opgavegericht werken. We begeleiden (overheids)organisaties in het ontwikkelen van een opgavegerichte houding en een opgavegerichte aanpak van opgaven. Daardoor kennen we de kansen en valkuilen van deze benadering.
Het is het onze visie dat de inhoud en aanpak van opgaven onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, dit vraagt om een wendbare benadering. Wij bieden hierbij ondersteuning. Het opgavelemniscaat dat we hebben ontwikkeld, biedt houvast om tot een opgavegerichte werkwijze te komen om vanuit daar met elkaar aan de slag te gaan.
