De fusie van drie gemeentes leidde tot de geboorte van de jongste gemeente van Nederland. Een herindelingsgemeente van de grond te krijgen is niet eenvoudig, weet Ariëtte Goslings, die al twintig jaar ervaring heeft als griffier. ‘Er is nog geen gezamenlijke manier van werken. Raadsleden en ambtenaren komen uit verschillende culturen, met ieder hun eigen routines en verwachtingen.’ Dat zorgde in het begin best voor wat spanningen en onzekerheid. Er moest een volledig nieuwe structuur en cultuur worden opgebouwd. Dankzij een subsidie van de provincie Zuid-Holland kon de gemeente de hulp inroepen van TwynstraGudde om de nieuwe gemeente op weg te helpen met het opzetten van die structuur.
Houvast bieden
Een belangrijk onderdeel van dit proces was het verkennen van de verschillende rollen van de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Hoe verhouden zij zich tot elkaar? Hoe werken ze goed samen? En wat hebben ze nodig om deze samenwerking verder te versterken? Dit waren cruciale vragen die tijdens het traject centraal stonden.
Het team van TwynstraGudde Interim management bestond uit drie mensen: Arjan van Gils, Remco Oosterhoff en Meryem Karaaslan-Kilic, een team dat complementair was en elkaar goed aanvulde. Arjan werkte onder andere als wethouder en was gemeentesecretaris in Enschede, Rotterdam en Amsterdam. Zijn ervaring in gemeenteland bleek in Voorne aan Zee goed aan te sluiten. Meryem: ‘Mensen luisteren naar hem, omdat hij spreekt vanuit kennis en ervaring. Dat is essentieel. In een context waar mensen zoeken naar hun rol, heb je iemand nodig die houvast biedt.’
Van links naar rechts: Arjan van Gils, Meryem Karaaslan-Kilic en Remco Oosterhoff
Remco Oosterhoff heeft ervaring met het op sleeptouw nemen van een raad. Arjan: ‘Hij is zelf lang raadslid geweest in Rotterdam en kan dus heel makkelijk in de huid van raadsleden kruipen. Hij spreekt hun taal en snapt wat er speelt.’ Meryem, die in verschillende rollen bij gemeenten heeft gewerkt, bracht haar brede ervaring op het snijvlak van politiek bestuur, consultancy en management mee. Het team had Ariëtte als contactpersoon. ‘Ariëtte was een heel goede opdrachtgever’, zegt Meryem. ‘Ze zorgde dat iedereen intern aangehaakt bleef en hield ons scherp. Zo vulden we elkaar goed aan.’
Stevige fundering
Het team van TwynstraGudde stond voor de taak om Voorne aan Zee te adviseren in het traject naar een beter bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Het drietal begon niet met eindeloos veel papierwerk, maar met een stevige basis waarop de gemeente kan voortbouwen. ‘Je moet voorkomen dat je je meteen verliest in procedures en documenten’, legt Arjan uit. ‘Je kunt de eerste en tweede etage niet bouwen zonder dat de fundering in orde is.’
Samen een nieuwe koers bepalen
Daarom organiseerde Arjan samen met zijn collega’s, de klankbordgroep Bestuurlijk Ambtelijk Samenspel (bestaande uit vijf fractievoorzitters), de griffier en de gemeentesecretaris drie bijeenkomsten over het bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Meryem: ‘Elke avond stond een ander thema centraal, zoals samenwerking, omgangsvormen of de politieke betekenis van de instrumenten van de raad. We verdeelden de raadsleden, collegeleden en de ambtelijke top in groepen zodat ze met elkaar in gesprek konden gaan.’ Het leverde constructieve en open gesprekken op.
De avonden hielpen niet alleen om rollen en omgangsvormen verder uit te werken, maar ook om het onderlinge begrip te vergroten. Arjan: ‘In veel gevallen helpt het enorm om als tolk op te treden. We vertaalden ingewikkelde concepten naar basale begrippen met het doel om een gemeenschappelijke taal te ontwikkelen. Zo begrijpt iedereen elkaar beter, wat verhitte discussies voorkomt.’
Gouden regels
Een van de belangrijkste resultaten van het traject zijn de zeven gouden regels waar het gemeentebestuur zich aan verbindt: gemeenschappelijke afspraken die zorgen voor helderheid en wederzijds begrip. ‘Die zijn inmiddels omgebouwd naar de code voor goed openbaar bestuur en worden begin volgende jaar vastgesteld als onderdeel van het integriteitsbeleid’, zegt Ariëtte.
Na afloop van het begeleidingstraject heeft de gemeente onder begeleiding van burgemeester Arno Scheepers een vervolg gegeven aan de gemaakte afspraken. Op basis van de vastgestelde gouden regels zijn waardevolle gesprekken gevoerd over omgangsvormen en onderlinge verwachtingen. Dat vroeg om openheid en het uitspreken van zaken die soms moeilijk, maar wel noodzakelijk waren. Deze aanpak heeft geleid tot een grotere bewustwording binnen de raad. Raadsleden durven elkaar inmiddels beter aan te spreken op wat wenselijk en passend is, wat bijdraagt aan een zelfbewustere en effectievere samenwerking.
Daarnaast is er een verdiepende bijeenkomst georganiseerd gericht op de doorontwikkeling van de langetermijnagenda en de prioriteiten van de raad. Tijdens deze sessie is gezamenlijk bepaald voor welke onderwerpen de raad een startnotitie wil vaststellen en waar vroegtijdige betrokkenheid gewenst is. Dit biedt een stevige basis om als raad strategisch en doelgericht sturing te geven aan de opgaven van de gemeente.
Ongemak benoemen
Ariëtte is trots op de verandering die het proces teweeg heeft gebracht door als raad, college en ambtelijke organisatie samen op te trekken. De werkgroep van de raad, die als begeleidingscommissie functioneerde, speelde een actieve rol in dat traject. ‘Ik merk dat er een kleine kentering zichtbaar is, en dat is precies waar we op hoopten.’ Volgens Arjan werkte de aanpak omdat men het ongemak niet uit de weg ging. ‘We hebben problemen altijd benoemd, maar wel op een constructieve manier. Als raadsleden bijvoorbeeld overvraagd worden, moet er ruimte zijn om dat te bespreken. Zo ontstaat begrip. Het kan niet anders dan dat het af en toe schuurt in een herindelingsgemeente. Die erkenning mag er ook zijn: dit is ingewikkeld, maar dat komt omdat het geen makkelijke opgave is om samen een nieuwe gemeente op te bouwen terwijl je elkaar eigenlijk nog niet goed kent.’
Nieuwe tradities bouwen
Gaandeweg besefte de raadsleden hoe bijzonder hun opdracht is. Meryem: ‘Tijdens de slotbijeenkomst raakte Remco een gevoelige snaar toen hij reflecteerde op het verschil dat je als raadslid kunt maken in een herindelingsgemeente, omdat je samen nieuwe tradities kunt bouwen. Als je voor zo’n raad staat, zie je vaak dat de helft iets anders aan het doen is. Maar nu zat iedereen heel aandachtig te luisteren. Mensen werden zich ervan bewust hoeveel impact je hebt als raadslid, hoe belangrijk het is om je niet te verliezen in details maar te kiezen waar je voor wil gaan. Waar wil je als je terugkijkt op deze eerste raadsperiode het verschil hebben gemaakt?’
Meer humor
Dankzij het traject en de nieuwe driehoek, met een enthousiaste burgemeester als boegbeeld voorop, is de sfeer in de raad al wat veranderd, merkt Ariëtte, en dat is veel waard. ‘Hard werken is niet erg, maar het moet ook leuk zijn. Er mag best wat meer humor zijn, zo gaf onze voormalig Commissaris bij de profielschetsvergadering vorig jaar ook aan.’ Het hielp enorm dat deelnemers aan het eind van de bijeenkomsten informeel konden napraten, zegt Arjan. ‘De onderlinge verhoudingen worden daar beter van. Je merkt: we zitten met z’n allen in hetzelfde schuitje, dus we moeten er samen uitkomen, ook al botsen de raadsleden op inhoud. Zo krijg je meer respect voor elkaar.’
Zelf aan de slag met toekomstplannen
Na dit traject staat de gemeente zelfbewuster in haar schoenen. ‘Wij hebben de bouwstenen aangedragen, maar de gemeente moet zelf aan de slag en het fundament leggen,’ zegt Meryem. De verbeterde sfeer draagt hopelijk bij aan de samenwerking binnen de raad en tussen raad, college en organisatie. Ariëtte: ‘Zijn we er? Zeker niet. Maar de eerste stappen zijn gezet.’
