Herstel vertrouwen en samenwerking door als verbindingsofficier structurele belemmeringen weg te nemen, besluitvorming te verbeteren en de plaatsvervangend commandant te ondersteunen.
Vertrouwen herwonnen
Korpsleiding en medewerkers herwonnen onderling vertrouwen, verminderden vijandigheid en openden de dialoog, waardoor samenwerking tussen lagen zichtbaar verbeterde en polarisatie afnam.
Besluitvorming gestroomlijnd
De organisatie stroomlijnde besluitvorming door directe betrokkenheid bij het werk en laagdrempelige terugkoppelingen, waardoor knelpunten sneller worden aangepakt en verbeterstappen sneller tot uitvoering komen.
Professionalisatie projecten
Project- en programmamanagement professionaliseerden, wat leidde tot duidelijkere aansturing en uitvoering, en droegen aantoonbaar bij aan een meetbaar hogere medewerkerstevredenheid.
Tot in 2019 waren de problemen binnen het korps regelmatig landelijk voorpaginanieuws. Er zou sprake zijn van seksisme, racisme, pesterijen, intimidatie en uitsluiting. Voor vele betrokkenen stond vast dat de organisatie verwaarloosd was. Iedere vernieuwing werd belemmerd door een gepolariseerd klimaat tussen de operationele dienst, staf, korpsleiding en OR. Legio adviesrapporten, programma’s en trajecten mochten niet baten. Op verzoek van de burgemeester kwam voormalig Commandant der Strijdkrachten Peter van Uhm met een nieuw advies. Hij stelde onder andere voor een ‘verbindingsofficier’ aan te stellen om samenwerking en coördinatie te verbeteren en het onderlinge vertrouwen te herstellen.
Géén adviseur met modellen
Deze functie vervulden wij gedurende anderhalf jaar. De opdracht was om de samenwerking tussen alle lagen te verbeteren, belemmeringen daarin weg te nemen, de besluitvorming te verbeteren en om de nieuwe plaatsvervangend commandant te ondersteunen bij haar opdracht om vertrouwen te herstellen. Let wel: er was nadrukkelijk geen behoefte aan een (volgende) adviseur die met modellen en rapporten zou komen zeggen wat de korpsleiding moest doen.
Steeds teruggeven wat je ziet gebeuren, met een advies erbij hoe het ook anders kan. Dat werkt bij een doe-organisatie als de brandweer het beste.
Marleen van de KerkhofPlaatsvervangend commandant Brandweer Amsterdam-Amstelland
Dicht bij het werk
Openstellen en zelf een beeld krijgen van wat er aan de hand is. Onbevooroordeeld. Dat was de insteek bij aanvang van deze opdracht. Veelal samen met de plaatsvervangend commandant, zijn wij bij alle kazernes en locaties langsgegaan. Niet om alleen maar te kijken, maar om mee de dienst in te gaan. Dicht bij het werk. Niet één keer, maar meerdere keren. Tegelijk organiseerden wij inloopsessies, werden wij lid van de managementteam overleggen en voerden wij vele individuele gesprekken. Brandweermensen zijn trots op hun vak en willen daar graag over vertellen. Vertrouwen opbouwen, geven en krijgen. Zo vormde zich stap voor stap een beeld van knelpunten en constateerden wij informele lijnen en hulpconstructies ten opzichte van de reguliere organisatie. Tegelijk kwamen mogelijkheden om tot verbetering te komen in beeld.
Learning by doing
Dit proces heeft inzicht opgeleverd in de achterliggende patronen en in ideeën voor versterking van leiderschap, samenwerking en communicatie, het bevorderen van onderlinge contacten en het herstel van vertrouwen. Door scherpe observaties, analyses op basis van organisatie- en veranderkundig onderzoek en laagdrempelige terugkoppelingen is een ontwikkelgericht verandertraject op gang gebracht op basis van actieleren: ‘learning by doing’. Kleine stappen en fouten maken mag. Eerst de basis op orde krijgen. Verbeteren langs de inhoud van het werk. Plezier en vertrouwen herwinnen, achterstallig onderhoud uitvoeren en de hygiëne in de bedrijfsvoering en bijvoorbeeld tijdens vergaderingen terugbrengen. Dan de volgende stappen naar vernieuwing zetten.
Tevredenheid
In een eerste plan (op drie sheets) zijn tientallen acties en initiatieven omschreven waarvan een aantal mét het meedraaien in de organisatie al in gang was gezet. Dus samen met de collega’s die het werk doen en er verantwoordelijk voor zijn. Zij aan zij met de korpsleiding is het onderlinge vertrouwen herwonnen en is bijvoorbeeld de besluitvorming weer gestroomlijnd. Er is meer openheid en de vijandigheid is goeddeels verdwenen. Project- en programmamanagement zijn tegelijkertijd geprofessionaliseerd. Dat leidt er ook toe dat de medewerkerstevredenheid (meetbaar) is verbeterd. De organisatie kan weer vooruitkijken. Er ligt nu een nieuwe basis om op door te gaan. Weliswaar kwetsbaar, want oude mechanismes en gedrag kunnen snel weer de kop opsteken, maar er is dialoog, daar waar dat lange tijd ontbrak.
TwynstraGudde
TwynstraGudde heeft veel kennis en ervaring op het gebied van organisatieontwikkeling en vernieuwing. Project- en programmamanagement zijn twee basiscompetenties. We combineren onze ervaring in het veiligheidsdomein met kennis van organisatiekunde.
