Blogreeks: Blog 2 van 2 Wanneer zet je een afwegingskader in bij portfoliomanagement?

Portfoliomanagement wordt steeds vaker ingezet door publieke organisaties. Met een toenemend aantal opgaven en bijbehorende projecten en programma’s, wordt het steeds belangrijker om te kiezen. Kiezen tussen wat je nu, later of zelfs niet (meer) uitvoert. En waar je de schaarse mensen en middelen voor inzet. In mijn vorige blog vertelde ik over wat een afwegingskader inhoudt en wat het voor jouw organisatie kan betekenen. In dit blog vertel ik over wanneer je het afwegingskader het beste kunt inzetten en wie je in ieder geval bij het afwegingsproces moet betrekken.

Toegevoegd door Amir Sharafkhani op 16 maart 2021

Wanneer moet je een afwegingskader inzetten? In principe wanneer er sprake is van meerdere projecten en programma’s die om voorrang strijden en wanneer de middelen schaars zijn. Daarnaast moet je natuurlijk voldoende informatie hebben over de betreffende projecten en programma’s. Wat is voldoende informatie? Ik val daarbij altijd terug op de APDRA van het Project Canvas: Aanleiding, Probleem, Doel, Resultaat en Afbakening. In het geval van een afweging voor het portfolio voeg ik daar graag ‘Middelen’ aan toe: de benodigde financiën, capaciteit en expertise. Dus dan wordt het APDRAM. Met deze zes ingrediënten weet je op hoofdlijnen wat een project of programma oplevert, wat het oplost en hoeveel het de organisatie gaat kosten. Een goede basis om ‘ja’ of ‘nee’ op te kunnen zeggen.

Een tip: maak een kort invulformulier met de zes genoemde APDRAM-punten. Letterlijk een half A-4’tje. En vraag de initiatiefnemer om dit in te vullen. Met initiatiefnemer bedoel ik de (beoogde) opdrachtgever van het project of programma. Dat helpt enorm bij het afwegen. Daarnaast maakt het de initiatiefnemer duidelijk of hij het project of programma wel goed doordacht heeft. 

Wanneer zet je een afwegingskader in bij portfoliomanagement

Betrek in ieder geval het MT bij het afwegingsproces

Het afwegingsproces helpt bij het beoordelen, selecteren en prioriteren van verbeterinitiatieven, rekening houdend met de beschikbare middelen. Degenen die dit proces het beste kunnen doorlopen, zijn de managers. Zij zijn namelijk doorgaans niet alleen de opdrachtgevers van de projecten en programma’s, maar ook degenen die verantwoordelijk zijn voor de inzet van de middelen. Daardoor kunnen zij ook goed inschatten wat de gevolgen van de gemaakte keuzes voor de werkvloer zijn.

Plan een periodiek 'portfoliotafel' overleg

Wat trouwens helpt bij het van de grond krijgen van portfoliomanagement en van het afwegingsproces is het plannen van een apart overleg met een pakkende naam. Maak er dus een ‘ding’ van. Zo spreken wij vaak over ‘de portfoliotafel’. Een periodiek overleg om de voortgang van het portfolio te bespreken en om nieuwe projecten en programma's af te wegen. Dat maakt het nét iets anders dan een ‘standaard’ MT-overleg en geeft het de nodige extra lading. Want voor je het weet is iets essentieels als het portfolio en de afwegingen daarbij één van de vele agendapunten in het overvolle MT-overleg.

Wil je ook een afwegingskader kunnen maken en hanteren in je organisatie?
Volg de 1-daagse training portfoliomanagement.

Gewoon beginnen, oefenen en leren

Het mag duidelijk zijn dat ik een afwegingskader onmisbaar vind bij portfoliomanagement. Want een project of programma start je niet zomaar. Dat moet je op tijd bespreken, met de juiste mensen en met voldoende diepgang en scherpte. Zeker wanneer de middelen schaars zijn en het mogelijk gevolgen heeft voor lopende projecten of programma’s. Dat soort beslissingen wil je samen en expliciet maken. Tegelijkertijd is het niet makkelijk en heeft het enige tijd nodig om een afwegingsproces goed te doorlopen. Begin daarom tijdig, oefen ermee en maak het geleidelijk eigen.

Heb je naar aanleiding van de twee blogs vragen ? Of heb je andere ervaringen met het afwegingskader? Mail of bel me gerust. Ik denk graag mee over hoe je een afwegingskader opstelt en inzet voor jouw organisatie.

 

Lees het eerste blog van deze reeks terug 'Het belang van een afwegingskader bij portfoliomanagement'. 

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.