In complexe organisaties met veel lagen en vormen van bestuur, komen deze belangen nog duidelijker naar voren. Hoe zorg je voor huisvesting die aansluit bij ambities zoals duurzaamheid en hybride werken, maar ook inspeelt op de huidige vraag van gebruikers? En hoe bouw je flexibiliteit in om toekomstige veranderingen het hoofd te bieden? Deze vragen blijken in de praktijk complexer dan ze op het eerste gezicht lijken.
Verschillende belangen tussen organisatie, teams en gebruikers
Binnen een werkomgeving komen drie verschillende belangen samen. De eerste factor is de missie en visie van de organisatie. Een organisatie is niet gebaat bij een hoog percentage leegstand gedurende de week. Leegstand drukt niet alleen op de huisvestingskosten, maar tast ook de sfeer en binding aan onder gebruikers. Tegelijkertijd blijkt dat de behoeften die medewerkers aangeven vaak niet overeenkomen met hun werkelijke gedrag. Zo wordt er vaak gezegd dat men naar kantoor gaat om te ontmoeten, maar zien we tegelijkertijd dat er veel solistisch werk wordt verricht in deze omgeving. Daarnaast hebben organisaties te maken met meerdere generaties op de werkvloer. Elke generatie heeft haar eigen voorkeuren qua werkstijl, dagindeling en communicatie. Dit is niet alleen zichtbaar op individueel niveau, maar ook binnen teams. Deze uiteenlopende redenen om naar kantoor te komen maken de fysieke indeling van een kantoor een complexe puzzel.
De pijlers van een toekomstbestendig kantoorconcept
Doordat de behoeften van gebruikers continu veranderen en per doelgroep kunnen verschillen, moeten organisaties op zoek naar maatregelen voor een toekomstbestendig en levendig kantoor. Drie pijlers helpen hierbij:
Trechteren van huisvestingsbehoeften als iteratief proces
Tijdens de ontwerpfase is het essentieel om van grof naar fijn te werken. Dit proces vereist structurele evaluatie van vragen zoals:
- Zijn de geboden faciliteiten in lijn met deze vraag?
- Wat betekent een verandering in missie en visie voor onze werkomgeving?
Door voortdurend te toetsen en bij te sturen, wordt het ontwerp van de werkomgeving steeds meer afgestemd op de daadwerkelijke behoeften. Deze behoeften kunnen over een paar jaar zo weer afwijken, door bijvoorbeeld wijzigingen in het hybride werken beleid, afspraken die teams onderling hebben gemaakt of veranderde thuissituaties van medewerkers. Deze veranderende vraag van gebruikers moet structureel gemonitord worden, zodat een momentopname niet de toekomstige werkomgeving bepaald.
Bouw flexibiliteit in voor de veranderende vraag
Toekomstbestendigheid vraagt om flexibiliteit in de planning. Door rekening te houden met groeimarges of mogelijke krimp kan een organisatie duurzaam omgaan met beschikbare middelen. Dit betekent niet alleen dat ruimtes multifunctioneel inzetbaar moeten zijn, maar ook dat er ruimte blijft om in te spelen op nieuwe werkvormen of technologieën. Een vlek in het gebouw waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe technologieën is een voorbeeld hiervan. Zo kunnen gebouweigenaren stapsgewijs input ophalen bij gebruikers over welke veranderingen van toegevoegde waarde kunnen zijn voor het huisvestingsconcept.
Wees transparant over betrokkenheid
Aan het begin van het ontwerpproces moeten gebruikers worden meegenomen. Het vaststellen van de behoeften vormen belangrijke uitgangspunten voor een huisvestingsconcept. Gezien deze behoefte gaandeweg kan veranderen, moet dit gesprek ook structureel terugkomen. Toch is er een moment dat een concept moet worden vastgeklikt. Hier moeten duidelijke verwachtingen worden geschept over welke input en tot in hoeverre gebruikers betrokken worden in dit proces.
Blik op de toekomst
Toekomstbestendige huisvesting is geen eindstation, maar een continu proces. Trends zoals kunstmatige intelligentie, veranderende werkomstandigheden en aanpassingen in regelgeving zullen de manier waarop werkomgevingen worden ingericht blijven beïnvloeden. Organisaties die flexibiliteit en betrokkenheid combineren, zijn beter voorbereid op deze veranderingen. Hoewel het niet mogelijk is om alle aspecten van toekomstbestendige huisvesting volledig te beheren, is het essentieel om flexibel te blijven. Sommige uitdagingen hebben geen kant-en-klaar antwoord en vereisen dat we ermee omgaan zodra ze zich voordoen. Door nu te investeren in een huisvestingsconcept dat duurzaam, flexibel en gebruiksvriendelijk is, kunnen organisaties een solide basis leggen voor een toekomst waarin werken en ontmoeten naadloos samengaan.
Wil je meer weten over hoe je een werkomgeving creëert die niet alleen aansluit bij de huidige behoeften van jouw organisatie, maar ook voorbereid is op de toekomst? Neem contact met mij op en ontdek hoe TwynstraGudde jou kan helpen om een duurzame, flexibele en inspirerende werkplek te realiseren.
