De rol van portfoliomanager kom ik nog relatief weinig tegen bij gemeenten, in de zorg of in het onderwijs. Je ziet het vaker bij grote (project)organisaties of internationale corporaties met honderden of zelfs duizenden parallel lopende projecten en programma’s. Maar ook bij de relatief kleinere publieke partijen wint deze rol geleidelijk aan populariteit. Mede doordat ook daar het aantal parallel lopende projecten en programma’s toeneemt, onder andere door de opkomst van het opgavegericht werken.
En als het aantal projecten en programma’s toeneemt, wordt de balans tussen de strategische doelen (willen), de beschikbare middelen (kunnen) en de projecten en programma’s (doen) lastiger te managen. Bijvoorbeeld doordat projecten te gemakkelijk worden gestart, zonder aan de voorkant scherp te maken hoeveel capaciteit dat vraagt van de lijnorganisatie. Als je dat maar vaak genoeg doet, kom je op een gegeven moment klem te zitten. Een portfoliomanager kan dit soort situaties helpen voorkomen.
Coördineren van het portfoliomanagementproces
De portfoliomanager heeft een coördinerende en bewakende rol ten aanzien van het portfolio, zowel procesmatig als inhoudelijk. Hij of zij analyseert de voortgang van het portfolio op elementen als doelrealisatie, uitputting van capaciteit en strategische hypotheses. Van hieruit adviseert de portfoliomanager de portfoliotafel; een periodieke overlegvorm waarmee het management (als collectief) sturing geeft aan het portfolio. Aan de portfoliotafel bewaakt de portfoliomanager de samenhang en is scherp op ieders rol. Een beetje als het objectieve lid aan tafel, naast de doorgaans inhoudelijk gedreven managers met eigen plannen en belangen. Hierdoor kunnen de managers zich vooral op de inhoud van het portfolio richten. Daarnaast kan de portfoliomanager waar nodig onafhankelijk meedenken bij inhoudelijke dilemma’s, bijvoorbeeld als er gekozen moet worden tussen twee hele verschillende maar hele waardevolle programma’s.
Vormgeven van de informatiestroom
Professioneel portfoliomanagement valt of staat met een goede informatiestroom. Het gaat dan om actuele en volledige informatie over elementen als projectvoortgang, uitputting van capaciteit en financiën en de realisatie van de strategische doelen. De portfoliomanager speelt hierin een centrale rol. Hij of zij stelt de juiste vragen, achterhaalt de nodige informatie, voert analyses uit en geeft adviezen. Het gaat dan om vragen als: hoeveel projecten en programma’s zijn er momenteel in uitvoering en welke staan er op de ‘parkeerplaats’ te wachten? Hoe verloopt de uitputting van geld en capaciteit binnen het portfolio en is dit in lijn met de planning en de begroting? En in hoeverre zijn we met het geheel aan projecten en programma’s onze strategische doelen aan het realiseren?
Beheren van een portfoliomanagementtool
Afwijkingen en risico’s ten aanzien van het portfolio moet je op tijd kunnen signaleren. Idealiter heeft de portfoliomanager daarvoor toegang tot een portfoliomanagementtool. Eén waarin belangrijke elementen bij elkaar komen en, met een druk op de knop, real live inzichtelijk worden in overzichtelijke rapportages en dashboards. Ook handig ter verantwoording richting bestuur en anderen.
Bewaken van een eenduidige aanpak van projecten en programma’s
Voor een succesvol portfolio is het essentieel dat de uitvoering van de projecten en programma’s binnen de organisatie op één en dezelfde manier plaatsvindt. Hier kan de portfoliomanager een belangrijke rol in spelen. Hij of zij is deskundig op het gebied van project- en programmamanagement en kan teams waar nodig coachen. Niet op inhoud, maar op proces. Bijvoorbeeld door het aanreiken van tools zoals het project en programma canvas. Of door het geven van trainingen. Maar ook door tussentijds mee te denken met een projectleider en opdrachtgever wanneer een project vastloopt. Bijkomend voordeel is dat de portfoliomanager hierdoor feeling krijgt bij het operationele niveau van portfoliomanagement; de praktische uitvoering van de projecten en programma’s.
Tien succesfactoren
Wij hebben een whitepaper geschreven over de grondbeginselen van succesvol portfoliomanagement. Een portfoliomanager inzetten is één van de succesfactoren. Aan de hand van tien succesfactoren en praktijkcases heb je praktische handvatten om er zelf mee aan de slag te gaan. Download het whitepaper hieronder.
Hoe is portfoliomanagement bij jouw organisatie geregeld?
In deze reeks van drie blogs ben ik ingegaan op de vereiste rollen bij portfoliomanagement: het bestuur, het management (portfoliotafel) en de portfoliomanager. Tegelijkertijd staat portfoliomanagement nog altijd bij veel publieke organisaties niet op de agenda of staat het nog in de kinderschoenen. Ik ben dan ook benieuwd of en hoe het bij jouw organisatie is geregeld.
Kun je lessen trekken uit deze blogs of zie je juist een andere rolverdeling beter werken in de praktijk? Ik praat er met plezier een half uurtje met je over in een eerste digitale kennismaking. Stuur mij een berichtje en ik neem snel contact met je op.
