Ik sprak met verschillende opgavemanagers in den lande, zij hadden een duidelijke boodschap: er is niet één gouden formule voor het werken aan opgaven. Vanuit een opgavegerichte gedachte, is dit natuurlijk ook logisch. Een maatschappelijke opgave speelt zich af in de leefwereld, en deze leefwereld is voor elk vraagstuk weer anders én verandert continu.
Toch merken we dat er behoefte is aan richting en visie bij het werken aan opgaven, zonder dat er een vastomlijnd plan gevolgd dient te worden. Geen stappenplan, maar wel een inzichtelijk leidraad: wat komt erbij kijken als je een opgavegerichte aanpak hanteert? En aan welke aspecten moeten we denken of op investeren passend bij de aard van de opgave?
Wij zijn ervan overtuigd dat voor een goede opgavegerichte aanpak de dynamiek tussen de inhoud van het vraagstuk en de aanpak ervan onlosmakelijk met elkaar verbonden moeten zijn. Aangezien opgaven niet in een vacuüm bestaan, maar onderdeel zijn van een wereld die continu aan verandering onderhevig is, verandert de opgave dus ook continu. Daarom is het belangrijk om niet eenmalig de inhoud van het vraagstuk te verkennen, maar dit te blijven doen en hier een adaptieve aanpak op te organiseren. Dus, de inhoud van de opgave geeft richting voor de aanpak ervan, en als het goed is zet de aanpak van een opgave de inhoud ervan weer in beweging.
Opgavelemniscaat
Wij stellen daarom dat er bij een opgavegerichte aanpak continu sprake zou moeten zijn van de wisselwerking tussen de twee elementen in de zojuist beschreven dynamiek: onderzoeken van de inhoud van de opgave en de aanpak van de opgave vormgeven op een manier die bij de inhoud van de opgave past. Deze continue dynamiek verbeelden we daarom aan de hand van de vorm van een lemniscaat die de wisselwerking tussen inhoud en aanpak van opgaven weergeeft. Het opgavelemniscaat maakt je bewust van waar je staat in het continue proces van het werken aan opgaven, en helpt je hier met collega’s, stakeholders buiten en inwoners het gesprek over te voeren.
Inhoud
De linkerkant van het lemniscaat gaat over de inhoud van de opgave. Een opgave begint altijd met een bepaalde urgentie. Het doorgronden van het achterliggende vraagstuk of de behoefte van de inwoner of gebruiker, geeft inzicht in de aanpak en de randvoorwaarden waarbinnen de opgave het beste kan worden bediend.
Aanpak
De rechterkant van het opgavelemniscaat verbeeldt de aanpak van de opgave. Hier gaat het over welke activiteiten er worden verricht die bijdragen aan de opgave. Ook gaat het over de randvoorwaarden in de organisatie en samenwerking in de opgave. Wat moet er ‘goed geregeld’ zijn zodat de opgave écht centraal kan staan?
Elk gekleurd vakje uit het opgavelemniscaat omvat een thema met een uitgangspunt, waarvan wij overtuigd zijn dat het een onmiskenbare rol speelt bij het werken aan opgaven en dus aandacht verdient.
- Inhoud begrijpen
De maatschappelijke opgave staat centraal. Deze bepalen we buiten. Idealiter samen met onze maatschappelijke partners. - Inzoomen op de eigen context
We onderzoeken hoe de opgave zich specifiek binnen de context van onze regio manifesteert. - Verleden kennen
We kennen het verleden van de inhoud en aanpak van de opgave en nemen de lessen hieruit mee naar het nu. - Persoonlijke motivatie & bijdrage
We geloven dat mensen de sleutel zijn tot de verkenning van de inhoud en aanpak van de opgave. Er is daarom ruimte voor en gesprek over de persoonlijke motivatie en ontwikkeling van onze professionals tijdens het werken aan de opgave. - Wendbaar & weerbaar zijn
We blijven anticiperen op ontwikkelingen die invloed hebben op de opgave. Wanneer deze ontwikkelingen belangrijk zijn voor de opgave, dan houden we hier rekening mee. - Verkennen & leren
Onze rol in de opgave is helder en stemmen we af samen met andere relevante maatschappelijke partners voor de opgave. - Samenwerken
We werken samen vanuit onze verschillende kwaliteiten. Steeds weer op zoek naar oplossingen. Samen maken we het mogelijk. - Strategie & aanpak bepalen
Onze strategie is passend bij de opgave. Afhankelijk van wat nodig is, kiezen we steeds weer de meest passende aanpak en werkvormen. Werkende weg bepalen we wat eerst moet en later kan. Het is voor iedereen helder wat prioriteit heeft en waarom. Het zijn onze gezamenlijke prioriteiten. - Ambitie & doelstellingen formuleren
We beschrijven en verbeelden de ambitie met betrekking tot de maatschappelijke opgave inspirerend en herkenbaar, zo dat velen zich er samen voor willen inzetten. - Organiseren
We maken de vertaling van wat de opgave nodig heeft naar onze eigen organisatie. Rondom elke opgave maken we afspraken over ieders rol en verantwoordelijkheden. Sturing gebeurt in samenspel tussen (ambtelijk en bestuurlijk) opdrachtgever en opdrachtnemer. - Monitoren & evalueren
Al doende komen we erachter wat werkt. Wij leren in en van de praktijk. We houden elkaar scherp en maken elkaar beter door relevante ontwikkelingen te monitoren en regelmatig te evalueren. - Communiceren
Samen met collega's, inwoners en maatschappelijke partners realiseren wij resultaten. We betrekken de betrokken stakeholders actief en delen regelmatig de successen.
De dynamiek tussen inhoud en aanpak van de opgave, die het opgavelemniscaat weergeeft, kan ook schuren of ongemakkelijk voelen in een opgaveproces. Want omgaan met complexiteit en de veranderende dynamiek van opgaven passen niet altijd in de wereld die in organisaties vaak centraal staat: namelijk die van duidelijkheid, een plan, beheersing en efficiëntie. Toch stellen wij dat deze dynamiek tussen inhoud en aanpak van de opgave een continue pad mag zijn dat wordt bewandelend in het werken aan opgaven. En hoe veranderlijker het vraagstuk, des te vaker doorloop je de dynamiek van inhoud en aanpak. Deze wendbare manier van werken is wat ons betreft de enige manier om met de complexiteit in maatschappelijke vraagstukken om te gaan.
Hoe we dit inzetten in de praktijk – Opgavesprints en de Opgave Expeditie
Het opgavelemniscaat is inmiddels onderdeel geworden van onze toolkit bij het werken aan opgaven met en bij onze opdrachtgevers. Aan alle twaalf de thema’s zijn vragen en opdrachten met bijbehorende werkvormen gekoppeld waarmee we organisaties, teams en individuen helpen reflecteren op het (samen)werken aan de opgaven waar zij een bijdrage aan leveren. In de praktijk zien we dat het andere soort gesprekken op gang brengt en het ongemak en de onwetendheid in dit soort processen weet te duiden en productief weet te maken. In startgesprekken, het verkennen van de opgave, maar ook tijdens de uitvoering van opgaven.
Opgavesprints
We begeleiden teams bij het werken aan opgaven onder andere door opgavesprints te faciliteren. Hierin wordt de inhoud en aanpak van de opgave in verschillende iteratieve stappen verkend. Vaak beginnen we met een opgave geformuleerd als een thema of zinsnede uit bijvoorbeeld een bestuurs- of coalitieakkoord, en eindigen we na drie à vier dag(del)en met een rijk beeld (zowel beleving als feiten) van de opgave, een inventarisatie van wat hier al over bekend is, wat nog te onderzoeken is, en een plan voor de aanpak en randvoorwaarden die nodig zijn bij de realisatie van de opgave. En nog belangrijker: deze opgavesprints geven we niet alleen vorm met medewerkers, maar ook met inwoners of partnerorganisaties in de regio.
Opgave Expeditie
Ook hebben we de Opgave Expeditie ontwikkeld, een interactieve workshop waarin je met een team de opgave waar jij aan werkt verder ontdekt aan de hand van de twaalf thema's in het opgavelemniscaat. In de Opgave Expeditie durven we voorlopige conclusies te trekken en op basis hiervan een eerste stappenplan te maken die jou heel concreet verder helpt bij het werken aan de opgave. Je kunt deze workshop doen wanneer je net start met de verkenning van een opgave, maar ook als je hier al ruime tijd aan werkt.
Aan alle twaalf de thema’s zijn vragen en opdrachten met bijbehorende werkvormen gekoppeld waarmee we organisaties, teams en individuen helpen reflecteren op het (samen)werken aan de opgaven waar zij een bijdrage aan leveren.
Vragen die onderdeel van de Opgave Expeditie zijn, zijn bijvoorbeeld: ‘Waar in het landschap of in de regio zie je deze opgave terug? En wat zie je dan?’, ‘Omschrijf een moment waarop jij de urgentie van dit vraagstuk hebt ervaren’ of ‘Wat doet het met de opgave als we (meer gaan) samenwerken?’. We hebben juist gekozen voor vragen die specifiek genoeg zijn zodat ze richting geven gedurende het proces van samenwerken aan de opgave, maar niet sturen in de precieze aanpak van de opgave. Steeds hebben we gekozen voor een bijpassende verwerkingsvorm, waarbij je niet alleen over de opgave nadenkt, maar deze ook beleeft. Alles met als doel om jullie (team van betrokkenen rondom een opgave) te helpen om het maatschappelijke vraagstuk écht centraal te stellen en elkaars perspectieven hierop verder te leren kennen en verdiepen.
Lees meer over hoe we de opgavesprints hebben ingezet bij Gemeente Horst aan de Maas. Ben je geïnteresseerd hoe de Opgave Expeditie van waarde kan zijn in jouw opgaveteam of organisatie, of wil je meer weten over de Opgavesprints? Neem dan contact met ons op.
