Een transitie brengt naast kansen ook chaos, risico’s en uitdagingen met zich mee. Door de onvoorspelbaarheden ontstaat er behoefte aan structuur en organisatie. Zoals is gebleken bij eerdere transities, bijvoorbeeld bij de decentralisaties in het sociaal domein en de overgang naar de OV-chipkaart, is samenwerking noodzakelijk om de opgaven aan te pakken. Een programma-aanpak biedt grip bij het organiseren van complexe samenwerking in een onzekere opgave.
Wat is programmatisch werken?
Een programma is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het nastreven van bepaalde doelen die bijdragen aan het verwezenlijken van de strategie van de organisatie. Een programma heeft een aantal specifieke kenmerken, die in onderstaand figuur staan weergegeven.
Het inrichten en uitvoeren van een programma vereist zorgvuldige afstemming met alle betrokkenen. Afspraken over de inhoud, organisatie en governance moeten worden vastgelegd in een programmaplan. Doordat alle betrokkenen heldere verwachtingen hebben over het programma en hun eigen rol en betrokkenheid, creëer je rust. Die rust is nodig om genoeg ruimte te bieden aan het team dat met de opgave aan de slag gaat.
Hoe te starten?
Bij complexe, doelgerichte en urgente opgaven die meerdere groepen mensen of organisaties raken, wordt vaak gekozen voor een programma-aanpak. De start is hierbij essentieel. Besteed aan het begin van het programma altijd tijd aan het bepalen van de inhoud: Wat wil je met elkaar bereiken, waarom en wat heb je hiervoor nodig? Hoewel dit klinkt als een open deur, wordt door de urgentie van opgaven vaak overhaast gestart met het ‘doen’ terwijl de ambities en doelen nog onvoldoende helder zijn. Ook gaat het bij de start van programma’s al snel over randvoorwaarden zoals budget, tijd en vorm van samenwerking. De inhoud van een programma is echter leidend voor de verdere programmaorganisatie, besturing en besluitvorming.
Het Program Canvas – die mede door TwynstraGudde is ontwikkeld – is een manier om snel en in dialoog tot de kern van een programma te komen en deze op één A3 te beschrijven. Het werken met het Program Canvas biedt veel voordelen: een snelle start, waarbij alle belangrijke bouwstenen van een programma worden besproken, in een pragmatische aanpak met verschillende stakeholders.
En hoe dan verder?
Zodra het programma is ingericht zijn besturen, beslissen, organiseren, samenwerken en leidinggeven belangrijke thema's in programmamanagement. Door deze thema's in samenhang te managen en samenwerking op de juiste wijze te organiseren, kun je doelen door middel van een programma op een slimme, snelle en efficiënte manier realiseren.
