Train onze programmamanagers - in teamverband - in de tools Programmacanvas en het Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN), om daarmee vervolgens sessies te begeleiden.
Werksessies begeleiden
De deelnemers kunnen een werksessie programmacanvas en DIN begeleiden, inclusief de voorbereiding daarvan (al tijdens de training gestart).
Geleerde in praktijk
Bijna alle deelnemers hebben tussen de trainingsdagen door het geleerde in de praktijk gebracht en hun leerervaringen gebruikt om verder te professionaliseren.
Teamgevoel vergroot
Het teamgevoel is vergroot. Samen kennis ontwikkelen betekent een bundeling van kennis van TwynstraGudde en die van de provinciale medewerkers.
Train de trainer(s)
De provincie Zuid-Holland heeft een professioneel team Proces- en Programmamanagement dat bestaat uit ongeveer 60 medewerkers. Zij helpen collega’s door de hele organisatie die deze methodes willen inzetten in hun werk. Een goede programmamanager denkt doelgericht, is niet verliefd op inspanningen, maar wil doelen realiseren waar die inspanningen aan bijdragen. Iemand die zich niet richt op één oplossing, maar - met een sterke veranderstrategie - over de materie heen kijkt. Een goede programmamanager realiseert de gewenste verandering samen met collega’s van verschillende afdelingen (en vaak zelfs in samenwerkingen over de organisatiegrenzen heen), bundelt kennis en inzichten en koppelt die aan de doelen van het programma.
De programmamanagers van de provincie worden steeds vaker gevraagd samenhang in de opstartfase van programma’s te brengen of de scope van nieuwe programma’s goed te helpen duiden. Met het oog daarop hebben we bij de provincie een incompany training verzorgd voor een groep programmamanagers uit het professionele team, aangevuld met een groep facilitatoren. We hebben ze (1) tools geleerd, (2) geleerd een goede intake te doen en (3) geleerd adequaat de sessie te organiseren en te houden met duo begeleiders die elkaar aanvullen.
De trainers koppelen hun eigen professionele overtuiging en ervaringskennis supersterk aan de behoeften uit de groep. Wat luisteren zij goed!
Boudewijn SwartStrategisch adviseur, provincie Zuid-Holland
Professioneel starten van programma
De training hebben we verdeeld over twee trainingsdagen en een terugkomdag, binnen een half jaar. In deze korte tijd hebben we de deelnemers meegenomen in het gedachtegoed van programmatisch werken. We hebben ze onder andere geleerd hoe zich beter voor te bereiden op het begeleiden van (startende) programmateams. Daarvoor namen we de deelnemers mee in het eigen maken van de tools Programma Canvas en het Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN). Deze zijn heel praktisch toepasbaar en snel te leren. Het gaat enerzijds om de juiste vragen stellen, goed luisteren en doelen en middelen uit elkaar houden. Anderzijds hebben we tijdens de training veel aandacht besteed aan het samenstellen van evenwichtige duo’s, waarvan de één zich richt op de inhoud en de ander op proces en groepsdynamiek. Zo gaven we de deelnemers voldoende bagage mee, waarmee ze - beter dan voorheen – kunnen optreden als begeleider van werksessies om collega’s binnen de provincie te helpen een Programma Canvas of DIN te maken voor hun opgaven.
Naast individueel leren was een belangrijk neveneffect dat de collega’s van elkaar en elkaars ervaring konden leren. Dit gezamenlijke leren werkte zeer positief voor het gehele team begeleiders en heeft het teamgevoel versterkt. De collega’s leerden elkaar beter kennen en weten elkaar vanaf nu nog beter te vinden voor uiteenlopende opgaven. De begeleidersgroep deelt verworven kennis en ervaringen zelf regelmatig met het hele team Proces- en Programmamanagement.
Follow-up
Ongeveer drie maanden na de training, en dus ook na toepassing in de praktijk, hebben we een follow-up-bijeenkomst georganiseerd. Samen met alle deelnemers stonden we stil bij praktijkervaringen (wat werkte wel/niet, gebruikte materialen uit de praktijkcases) en hebben we de kennis en vaardigheden van de programmamanagers nog verder verdiept. Daarbij stonden we stil bij hoe het professionele team deze nieuwe dienstverlening krachtig en herkenbaar in de organisatie kan neerzetten en wat nodig is om de kwaliteit continu te verbeteren.
