Een portfolio is een geheel van processen, projecten, programma’s en andersoortige activiteiten. Portfoliomanagement helpt om hier keuzes in te maken: wat doen we nu, later of niet (meer)? In meerdere werksessies hebben wij de principes van portfoliomanagement uitgelegd. En samen met het management en diverse adviseurs van de organisatie hebben we het portfolio voor de komende tijd bepaald.
Integraal samenwerken
Onder de VOG vallen in totaal 26 scholen. Daarnaast is er een centraal Servicebureau, dat onder andere zorg draagt voor financiën, ICT en HR. De VOG is een ambitieuze organisatie met strategische doelen op het gebied van onderwijskwaliteit en de arbeidsmarkt. Er lopen veel projecten en activiteiten, die daaraan bijdragen. De organisatie heeft de wens om daarin meer integraal samen te werken, beter van elkaar te weten wat er speelt en wat de samenhang is tussen de diverse activiteiten.
Doelen-Inspanningen-Netwerk zorgt voor overzicht en samenhang
Samen met het projectteam hebben we een Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) opgesteld. We hebben relaties gelegd tussen de strategische doelen en de concrete activiteiten, die daaraan bijdragen. Zo ontstond een totaalbeeld van wat de organisatie de komende tijd wil bereiken en wat daarvoor gedaan moet worden. Dit resulteerde in vier strategische doelen, veertien concretere baten en enkele tientallen activiteiten. Zonder dat dit in beton gegoten is, zorgt het voor meer overzicht, focus en houvast voor het management en de medewerkers.
Portfoliomanagement helpt om prioriteiten te stellen
Met alle grote opgaven in het onderwijs is het ook voor de VOG zaak om prioriteiten te stellen. Welke projecten starten we nu, later of misschien wel helemaal niet meer op? Maar hoe maak je hier keuzes in als je grote ambities en uiteenlopende projecten en belangen hebt?
Portfoliomanagement zorgt ervoor dat het proces helder wordt en reikt tools en handvatten aan. Tijdens de sessies met het management en de adviseurs zijn we hierover in gesprek gegaan. Wat is portfoliomanagement? Hoe werkt het? En wat kan het de VOG brengen? Daarbij hebben we geoefend met het afwegen van echte projecten: 'In hoeverre willen en kunnen we dit nu starten?' Het zorgde voor wederzijds begrip en meer urgentie. De principes zijn dan ook omarmd en de organisatie is er klaar voor om hier vanaf dit jaar mee te werken.
Draagvlak en een gedeelde taal
De werksessies hebben onder meer geleid tot een gedeelde taal, bijvoorbeeld over het verschil tussen doelen en baten. Daarnaast is de zogenaamde ‘parkeerplaats’ in het leven geroepen. Hier worden minder urgente projecten geparkeerd tot er weer capaciteit is. Het doelen-inspanningen-netwerk en portfoliomanagement zorgen voor overzicht focus en houvast. Tot slot is er ook meer draagvlak binnen de organisatie ontstaan voor de principes van portfoliomanagement, zoals het integraal en kritisch bespreken en afwegen van nieuwe projecten. Een deelnemer van de werksessie zegt daarbij het volgende: 'Het Doelen-Inspanningen-Netwerk en portfoliomanagement zorgen voor overzicht, focus en houvast. Het wordt zichtbaar hoeveel we binnen de organisatie doen en bereiken en hoe alles met elkaar samenhangt. Maar het laat ook zien dat we keuzes moeten maken en ons daaraan moeten houden.'
De toegevoegde waarde van TwynstraGudde
Het opstellen van een Doelen-Inspanningen-Netwerk en het invoeren van portfoliomanagement zijn expertises van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis over en ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Dit helpt organisaties om inhoudelijk raakvlakken te zien en integraal te werken aan gezamenlijke doelen. Effectief portfoliomanagement zorgt voor meer overzicht, grip en sturing op de projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen.
Wij hebben een whitepaper geschreven over de grondbeginselen van succesvol portfoliomanagement. Aan de hand van tien succesfactoren en praktijkcases heb je praktische handvatten om er zelf mee aan de slag te gaan. Download hieronder het whitepaper.
