Meer impact met een gezamenlijke interim-aanpak

Binnen de gemeente Almere werkt het Interimbureau Almere (IBA) aan uiteenlopende projecten en veranderopgaven in de stad. Sinds oktober 2024 is het IBA bovendien uitgebreid met een eigen interne interim-pool. Die ontwikkeling bracht nieuwe vragen met zich mee. Wat betekent interimmanagement eigenlijk binnen Almere, en hoe zorg je dat de interim-managers vanuit dezelfde basis werken?

'We zagen dat er veel interim-managers van buiten werden ingehuurd', zegt afdelingsmanager IBA Rutger Moree. 'Met een interne pool kunnen we mensen inzetten die de organisatie kennen, de mensen, de systemen, en de manier van werken. Maar dan moet je wel met elkaar bepalen: wat verstaan wij onder goed interimmanagement?'

Gedeeld vertrekpunt

Het IBA vervult binnen de gemeente een brede rol. Vanuit het bureau worden project-, programma- en procesmanagement ingezet voor de hele organisatie, bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van een hightech campus in het stadscentrum, de borging van een Engelse bommenwerper uit de Tweede Wereldoorlog en de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Daarnaast vervullen interim-managers in de nieuwe interim-pool tijdelijke lijnrollen met een duidelijke veranderopdracht. Denk aan het vanuit de lijn begeleiden van de afdeling Stadsruimte naar een toekomstbestendige inrichting of het positioneringsvraagstuk van bestuursondersteuning, voorbereidend op de aankomende collegewissel binnen de afdeling Bestuur, Veiligheid & Leefbaarheid. 

De interim-pool bestaat nu uit vijf ervaren managers met verschillende achtergronden. Juist die diversiteit maakte het nodig om het vak gezamenlijk te duiden, vertelt Rutger. 'Over management zijn boekenkasten volgeschreven, maar de literatuur over interimmanagement is dun gezaaid. Daarom ben ik gaan denken: hoe geven we dit vak samen vorm, zodat we niet vijf manieren van werken hebben, maar één gedeeld vertrekpunt?'

Sterke combinatie

Om die vraag te beantwoorden, besloot Rutger TwynstraGudde in te schakelen. 'Ik kende Meryem Karaaslan-Kilic en wist dat zij ervaring heeft als gemeentesecretaris én als directeur van TwynstraGudde Interim Management en Executive Search (TGIMES). Zij begrijpt daardoor zowel de gemeentelijke context als het interim-vak', vertelt Rutger. Liesbeth Kronshorst, eveneens partner bij TGIMES, vult aan: 'Waar Meryem gemeenten in hun politiek-bestuurlijke dynamiek en de werking van gemeentelijke organisaties goed kent, richt ik mij meer op ontwikkelvraagstukken rondom (interim-)management. Zo vormen we een sterke combinatie.'

De uitdaging van het IBA paste goed bij de expertise van de interim-tak van TwynstraGudde. Liesbeth: 'We bemiddelen niet alleen in opdrachten, maar leveren ook schaduwmanagement: hoe start je een opdracht goed op, hoe voer je gesprekken met de opdrachtgever, en hoe kun je echt van toegevoegde waarde zijn?' Samen met Meryem, Rutger en een van de interim-managers stelde ze een traject op maat samen. Geen standaardprogramma, maar een gezamenlijk ontwikkelde leerweg waarin ruimte was voor de specifieke behoeften van het team.

Elkaar versterken

Het traject begon met twee teamsessies, vertelt Liesbeth. In de eerste bijeenkomst stond de identiteit van de interim-pool centraal: hoe werk je samen en welke rol vervult de pool binnen de gemeente? 'Daar kwamen mooie gesprekken uit. Het is zeldzaam dat je bewust de tijd neemt om stil te staan bij wie je bent als team en wat je samen wil betekenen voor de organisatie.'

De tweede teamsessie richtte zich op de mensen zelf. Interim-managers presenteerden hun persoonlijke verhaal, talenten en drijfveren. Liesbeth: 'In de praktijk gaat het vaak over de inhoud van het werk, maar minder over wie je bent, waar je energie van krijgt en wat jouw signatuur is als interim-manager.' De bijeenkomst vergrootte het inzicht in elkaars kwaliteiten en maakte duidelijk waar teamleden elkaar kunnen versterken. 'Die twee eerste sessies zijn voor de teambuilding heel waardevol geweest. Ze gingen echt over het team zelf', geeft Rutger aan. 

Verdieping van het vak

De volgende stap was het verdiepen van het vak. 'Het bijzondere aan een interim-klus is dat er altijd een verandervraag bijkomt', zegt Rutger. 'Je moet situaties snel kunnen doorgronden en de juiste diagnose stellen. Daarom vonden we dat organisatie- en veranderkunde in de toolkit van iedere interim-manager thuishoren.' Deze thema’s kwamen in het traject aan bod tijdens opleidingsdagen, verzorgd door ervaren adviseurs van TwynstraGudde. Liesbeth: 'Het adviesbureau heeft natuurlijk veel kennis in huis op dit gebied. Door TwynstraGudde adviseurs zijn masterclasses organisatiekunde en veranderkunde verzorgd. Het leuke was dat aan deze opleidingsdagen ook interim-managers uit ons netwerk deelnamen. Dat verbreedt de blik. Hoewel het maar twee losse opleidingsdagen waren, hebben we veel thema’s aangestipt en kennis opgefrist of aangevuld. Juist door samen inhoudelijke vraagstukken vast te pakken, te verkennen en te verdiepen, komt er beweging op gang.'

Community voor managers

Om uitwisseling en reflectie te stimuleren, konden de interim-managers aansluiten bij bijeenkomsten van de Management Community van TwynstraGudde. Deze community is bedoeld voor (interim-)managers uit verschillende organisaties en met uiteenlopende ervaring, om samen actuele managementthema’s te verkennen. Tijdens de bijeenkomsten stonden onderwerpen centraal als moreel beraad, het omgaan met complexe persoonlijkheidsdynamiek of vraagstukken rond diversiteit en inclusie.

Volgens Rutger was dat een waardevolle aanvulling. 'Voor onze interim-pool was het een leuke bijkomstigheid om inspiratiesessies te kunnen volgen in een bredere setting. Het gaf een kijkje in een wereld die anders gesloten blijft.' De uitwisseling met professionals van buiten de gemeente zorgde voor nieuwe perspectieven en hielp om het eigen werk in een bredere context te plaatsen.

Liesbeth ziet dat als een belangrijk onderdeel van het vak. 'Juist in deze tijd is het goed om de breedte op te zoeken. Het gaat niet meer alleen om je eigen organisatie, maar om het grotere geheel waarin je samenwerkt. Als gemeente werk je continu samen met andere partijen, bijvoorbeeld in de zorg of het onderwijs. Dan helpt het om verschillende invalshoeken te zien en van elkaar te leren.'

Blijven leren

De kracht van het traject lag in de gezamenlijke aanpak en het maatwerk, vinden Rutger en Liesbeth allebei. Rutger: 'Het was niet one-size-fits-all, maar iets wat we samen, stap voor stap, verder hebben ontwikkeld.' Die manier van samenwerken maakte het traject gaandeweg steeds beter, vindt Liesbeth. 'Rutger is heel open en altijd benaderbaar. Als je een traject ontwikkelt dat over leren gaat, is het fijn als je het ook echt samen kunt vormgeven. Doordat je elkaar steeds beter leert kennen, kun je mooiere dingen bereiken.' 'De kunde en het enthousiasme die Liesbeth en Meryem inbrachten in dit niet-alledaagse traject heeft daar ook in grote mate aan bijgedragen', aldus Rutger. 

Het belangrijkste resultaat is volgens Rutger dat er nu gedeelde uitgangspunten zijn voor de interim-pool. 'Het heeft geholpen om een gemeenschappelijk kader te creëren en scherp te krijgen wat ons vertrekpunt is.' Tegelijkertijd benadrukt hij dat het werk nooit af is. 'Zo’n kader moet blijven doorontwikkelen. Het is nu aan de interim-pool zelf om te bepalen wat er nodig is om verder te groeien. De teamsessies hebben een mooie basis gelegd voor reguliere ontmoetingsmomenten van de interim-pool. Dat is de plek waar die afweging plaatsvindt.' Vanuit zijn achtergrond in interimmanagement en consultancy blijft hij daarbij bewust zoeken naar scherpte. 'Het past bij mijn rol om af en toe mee te kijken: waar kan het beter, sneller of anders? Die houding hoort ook bij het IBA: blijven leren en blijven verbeteren.'

Meer weten?

Vanuit TwynstraGudde Interim Management en Executive Search ondersteunen wij organisaties met managementadvies, interimmanagement en executive search bij het versterken van hun leiderschap en het realiseren van duurzame verandering. Zo maken we blijvend impact, nu én in de toekomst.