Juist bij organisaties die, net als ODC-Noord, al enige tijd bezig zijn met portfoliomanagement, ontstaan regelmatig de vragen: wat kan er beter en waar liggen kansen voor doorontwikkeling van portfoliomanagement? Voor het beantwoorden van dit soort vragen ontwikkelde we een volwassenheidsscan portfoliomanagement. Marten Baaij, adviseur portfoliomanagement, was nauw betrokken bij de ontwikkeling van deze scan en vertelt er meer over.
'Als een organisatie start met portfoliomanagement, dan is er een duidelijk beginpunt. Je moet dan werken aan het draagvlak binnen de organisatie, aan de slag gaan met het ontwerp en benodigde overzicht creëren. Maar als een organisatie al een tijd bezig is met portfoliomanagement en verdere verbetering wil aanbrengen, dan is het antwoord niet eenduidig. Dan is er maatwerk nodig. Je moet onderzoeken wat er allemaal goed gaat, waar dingen beter kunnen. Kortom, je moet weten waar de organisatie staat.'
Gestructureerde inventarisatie
Het volwassenheidsmodel van TwynstraGudde maakt een onderverdeling in zes hoofdelementen (zie afbeelding):
Afbeelding: volwassenheidsmodel met zes elementen
Aan de hand van deze elementen zetten we een vragenlijst uit bij zo'n 10 tot 14 sleutelfiguren binnen ODC-Noord. Bij ieder van de zes elementen horen criteria waarop deelnemers scores invulden, al dan niet vergezeld van een toelichting op die score. Op basis van dit beeld werden interviews gehouden met alle sleutelfiguren. Tijdens die gesprekken werden opvallende scores en onderlinge verschillen uitgediept om tot een helder beeld van de huidige situatie te komen.
Afbeelding: voorbeeld uitkomst portfoliomanagement Volwassenheidsscan
In relatief korte tijd ontstond een beeld van waar de organisatie stond met haar portfoliomanagement. We vatten dit beeld samen, voegde haar eigen inzichten toe, en koppelde dit alles terug tijdens een werksessie. Het doel van deze sessie was om met elkaar vast te stellen op welke punten verbetering of aanscherping mogelijk was.
Resultaat op verschillende niveaus
Marten blikt terug op een actieve en intensieve sessie. 'Een van de belangrijke vragen die aan bod kwam ging over de scope van het portfoliomanagementproces. Moet alles onder portfoliomanagement worden gevoegd, of beperken we ons tot de projecten die het meest bijdragen aan onze strategische prioriteiten?'
Andere vragen gingen over de rollen, posities en het gedrag van mensen in het portfoliomanagement. Hoe zorgen we ervoor dat alle afdelingen zich onderdeel voelen van deze aanpak, en hoe zorgen we ervoor dat afdelingen niet het gevoel krijgen dat ze er meer insteken dan dat ze eruit halen? En hoe zorgen we ervoor dat iedereen zich aan de afspraken houdt?
Spiegel toont de kansen
Johan Bosma, portfoliomanager bij ODC-Noord, concludeerde na afloop dat het zeer waardevol was om door een buitenstaander een spiegel voorgehouden te krijgen. 'Het juiste beeld van onze organisatie werd getoond. En dat beeld werd door iedereen – ook de afdelingshoofden –herkend en geaccepteerd. Dat dit in zo'n korte tijd lukte, is heel knap.'
Het resultaat is dat ODC-Noord nu in één oogopslag kan zien waar de organisatie staat en waar ze naartoe wil, kan of zou moeten. 'We weten voor de komende tijd waar de kansen voor doorontwikkeling liggen en waaraan we willen werken.'
Waarom TwynstraGudde
Met de volwassenheidsscan hebben we een effectief instrument in handen om organisaties verder te helpen die al enige tijd met portfoliomanagement werken. Het is een snelle methode om inzichtelijk te maken waar een organisatie staat en waar de kansen liggen voor verbetering en verdere doorontwikkeling. Door onze inhoudelijke kennis en ervaring met verschillende projecten en programma’s in te brengen helpen wij organisaties verder. Effectief portfoliomanagement zorgt voor meer overzicht, grip en sturing op de projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen.
