Een stap verder met portfoliomanagement
Binnen de afdeling Portefeuillemanagement werkte de sectie Regie al actief aan aanbrengen van strategische focus en het vergroten van overzicht en inzicht in de werkvoorraad. Daarmee was de vraag aan ons dan ook niet om portfoliomanagement te introduceren, maar juist om de volgende stappen te zetten met prioriteren en sturen van de portefeuille.
Marten Baaij, adviseur portfoliomanagement, signaleert al langere tijd dat organisaties behoefte hebben aan een verder toegespitste inzet van portfoliomanagement. 'Organisaties die al enige tijd met portfoliomanagement werken, hebben vaak behoefte aan een deskundige blik van buiten op hun huidige aanpak. Daarom zetten wij in onze sessies een sterk theoretisch kader neer: dit geeft iedereen dezelfde taal en toont de knoppen waaraan je als organisatie kunt draaien.'
Volwassenheidsmodel portfoliomanagement
TwynstraGudde ontwikkelde hiervoor een volwassenheidsmodel dat portfoliomanagement op een heldere manier uitsplitst in zes hoofdelementen (zie afbeelding):
Afbeelding: portfoliomanagement Volwassenheidsmodel
Marten licht toe: 'Deze zes elementen helpen niet alleen om duidelijk te maken wat portfoliomanagement is, maar ook om snel te zien hoe een organisatie ervoor staat. Door elk element langs te gaan en te kijken hoe dat bij de organisatie geregeld is, krijg je een helder beeld van wat goed gaat en wat beter kan.'
Afbeelding: voorbeeld uitkomst portfoliomanagement Volwassenheidsscan
Strategisch niveau
We organiseerden samen met het Rijksvastgoedbedrijf een eendaagse training gericht op strategische sturing. Twaalf sleutelfiguren uit verschillende afdelingen namen deel: mensen die door hun rol en positie samen overzicht hebben op de sturingsprocessen binnen de organisatie. Elk van de zes portfoliomanagement-elementen werd besproken en gekoppeld aan de situatie bij het Rijksvastgoedbedrijf. Dit gaf structuur aan het gesprek en zorgde voor een open uitwisseling van ervaringen.
Ondanks de complexe vastgoedcontext kwamen de deelnemers via het volwassenheidsmodel snel tot de kern van het sturingsproces en konden concrete verbeterpunten identificeren.
Inzicht én draagvlak
Vanuit het groepsproces kwam een aantal belangrijke inzichten naar voren die leidden tot een andere kijk op strategisch prioriteren. Zo ontstond een grotere nadruk op het prioriteren van portefeuilles in plaats van alleen individuele projecten, de eerste schets van een herijkt proces en het begin van een afwegingskader. 'Waarschijnlijk waren niet alle inzichten nieuw,' merkt Marten op. 'Maar het bijzondere was dat sleutelfiguren ze nu samen bespraken binnen het portfolioproces, gericht op het verbeteren van strategische prioritering. Dit zorgde voor direct draagvlak om met de resultaten aan de slag te gaan.'
Het Rijksvastgoedbedrijf had al ervaring met portfoliomanagement, waardoor een eendaagse sessie volstond om tot concrete doorbraken te komen. 'Je ziet echt de puzzel op zijn plek vallen,' aldus Henk van de Wetering, sectiehoofd Regie. 'Het heeft ons enorm geholpen in onze ontwikkeling en de mogelijkheid gegeven om gerichte vervolgstappen te zetten.'
Waarom TwynstraGudde
Het implementeren én het doorontwikkelen van portfoliomanagement is een van onze expertises. Ook bij complexe werkterreinen, zoals het beheren van Rijksvastgoed, weten wij onze inhoudelijke kennis over en ervaring met verschillende projecten en programma’s in te brengen. Door theorie en praktijk met elkaar te verbinden helpen wij organisaties verder. Effectief portfoliomanagement zorgt voor meer overzicht, grip en sturing op de projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen.
