Blogreeks Opgavegericht werken; stof tot nadenken

Onlangs maakte ik een rondje langs de velden bij een aantal gemeenten. Ik praatte met onder meer gemeentesecretarissen, programmamanagers en algemeen directeuren over hun ambities en uitdagingen rondom het opgavegericht werken. Tegenwoordig misschien wel hét trendwoord in de publieke sector. Maar waar gaat het nu precies over? En hoe pakken gemeenten dat aan? Ik licht je graag verschillende zienswijzen op het opgavegericht werken toe en geef ik je bijbehorende tips.

Toegevoegd door Anne Fransen op 17 november 2021

Er is niet één sluitende definitie te noemen, noch is er een stappenplan tot succesvol opgavegericht werken als organisatie. Als je daarvoor dit blog hebt geopend, dan moet ik je helaas teleurstellen…
Maar blijf zeker verder lezen, want volgens mij kunnen we juist leren van de verschillen in hoe gemeenten tegen opgavegericht werken aan kijken en hieraan invulling geven. Naar aanleiding van vijf bijzondere gesprekken deel ik een aantal tips vanuit de weerbarstige praktijk van deze gemeentelijke organisaties. Hopelijk zijn deze manieren van aanpak inspirerend of prikkelend voor jouw eigen context.

Geen eenduidige definitie, wel stof tot nadenken

Opgavegericht werken gaat volgens mij om een transitie naar een organisatie die haar inwoners zo goed mogelijk kan bedienen, sensitief is voor wat er in de maatschappij gevraagd wordt en hier wendbaar op in kan spelen. Een organisatie die zich zo organiseert dat de maatschappelijke opgave centraal staat en deze samen met burgers en partners aanpakt. Een ontwikkeling richting 'tweebenigheid'. Elke organisatie heeft haar eigen weg hierin, en zal ook altijd in ontwikkeling blijven. De organisatie, en daarmee de transitie naar opgavegericht werken, is dus ook nooit ‘af’, om de reden dat de wereld om de organisatie heen ook niet stilstaat.

Opgavegericht werken

Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden

Waar de ene gemeente sprak over een organisch proces van het gaandeweg en in kleine stapjes klaarstomen van de organisatie naar opgavegericht werken, beginnend bij jezelf en je eigen werk om zo collega’s te inspireren. Zo sprak een andere gemeente over het rigoureus veranderen van haar organisatiestructuur en het volledig overgaan tot het opgaven gestuurd werken, door eigenaarschap te verdelen en te organiseren op energie.

Ondanks de verschillen in zienswijze en aanpak zijn er vanuit deze gesprekken toch een aantal rode draden te benoemen die ik hieronder verder zal toelichten.

cijfers-voor-blog-01-2Experimenteren en leren bewegen in onzekerheid

In alle gesprekken kwam naar voren dat er tegenwoordig van overheidsorganisaties wordt gevraagd om (in) onzekerheid te organiseren. Er komen grote en complexe opgaven op de gemeente af, denk aan bijvoorbeeld de energietransitie, circulaire economie en digitalisering. Deze opgaven zijn vaak moeilijk te overzien, hoe kun je hier dan toch in sturen?

‘De wereld is groter geworden; alle grote opgaven komen bij je binnen, maar aan de andere kant ook kleiner geworden; alles moet dichtbij beschikbaar zijn.’
Algemeen Directeur gemeentelijke organisatie

Allereerst vraagt dit het leren omarmen van deze onzekerheid, het feit dat het nu eenmaal onoverzichtelijk en complex is, vraagt om bewustzijn en een lerende houding om te kunnen bewegen in die onzekerheid. En dat terwijl het werken aan concrete resultaten binnen afdelingen en domeinen zó in het DNA van de gemeente zit.                                                     
Hoe maak je ruimte voor experimenteren en leren wanneer je ook moet voldoen aan targets en te maken hebt met vaste verantwoordingsprocessen? En hoe doen we dat niet alleen, maar samen met de mensen, de partners die ertoe doen?

We bespraken dat blijven handelen in complexe opgaven of situaties het enige is wat je kunt doen om inzicht te krijgen in de probleemstructuur van de opgave. Wat naar mijn ervaring daarom goed werkt is: blijf, ondanks alle onzekerheid en complexiteit, wel experimenteren en kies een richting. Het systeem zal namelijk reageren op dit handelen waardoor je langzamerhand meer inzicht of grip krijgt op de complexiteit. Denk aan een willekeurig voertuig, daarbij geldt ook: je moet in beweging zijn om te kunnen (bij)sturen.

cijfers-voor blog-02Organiseren en prioriteren

Naast de complexiteit van de opgaven, was een ander veel voorkomend gespreksonderwerp de veelheid van opgaven die er op gemeenten afkomen. Alles aanpakken zorgt ervoor dat de beschikbare capaciteit aan mankracht, expertises en middelen versnipperd moet worden ingezet, terwijl juist het maximale nodig is om echt het verschil te kunnen maken. Dit vraagt dus om het stellen van prioriteiten en een bewuste inzet van de beschikbare middelen. Hierbij is het belangrijk dat je als bestuurlijke en ambtelijke organisatie eenzelfde beeld van de opgaven en de prioritering hebt.

Maar hoe kies je nu bewust voor welke opgaven nu het belangrijkst zijn?

 

‘We willen voorkomen een duizend-dingen doekje te worden.’
Hoofd regie & ontwikkeling gemeentelijke organisatie

Een goede manier om dit aan te pakken is door overzicht te creëren en te prioriteren in opgaven. Portfoliomanagement is een behulpzame methodiek bij het creëren van overzicht, het stellen van heldere prioriteiten en het krijgen van grip op alle projecten, programma’s en opgaven waar je als organisatie mee bezig bent.

cijfers-voor-blog-03-2Leren reflecteren

Oké, nu heb je overzicht gecreëerd en focus aangebracht, maar houd je als organisatie nu je vizier scherp op die buitenwereld, op die opgave? Het schiet zijn doel voorbij wanneer je je alleen intern beter organiseert om opgavegericht te kunnen werken. Dit vraagt reflectievermogen, reflectie op de rol die je als overheidsorganisatie pakt binnen een opgave. Is deze faciliterend aan inwoners die zelf aan zet zijn, eerder co-creërend of toch prestatiegericht om zo efficiënt resultaten te behalen?

‘Laten we onszelf als organisatie ondergeschikt maken aan de maatschappelijke opgaven. En van daaruit kijken: waarin kunnen we waarde toevoegen als overheid? En welke rol past daar dan bij?’
Programmamanager gemeentelijke organisatie

Mijn tips hierbij zijn; maak bewust een keuze wanneer en hoe je inwoners betrekt en welke rol jij hierin pakt als gemeente. Kijk dus kritisch naar wanneer en hoe je de buitenwereld betrekt. Besef je dat wanneer je burgers betrekt, hier ook verwachtingen bij komen kijken. Zorg ervoor dat de opgave eigen kan worden gemaakt door de partijen die je erbij betrekt, gedeeld eigenaarschap zorgt voor betrokkenheid. Elke opgave is weer anders en vraagt wellicht ook om een andere aanpak en rol vanuit jullie als gemeente. Wees hierop ook reflectief gedurende de opgave en pas waar nodig jouw rol als gemeente aan wanneer omstandigheden veranderen.

Creëer bijvoorbeeld vaste momenten van reflectie. Reflectie op de opgave, maar ook op jullie rol als gemeente hierin. Het kan namelijk erg behulpzaam zijn om eens uit te zoomen en niet te vervallen in standaardprocedures. Juist door af en toe even afstand te nemen van de opgave, krijg je er inzicht in en kun je weer verder aan de slag met the next best thing. Organiseer hiervoor bijvoorbeeld maandelijkse overleggen met een vast opgaveteam.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe de expertises van TwynstraGudde zoals portfoliomanagement, organisatieontwikkeling of programmamanagement je kan helpen bij de transitie van jouw organisatie naar opgavegericht werken? Of wil je meer weten over de organisatiescan om meer opgavegericht te werken? Bel of mail mij, ik maak graag kennis.

De volgende blogs in deze reeks gaan over de rol van portfoliomanagement in opgavegericht werken en over agile opgavegericht werken. Wil je deze als eerste ontvangen? Geef je hieronder alvast op.

 

 

Ik ontvang graag het vervolg

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.