Er is niet één sluitende definitie te noemen, noch is er een stappenplan tot succesvol opgavegericht werken als organisatie. Als je daarvoor dit blog hebt geopend, dan moet ik je helaas teleurstellen…
Maar blijf zeker verder lezen, want volgens mij kunnen we juist leren van de verschillen in hoe gemeenten tegen opgavegericht werken aan kijken en hieraan invulling geven. Naar aanleiding van vijf bijzondere gesprekken deel ik een aantal tips vanuit de weerbarstige praktijk van deze gemeentelijke organisaties. Hopelijk zijn deze manieren van aanpak inspirerend of prikkelend voor jouw eigen context.
Geen eenduidige definitie, wel stof tot nadenken
Opgavegericht werken gaat volgens mij om een transitie naar een organisatie die haar inwoners zo goed mogelijk kan bedienen, sensitief is voor wat er in de maatschappij gevraagd wordt en hier wendbaar op in kan spelen. Een organisatie die zich zo organiseert dat de maatschappelijke opgave centraal staat en deze samen met burgers en partners aanpakt. Een ontwikkeling richting 'tweebenigheid'. Elke organisatie heeft haar eigen weg hierin, en zal ook altijd in ontwikkeling blijven. De organisatie, en daarmee de transitie naar opgavegericht werken, is dus ook nooit ‘af’, om de reden dat de wereld om de organisatie heen ook niet stilstaat.
Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden
Waar de ene gemeente sprak over een organisch proces van het gaandeweg en in kleine stapjes klaarstomen van de organisatie naar opgavegericht werken, beginnend bij jezelf en je eigen werk om zo collega’s te inspireren. Zo sprak een andere gemeente over het rigoureus veranderen van haar organisatiestructuur en het volledig overgaan tot het opgaven gestuurd werken, door eigenaarschap te verdelen en te organiseren op energie.
Ondanks de verschillen in zienswijze en aanpak zijn er vanuit deze gesprekken toch een aantal rode draden te benoemen die ik hieronder verder zal toelichten.
Experimenteren en leren bewegen in onzekerheid
In alle gesprekken kwam naar voren dat er tegenwoordig van overheidsorganisaties wordt gevraagd om (in) onzekerheid te organiseren. Er komen grote en complexe opgaven op de gemeente af, denk aan bijvoorbeeld de energietransitie, circulaire economie en digitalisering. Deze opgaven zijn vaak moeilijk te overzien, hoe kun je hier dan toch in sturen?
Allereerst vraagt dit het leren omarmen van deze onzekerheid, het feit dat het nu eenmaal onoverzichtelijk en complex is, vraagt om bewustzijn en een lerende houding om te kunnen bewegen in die onzekerheid. En dat terwijl het werken aan concrete resultaten binnen afdelingen en domeinen zó in het DNA van de gemeente zit.
Hoe maak je ruimte voor experimenteren en leren wanneer je ook moet voldoen aan targets en te maken hebt met vaste verantwoordingsprocessen? En hoe doen we dat niet alleen, maar samen met de mensen, de partners die ertoe doen?
We bespraken dat blijven handelen in complexe opgaven of situaties het enige is wat je kunt doen om inzicht te krijgen in de probleemstructuur van de opgave. Wat naar mijn ervaring daarom goed werkt is: blijf, ondanks alle onzekerheid en complexiteit, wel experimenteren en kies een richting. Het systeem zal namelijk reageren op dit handelen waardoor je langzamerhand meer inzicht of grip krijgt op de complexiteit. Denk aan een willekeurig voertuig, daarbij geldt ook: je moet in beweging zijn om te kunnen (bij)sturen.
Organiseren en prioriteren
Naast de complexiteit van de opgaven, was een ander veel voorkomend gespreksonderwerp de veelheid van opgaven die er op gemeenten afkomen. Alles aanpakken zorgt ervoor dat de beschikbare capaciteit aan mankracht, expertises en middelen versnipperd moet worden ingezet, terwijl juist het maximale nodig is om echt het verschil te kunnen maken. Dit vraagt dus om het stellen van prioriteiten en een bewuste inzet van de beschikbare middelen. Hierbij is het belangrijk dat je als bestuurlijke en ambtelijke organisatie eenzelfde beeld van de opgaven en de prioritering hebt.
Maar hoe kies je nu bewust voor welke opgaven nu het belangrijkst zijn?
Een goede manier om dit aan te pakken is door overzicht te creëren en te prioriteren in opgaven. Portfoliomanagement is een behulpzame methodiek bij het creëren van overzicht, het stellen van heldere prioriteiten en het krijgen van grip op alle projecten, programma’s en opgaven waar je als organisatie mee bezig bent.
Leren reflecteren
Oké, nu heb je overzicht gecreëerd en focus aangebracht, maar houd je als organisatie nu je vizier scherp op die buitenwereld, op die opgave? Het schiet zijn doel voorbij wanneer je je alleen intern beter organiseert om opgavegericht te kunnen werken. Dit vraagt reflectievermogen, reflectie op de rol die je als overheidsorganisatie pakt binnen een opgave. Is deze faciliterend aan inwoners die zelf aan zet zijn, eerder co-creërend of toch prestatiegericht om zo efficiënt resultaten te behalen?
Mijn tips hierbij zijn; maak bewust een keuze wanneer en hoe je inwoners betrekt en welke rol jij hierin pakt als gemeente. Kijk dus kritisch naar wanneer en hoe je de buitenwereld betrekt. Besef je dat wanneer je burgers betrekt, hier ook verwachtingen bij komen kijken. Zorg ervoor dat de opgave eigen kan worden gemaakt door de partijen die je erbij betrekt, gedeeld eigenaarschap zorgt voor betrokkenheid. Elke opgave is weer anders en vraagt wellicht ook om een andere aanpak en rol vanuit jullie als gemeente. Wees hierop ook reflectief gedurende de opgave en pas waar nodig jouw rol als gemeente aan wanneer omstandigheden veranderen.
Creëer bijvoorbeeld vaste momenten van reflectie. Reflectie op de opgave, maar ook op jullie rol als gemeente hierin. Het kan namelijk erg behulpzaam zijn om eens uit te zoomen en niet te vervallen in standaardprocedures. Juist door af en toe even afstand te nemen van de opgave, krijg je er inzicht in en kun je weer verder aan de slag met the next best thing. Organiseer hiervoor bijvoorbeeld maandelijkse overleggen met een vast opgaveteam.
Meer weten?
Wil je meer weten over hoe de expertises van TwynstraGudde zoals portfoliomanagement, organisatieontwikkeling of programmamanagement je kan helpen bij de transitie van jouw organisatie naar opgavegericht werken? Of wil je meer weten over de organisatiescan om meer opgavegericht te werken? Bel of mail mij, ik maak graag kennis.
Lees ook de andere blogs in deze reeks:
