Blogreeks Leren van agile principes bij het werken aan opgaven

Opgavegericht werken is tegenwoordig misschien wel hét trendwoord in de publieke sector. Waar de vorige blog ging over de waarde van portfoliomanagement in het werken aan opgaven, staat in dit blog de wendbaarheid in het werken aan opgaven centraal. Waarom is wendbaarheid zo belangrijk in het werken aan opgaven en hoe helpt de agile mindset hierbij?

Toegevoegd door Anne Teunis-Fransen op 6 mei 2022

Opgavegericht werken is niet te vatten in een sluitende definitie, noch bestaat hiervoor een eenduidige aanpak of werkwijze. Maar, de aanleiding om opgavegericht te willen werken is vaak dezelfde: organisaties willen kunnen inspelen op de snel veranderende omgeving om hen heen. Door opgavegericht te werk te gaan, willen organisaties een zo waardevol mogelijke bijdrage kunnen leveren aan de maatschappelijke vraagstukken die er zijn. Dit vraagt om een wendbare – agile – mindset en aanpak. Want ondanks dat het agile werken oorspronkelijk gericht was op de ontwikkeling van producten (zoals software), kan de agile mindset ons, ook bij het werken aan complexe maatschappelijke opgaven, veel leren. In dit blog beschrijf ik waarom de verschillende principes van agile werken behulpzaam zijn bij het werken aan opgaven.

Leren van agile principes bij het werken aan opgaven

Agile werken in een notendop

Een wendbare, agile aanpak betekent het omarmen van verandering. Dit staat haaks op de traditionele manier van werken waarbij veranderingen juist worden gezien als risico’s die je wilt beperken. Je maakt van tevoren een plan van aanpak en je probeert je hier zoveel mogelijk aan te houden. Bij agile werken werkt het andersom, daar ga je er bij voorbaat vanuit dat je plannen zullen wijzigen. Je omarmt de verandering en richt daarop het proces in. In dit proces werk je kort cyclisch, bouw je veel feedbackmomenten in, en begeef je je in een continu proces van verbeteren. Je stelt een helder doel, maar de koers kan veranderen.

Scrum is een vaak gebruikte methode wanneer je agile wilt werken aan opgaven. Het scrum framework geeft aan dat je werkt in vaste cycli van sprints in multidisciplinaire teams rondom een opgave. In deze sprints werk je stapsgewijs aan een opgave door deze op te delen in hapklare brokken werk. Deze brokken werk worden continu geprioriteerd op waarde en urgentie. Na elke sprint wordt er feedback opgehaald bij de relevante stakeholders.

Type vraagstukken

Vraagstukken kunnen doorgaans worden getypeerd als chaotisch, complex, ingewikkeld of simpel. Waar er bij chaotisch werk totaal geen idee is van wat een behulpzame aanpak is, is er bij simpel werk vaak zelfs sprake van routines. Agile werken leent zich uitstekend voor complex werk. Werk waarbij er geen totale chaos is, want je hebt wel ongeveer een idee van de probleemstructuur, maar er is ook nog heel veel onbekend en onvoorspelbaar. Zowel het ‘wat’ als het ‘hoe’ is bij dit type vraagstuk nog niet helemaal helder, daarom is een wendbare en iteratieve aanpak passend.

Leren van agile principes bij het werken aan opgaven

Cynefin framework

Veel maatschappelijke opgaven zijn te typeren als complex. Deze opgaven zijn namelijk nog redelijk onbekend en veranderlijk, er zijn veel factoren die invloed hebben op de opgave. De agile mindset gaat uit van hetgeen al bekend is. Door op basis van wat je al weet te starten en steeds feedback op te halen, krijg je steeds meer inzicht in de probleemstructuur van het (maatschappelijke) vraagstuk waardoor je je aanpak hierop kunt aanpassen. Zo vormen het ‘wat’ (de inhoud van het vraagstuk) en het ‘hoe’ (de aanpak) elkaar continu.

Leren van agile principes bij het werken aan opgaven

Incrementele aanpak

Want bij de meeste maatschappelijke vraagstukken is het simpelweg niet mogelijk om eerst een volledig plan van aanpak te maken. Enerzijds doordat de opgave door haar complexiteit niet te overzien is. Anderzijds doordat de probleemstructuur van de opgave ook continu verandert door ontwikkelingen in de maatschappij. Daarom is een kort cyclische en incrementele aanpak heel behulpzaam bij het opgavegericht werken. De agile mindset gaat uit van verandering in kleine betekenisvolle stapjes. Steeds kijkend naar wat de meest waardevolle toevoeging is zodat het de aanpak van de opgave versterkt en versneld. Er wordt dus continu gezocht naar en bepaald welke acties de meeste (maatschappelijke) waarde opleveren. En dit wordt gedaan op basis van de feedback van stakeholders.

Zoals aangehaald in mijn eerste blog in deze blogreeks, is het dus vooral belangrijk om niet te lang te blijven hangen in het maken van plannen, maar ‘gewoon’ ergens te beginnen. Al doende (in de sprints) krijg je namelijk meer inzicht in de opgave en kom je meer te weten over welke inspanningen de opgave het meest dienen. Belangrijk is dus om de opgave al doende te blijven duiden, samen met alle betrokkenen rondom de opgave en the next best thing vast te stellen en daaraan de beschikbare capaciteit te besteden.

Continu feedback ophalen

Maatschappelijke opgaven worden meestal niet door één partij opgepakt. Vaak zijn er veel verschillende partijen betrokken bij een maatschappelijke opgave die hieraan een bijdrage leveren. De omgeving van de opgave. En met omgeving bedoelen we: alle andere betrokken partners, maar zéker de doelgroep(en) die gebaat is/zijn bij het werken aan deze opgaven. Want daar draait het uiteindelijk om bij opgavegericht werken: de betekenis en de verbetering van de kwaliteit van leven voor de inwoner. Belangrijk is om deze omgeving in beeld te brengen (wanneer dit nog onvoldoende duidelijk is). Want samenwerken is uiterst belangrijk in het opgavegericht werken. Een agile aanpak waarborgt kort cyclisch werken waarbij continu feedback wordt opgehaald vanuit de omgeving over alle inspanningen die vallen onder die opgave. Deze feedback is nodig om de opgave steeds beter te kunnen begrijpen om samen met externe partners nieuwe keuzes te kunnen maken ten behoeve van de opgave.

Leren van agile principes bij het werken aan opgaven

Multidisciplinair team

Een ander uitgangspunt van agile werken is het werken in vaste multidisciplinaire teams, bestaande uit professionals die elkaar aanvullen. Het vrijmaken van capaciteit uit de staande lijnorganisatie(s) voor een opgave is voor veel opdrachtgevers met wie ik spreek een heikel punt. Vaak wordt medewerkers gevraagd om, naast hun reguliere werkzaamheden, een bijdrage te leveren aan (een van) de maatschappelijke opgaven die zijn benoemd. Op die manier wordt de opgave vaak verdeeld over de mensen. Ik pleit echter voor het tegenovergestelde: het verdelen van mensen over de opgaven. Op die manier creëer je een vast opgaveteam met commitment aan de opgave. Eigenaarschap is zo heel duidelijk georganiseerd. Daarnaast bestaat dit team idealiter uit professionals vanuit verschillende geledingen van de organisatie die vervolgens ambassadeur van deze opgave zijn naar het eigen organisatieonderdeel. Opgaven behoeven dus een integrale aanpak: niet vanuit één beleidsterrein of afdeling, maar vanuit allerlei benodigde expertises die gecombineerd worden. Waarbij er geen strikte scheiding meer is tussen beleid en uitvoer, afdeling A of B, potje geld X of Y.

Kortom, de meeste opgaven vragen om meer dan een uitgewerkt projectplan. Het inrichten van een kort cyclisch en iteratief proces met een agile karakter, leent zich daarom uitstekend voor (maatschappelijke) opgaven in een wereld die continue verandert.

Lees ook mijn andere blogs 'Opgavegericht werken – stof tot nadenken’, en ‘Portfoliomanagement - Het onmisbare filter bij opgavegericht werken’, waarin ik meer vertel over opgavegericht werken.

Wil je doorpraten over het (agile) werken aan opgaven? Neem dan contact met mij op.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.