Blog Het tweefasen-contract is een rationele oplossing voor uitdagingen van nu

Samenwerking is een rationele manier om met onzekerheden om te gaan, indien de kennis en ervaring om tot de beste oplossing te komen bij meerdere partijen zit. Dat vraagt om vertrouwen tussen – in dit geval opdrachtgever en opdrachtnemer(s). Het geven van dat vertrouwen is een heel rationele oplossing, indien daardoor de oplossingsruimte wordt vergroot. Geen soft gedoe maar een weloverwogen keuze uit eigenbelang. Het tweefasen-contract (ook wel aangeduid als tweefasen-aanpak) biedt hiervoor een uitstekend kader.

Toegevoegd door Jeroen Moonen op 2 november 2022

We leven in een tijd waarin risico’s en onzekerheden steeds minder acceptabel lijken. Een tijd waarin veel opdrachtgevers gewend zijn geraakt aan de – vermeende – ‘zekerheid’ van een vaste prijs vooraf voor een bouwproject. De standaard reactie op verandering en onzekerheid lijkt tegenwoordig te bestaan uit formalisering, meer voorschrijven en meer controle. Tegen deze achtergrond voelt de overstap naar het tweefasen-contract in bouwprojecten wellicht als een vreemde, of in ieder geval grote, stap. Doordat het als een sprong in het diepe kan worden ervaren en de betrokken partijen zich kwetsbaar en afhankelijk van elkaar moeten opstellen. Het tweefasen-contract is echter een heel rationele benadering van enkele uitdagingen waar veel projecten tegenwoordig mee te maken hebben. Denk aan de toenemende complexiteit van projecten die het bedenken en vervolgens specificeren van oplossingen en eisen steeds lastiger maakt. Denk ook aan de onzekerheden waardoor projecten vooraf onvoldoende goed zijn te overzien en in te schatten, waardoor aanbieden tegen een vaste prijs niet goed mogelijk of niet verantwoord is. En de kennis en ervaring die nodig is om tot goede oplossingen en aanbiedingen te komen, die deels bij opdrachtgevers en deels bij de opdrachtnemers zit. Het tweefasen-contract kan hier, met een speciale ontwerp- en onderzoeksfase om gezamenlijk onzekerheden te reduceren en tot de beste oplossing te komen, een goede oplossing voor zijn.

Het tweefasen-contract is een rationele oplossing voor uitdagingen van nu

Toenemende complexiteit

Projecten worden steeds complexer. We werken steeds meer in bestaand areaal (denk aan de enorme vervangings- en renovatieopgave waar onze infra-beheerders voor staan) waarvan we in veel gevallen niet exact (meer) weten wat er staat en/of wat de status van het areaal is. Ook de omgeving van projecten wordt complexer, zowel fysiek als juridisch en wat betreft maatschappelijke context. En projecten zijn de afgelopen jaren steeds groter geworden, op zichzelf of doordat ze nauw verknoopt zijn met andere opgaven.

Te onzeker om aan te bieden tegen een vaste prijs

Deze complexiteit brengt vaak met zich mee dat er zulke grote onzekerheden in een project zitten, dat het maken van een redelijke inschatting van de oplossing en de vaste prijs daarvoor, daardoor niet goed mogelijk is. Dat dit in de korte tijd van een aanbesteding in concurrentie moet gebeuren maakt de kans dat er een realistische aanbieding uitkomt nog kleiner. Marktpartijen worden in dergelijke gevallen gevraagd een inschatting te maken van iets wat de opdrachtgever zelf ook niet weet. Als opdrachtgever loop je het risico dat er in het geheel geen aanbiedingen worden ingediend, of er komen (noodgedwongen) aanbiedingen waarvan iedereen impliciet weet dat de aangeboden oplossing en ‘vaste prijs’ met grote onzekerheid zijn omgeven. Dan is het wachten op de eerste wijzigingen en de discussies daarover.

Lees meer over het tweefasen-contract.

Opdrachtgever en opdrachtnemer hebben elkaar nodig om de beste oplossing te bedenken

De ervaring leert dat er bijna altijd wel oplossingen te vinden zijn, ook als dat in de voorbereiding voor een opdrachtgever lastig blijkt. Het is de kunst met de juiste kennis en ervaring tot de best passende oplossing te komen. En om daar een redelijke en maatschappelijk te verantwoorden prijs voor af te spreken. Dat vraagt veelal om een combinatie van kennis en ervaring waarover geen van de partijen individueel geheel beschikt. De opdrachtgever is sterk in kennis van onder meer de doelstellingen, achtergronden en omgeving van een project, alsmede areaalkennis. De markt is vanouds sterk in kennis van wat er aan oplossingen en uitvoeringswijzen voorhanden is, en welke risico’s wel en welke niet door de markt gedragen kunnen worden. De uitdaging is die kennis en kunde te combineren in een fase van een project dat er nog daadwerkelijk iets mee kan worden gedaan.

Tweefasen-contract als rationele oplossing

Samenwerking tussen partijen die elkaar nodig hebben ligt voor de hand. Daarmee kunnen mogelijkheden in beeld komen die voor partijen afzonderlijk niet of slechts moeizaam bereikbaar zijn. In het geval van het tweefasen-contract betekent dit een samenwerking die verder gaat dan in een reguliere aanpak, in een fase waarin nog veel onduidelijk is, ook over de invulling van die samenwerking zelf. Er ontstaat een contractuele relatie voordat de partijen weten wat er precies gemaakt gaat worden, wat het gaat kosten en onder exact welke voorwaarden. Dat introduceert een onderlinge afhankelijkheid. Hiermee omgaan vraagt naast duidelijke kaders, spelregels en een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling, vooral ook om vertrouwen vooraf: het vertrouwen dat partijen zich jegens elkaar redelijk zullen gedragen, geen misbruik zullen maken van wederzijdse afhankelijkheid en samen tot een goede oplossing komen tegen een redelijke prijs. Dat vertrouwen maakt het mogelijk om met deze onzekerheden om te gaan: ‘Vertrouwen als voorschot op succes’ (Koen Abts).

Als het resultaat van samenwerking en vertrouwen een groter potentieel aan oplossingen is, dan is dat een rationele keuze, (ook) gebaseerd op eigenbelang. In de wetenschap wordt vertrouwen al langer onderkend als een manier om effectief om te gaan met onzekerheden en wederzijdse afhankelijkheid (‘Vertrouwen is rationeel als het de functie heeft om het potentieel voor complexiteit van een systeem te vergroten’, Niklas Luhmann). Vertrouwen een grote rol geven is dus niet iets ‘softs’, gebaseerd op alleen maar gevoel. Samenwerken op basis van vertrouwen is ook geen blauwe ogen-verhaal, maar kan worden gebaseerd op bewezen kennis en kunde, en moet worden waargemaakt in de praktijk.

Dit is een andere oplossing dan in de praktijk nog veel wordt gekozen als antwoord op onzekerheden en een grote complexiteit: zelf verder uitzoeken en uitwerken, meer aannames doen, gedetailleerd voorschrijven en meer controleren. Het voelt om die reden mogelijk onwennig. De notie dat de keuze voor die aanpak een hele rationele kan zijn helpt mogelijk hierbij. Bovendien is niet alles nieuw: het tweefasen-contract kan prima worden ingepast in structuren en werkwijzen die we al langer kennen, zeker voor de realisatiefase. Denk bijvoorbeeld aan de UAV-gc.

Meer weten?

Wil je meer weten over het tweefasen-contract of wil je kijken of dit zou passen bij jouw aanbesteding? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.