Elk contract is onderhevig aan wijzigingen. Bij het afwikkelen van wijzigingen zien we dat perceptieverschillen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer de onderlinge relatie en verloop van het Verzoek tot Wijziging-proces (VtW-proces) vaak sterk negatief kunnen beïnvloeden. Zo kunnen nieuwe klantwensen of langlopende VtW’s een hoofdpijndossier worden. Hoe zorg je ervoor dat opdrachtgever en opdrachtnemer dezelfde verwachting hebben rond de behandeling van een VtW?
Toegevoegd door Anne de Jager op 16 oktober 2019
Het begrijpen van verwachtingsverschillen begint bij het erkennen en bespreken van een verschil in perspectief tussen de samenwerkende partijen. Eerder schreven wij daarover het blog Perceptieverschillen verdienen meer aandacht. Perceptieverschillen, bijvoorbeeld beïnvloedt door eerdere issues of conflicterende wederzijde verwachtingen, kunnen het VtW-proces al snel bemoeilijken. De eerste aanbeveling richt zich dan ook op het vooraf verkleinen van een verschil in perspectief.
Iedere contractmanager en adviseur is bekend met VtW’s die onnodig lang blijven liggen. De wijze waarop (langlopende) VtW’s overzichtelijk worden bijgehouden, verschilt per project en adviseur. Vooraf afspraken maken en inzetten op het vergroten van overzicht, voorkomt irritatie later.
Wanneer nieuwe klantwensen tot onduidelijkheden leiden of het proces van Opdrachtnemer verstoren, kunnen ‘de emotie’ en voorgeschiedenis van andere issues geregeld de boventoon voeren. In dergelijke situaties is het lastig om over eigen schaduw heen te stappen en begrip te hebben voor elkaars perspectief.
Deze drie aanbevelingen doen wij op basis van het onderzoek dat door Koen van Limbergen, stagiaire bij de adviesgroep Contracteren en risicomanagement van TwynstraGudde, is uitgevoerd.
Benieuwd naar de rol die wij kunnen spelen rond de contractbeheersing tijdens de realisatiefase? Wij praten er graag met je over door!