Blogreeks 5 van 6 Hoe ziet de procedure eruit? (III)

Na gunning (het resultaat van de vorige fase) start de ontwikkelfase, waarin de innovatieve oplossing wordt ontwikkeld. Bijzonder aan deze fase is de intensieve samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer(s). Gezien de onzekere uitkomst van het traject (er is immers geen garantie op een succesvolle innovatie) bent u als opdrachtgever gebaat bij een opdrachtnemer die met u meedenkt.

Toegevoegd door Diana Paans op 11 mei 2017

Fase 3: ontwikkelfase

De volgende aandachtspunten zijn van belang:

1. Partijen

kenmerken2

Zoals eerder opgemerkt biedt het innovatiepartnerschap de mogelijkheid om te gunnen aan meer dan één opdrachtnemer. Of en onder welke voorwaarden u met meer dan één opdrachtnemer in zee gaat, dient u van tevoren te bepalen. Mocht u verdergaan met meer dan één partij, dan is het van belang om te zorgen dat alle opdrachtnemers gelijk worden behandeld. Dit vraagt om een zorgvuldig en vooraf vastgelegd proces met duidelijke afspraken.

2. Voortgang en afscheid nemen

vergoeding U kunt in deze fase verschillende beslismomenten definiëren waarop u van één of meerdere opdrachtnemers afscheid kunt nemen (‘go/no-go’ momenten). Opdrachtnemers die kunnen laten zien dat ze voldoende vooruitgang hebben geboekt en dat ze voldoen aan de door u opgestelde kwaliteitscriteria gaan door, opdrachtnemers die hier niet aan voldoen kunt u uitsluiten van verdere deelname. Ook volledig stoppen met het traject is mogelijk. Op deze manier houdt u grip op het traject en garandeert u dat u alleen betaalt voor ontwikkeling die daadwerkelijk ‘levensvatbaar’ is. Natuurlijk is het voor de opdrachtnemer(s) van groot belang om van tevoren voldoende duidelijkheid te hebben over deze voortgangsafspraken en hoe die worden toegepast. Een mogelijkheid is om, net als veel in aanbestedingen gebeurt, een beoordelingscommissie in het leven te roepen die beslist over doorgaan en stoppen. Dat draagt bij aan de objectiviteit van dergelijke keuzes. U kunt de beslismomenten bijvoorbeeld koppelen aan verschillende fasen van het ontwikkeltraject.

3. Risico’s

businesscase Gun uzelf en de opdrachtnemer voldoende ruimte om te kunnen omgaan met de onzekerheden van het ontwikkeltraject. Hierbij hoort in ieder geval een eerlijke verdeling van risico’s. Een risico dat u als opdrachtgever heeft is het risico op ‘free-riders’. Marktpartijen die meedoen voor de (inschrijvings)vergoeding, maar niet geïnteresseerd zijn in het uitvoeren van de opdracht. Als beheersmaatregel voor dit risico kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om opdrachtnemer(s) een vergoeding te betalen die niet geheel kostendekkend is. Een deel van het risico dat het ontwikkeltraject niet succesvol wordt afgerond komt daarmee bij opdrachtnemer(s) te liggen. In dat geval is wel van belang dat opdrachtnemer(s) de kans krijgen deze investering in de commerciële fase terug te verdienen.

4. Resultaat

Aan het eind van de ontwikkeling wilt u zeker weten dat de ontwikkelde innovatie in de praktijk ook werkt. De laatste fase van de ontwikkelfase zou een proof of concept kunnen zijn. Indien u in deze fase met meerdere opdrachtnemers samenwerkt, kunt u de fase eventueel eindigen met de keuze voor de beste oplossing, bijvoorbeeld door middel van een ‘minicompetitie’ tussen de overgebleven opdrachtnemers. De fixed price die u in de mededingingsfase heeft afgesproken kan in dat geval een plafondprijs worden. Op deze manier kunt u kiezen voor de opdrachtnemer die het gewenste kwaliteitsniveau kan realiseren voor de laagste prijs. Ook kunt u de mening van uw klanten of eindgebruikers mee laten wegen in uw uiteindelijke keuze. U kunt ook doorgaan naar de commerciële fase met meer dan één opdrachtnemer.