Blogreeks 4 van 6 Hoe ziet de procedure eruit? (II)

De vorige fase bent u geëindigd met de aanbestedingsstukken. In de nu volgende fase start de marktbenadering. Deze lijkt nog het meest op de bestaande mededingingsprocedure met onderhandeling. In deze procedure mogen alle geïnteresseerde partijen naar aanleiding van een aankondiging een verzoek doen tot deelneming. De aanbestedende dienst selecteert hieruit de partijen die een eerste inschrijving mogen indienen. De geselecteerde partijen helpen u in deze fase bij het verder ontwikkelen en aanscherpen van de vraag, waarbij door middel van onderhandelingen naar definitieve inschrijvingen wordt toegewerkt.

Toegevoegd door Diana Paans op 11 mei 2017

Fase 2: mededingingsfase

In deze fase (de ontwikkelfase) gaat u langdurig en intensief met de opdrachtnemer(s) samenwerken. U werkt bovendien toe naar een resultaat waarvan u beiden nog niet exact weet hoe het eruit zal komen te zien. Het kiezen van de juiste samenwerkingspartner, met wie u dit traject succesvol kunt doorlopen, is dan ook van groot belang. Wij raden u daarom aan om in de mededingingsfase de volgende uitgangspunten te hanteren:

1. Minimumeisen

Voor de minimumeisen kunt u denken aan ervaring met langdurige samenwerking of voldoende capaciteit en ervaring op het gebied van research en development.

2. Vaste prijs

vaste_prijs U biedt een vaste vergoeding voor het ontwikkeltraject. Deze vergoeding kan kostendekkend zijn, maar is in ieder geval niet winstgevend. Pas als het ontwikkeltraject is afgerond en u de exploitatiefase ingaat ontstaat voor de opdrachtnemer de mogelijkheid om winst te maken. Op deze manier voorkomt u “freerider-gedrag” van opdrachtnemers die wel het ontwikkeltraject willen doorlopen maar zich niet voldoende inzetten voor de daadwerkelijke innovatie. U kunt gebruik maken van een marktconsultatie om de hoogte van de vergoeding te bepalen.

Ook voor de afname van de te ontwikkelen innovatie kiest u voor een fixed price. In onze ervaring is het inschrijven voor een (te) lage prijs bijna altijd reden voor een verslechterde samenwerking. Met een vaste prijs voorkomt u dat prijs een doorslaggevende rol gaat spelen in de gunningsprocedure (en de daaropvolgende fasen). In plaats daarvan stimuleert u marktpartijen om zoveel mogelijk kwaliteit te bieden voor de genoemde prijs. Tegelijkertijd garandeert u, voor zover mogelijk, dat de prijs realistisch is voor het ontwikkelen van de innovatie.

3. Visie

visie Voor uw gunningscriteria vraagt u geïnteresseerde marktpartijen om een concept of visie neer te zetten waarin zij beschrijven hoe zij de ontwikkeling van de innovatie voor zich zien. Gezien de onzekere uitkomst van het innovatietraject zal dit noodzakelijkerwijs op hoofdlijnen zijn. Hoe hoger het abstractieniveau van uw uitvraag, hoe meer ruimte mogelijk is voor eigen invulling door marktpartijen en hoe meer variatie in de aanbiedingen. Het concept of de visie kunt u voorleggen aan uw eindgebruikers, bijvoorbeeld door de eindgebruikers onderdeel te laten uitmaken van het beoordelingsteam. Hierdoor heeft u meer zekerheid dat de ideeën van de uiteindelijke opdrachtnemer(s) aansluiten bij die van de eindgebruiker.

4. Samenwerking

U kunt de kans op een goede samenwerking op verschillende manieren stimuleren. Zo helpt het als u een informele sfeer creëert in de mededingingsfase, als u een eerlijke prijs biedt voor de uit te voeren werkzaamheden en een eerlijke verdeling van de risico’s. Ook raden wij aan om een gunningscriterium op te nemen dat betrekking heeft op de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Voorbeelden zijn een ‘partnership plan’, het afnemen van interviews of het doen van (team)assessments. Natuurlijk is hierbij de samenstelling van uw eigen team ook van groot belang.