Batenmanagement zorgt voor verbinding tussen programma- en lijnorganisatie

Wanneer een programma eenmaal loopt, is het belangrijk om na te gaan of het daadwerkelijk effect heeft op het functioneren van de lijnorganisatie en de gemeenten. Hier gaat batenmanagement over. Batenmanagement staat voor het bepalen, toewijzen, monitoren en realiseren van de beoogde programmabaten. Baten zijn concrete verbeteringen in de praktijk van de lijnorganisatie en de gemeenten. Om dit te bereiken moet het programmateam nauw samenwerken met de lijnorganisatie en de gemeenten. Voor het Programma RDOG2024 hebben we een batenrealisatieplan opgesteld om dit proces te ondersteunen.

Batenrealisatieplan: van tastbare resultaten naar meetbare baten

Het programma RDOG2024 bestaat uit verschillende projecten. Elk project levert één of meer concrete resultaten op, zoals een nieuwe organisatie-inrichting of een uitgewerkte visie op zelforganiserende teams. Deze resultaten moeten de medewerkers en het management van de lijnorganisatie verder helpen in hun dagelijks werk. Pas dan heeft het programma succes.

In het batenrealisatieplan hebben we scherp gesteld wat de projecten opleveren en wat de lijnorganisatie daar aan heeft. Dit hebben we gedaan op basis van bijeenkomsten met de projectteams en de medewerkers en managers van de lijnorganisatie. Daarnaast hebben we gesprekken gevoerd met ambtenaren over de gewenste effecten voor de gemeenten en hun inwoners.

Eén van de projecten van RDOG2024 levert bijvoorbeeld een strategische personeelsplanning op. Dit moet onder andere de HR-afdeling en het management helpen aan beter inzicht in de personeelsbehoefte en aan minder openstaande vacatures. Of dit daadwerkelijk bereikt wordt is afhankelijk van de samenwerking tussen het programmateam en de lijnorganisatie. De samenwerking bevorderen we door gesprekken te voeren, werksessies te organiseren en afspraken te maken. Daarnaast houden we een jaarlijkse meting met diverse vragenlijsten onder verschillende doelgroepen, waarmee we inzicht krijgen in de batenrealisatie van het programma.

Rapportage van de nulmeting laat de potentie van het programma zien

Met het batenrealisatieplan kunnen we de voortgang van het programma monitoren. Aan de hand van diverse vragenlijsten over het programma hebben we een eerste meting gedaan binnen de organisatie en bij de gemeenten. De rapportage van de meting laat zien hoe de lijnorganisatie er nu voor staat op thema’s als datagedreven werken, strategische wendbaarheid en bestuurlijke samenwerking. Dit laat zien waar het programma meer of minder op moet focussen in de komende periode.

Programmadoelen realiseren

Dankzij het batenrealisatieplan en de rapportage van de eerste meting kan Hecht het programma nu zelf jaarlijks monitoren, de voortgang zien en waar nodig bijsturen. En doordat we de lijnorganisatie bij het programma hebben betrokken, hebben we bewustwording gecreëerd over wat het realiseren van de programmabaten van eenieder vraagt. Het eigenaarschap en de verbinding tussen het programmateam en de lijnorganisatie vormen een sterke basis om de programmadoelen in de komende jaren te bereiken. 'Het programma RDOG2024 geeft grip op de verandering. Wij weten wat ons te doen staat en welke maatschappelijke baten we kunnen realiseren. De adviseurs van TwynstraGudde hebben onze eigen mensen goed opgeleid. Het is mooi om te zien dat we nu zelfstandig verder kunnen', aldus Dennis Christmas, directeur Hecht.

De toegevoegde waarde van TwynstraGudde

Programmamanagement is één van de expertises van TwynstraGudde. Hier hoort niet alleen het opstarten van het programma bij, maar ook de uitvoering en de monitoring. Door de voortgang regelmatig te monitoren, zorgen we ervoor dat het programma volgens schema verloopt en we eventueel kunnen bijsturen. Met onze inhoudelijke kennis en ervaring met verschillende programma’s weten we mensen binnen organisaties te verbinden, zodat zij met elkaar de programmadoelen kunnen realiseren.