RDOG Hollands Midden is een samenwerkingsverband van 18 gemeenten en omvat onder andere de crisisbestrijding, de ambulancedienst en de GGD. De missie van RDOG HM is om de gezondheid en het welbevinden van burgers in de regio Hollands Midden te bewaken, te beschermen en te bevorderen. RDOG HM wilde versneld doorontwikkelen en vroeg TwynstraGudde om dit programmatisch op te zetten: één programma, waarin alle grote veranderingen in vier jaar tijd gerealiseerd worden. Wij hebben hiervoor de programma startup methode ingezet.
Programma startup
Een programma startup is een krachtige manier om een programma op te zetten. Het gaat uit van verschillende tools en interactieve sessies met management en medewerkers. Een programma startup zorgt voor structuur, duidelijkheid en draagvlak in de beginfase van een programma.
Programma Canvas: alle puzzelstukjes bij elkaar brengen
Bij het opzetten van een programma beginnen wij altijd met de inhoud. Wat zijn de ambities en de doelen van de organisatie? Wat is de context en aanleiding hiervan? Wanneer zijn we tevreden en wat moet hiervoor gedaan worden?
Met het Programma Canvas hebben we deze en andere vragen samen met een deel van de managers en de medewerkers beantwoord. Zo hebben we de inhoud van het programma scherp gesteld en gewerkt aan draagvlak binnen de organisatie.
Doelen-Inspanningen-Netwerk: het hele programma in één oogopslag
De kern van het programma hebben we vervolgens met behulp van het Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) gevisualiseerd. Het DIN brengt samenhang aan tussen de programma-elementen en laat in één oogopslag zien waar het programma om draait. Het Programma Canvas en het DIN vormden samen de inhoudelijke basis van het programmaplan. Het programma RDOG2024 behelsde maar liefst 30 projecten, geclusterd in zes programmalijnen.
Van inhoud naar organisatie
De volgende stap in de programma startup is het inrichten van de programmaorganisatie. Om het programma te laten slagen, moeten rollen, taken en verantwoordelijkheden glashelder zijn. Daarom hebben we een programmaorganisatie ontworpen met een stevige stuurgroep en ambtelijke werkgroep. Daarnaast hebben we een klankbordgroep opgericht, die focust op de kwaliteitsbewaking van het programma.
Intern wervingstraject: inzet op motivatie en competentieontwikkeling
Om deze rollen in te vullen, hebben we een intern wervingstraject opgezet met vacatureteksten, communicatieberichten, sollicitatiegesprekken en een selectieronde. Het was een bewuste keuze om het programma te bemensen met medewerkers uit de organisatie, omdat zij al bekend zijn met de organisatie en vaak extra gemotiveerd zijn om deze verder te brengen. Daarnaast kregen deze medewerkers zo de kans om competenties te ontwikkelen rondom project- en programmamanagement, door middel van cursussen en training-on-the-job door ervaren programmamanagers van TwynstraGudde.
Project start-up en coaching
Toen de projectleiders- en leden eenmaal geworven waren, hebben we per project de inhoud en de kaders bepaald. Hiervoor hebben we het Project Canvas ingezet. Het ingevulde canvas hebben we uitgewerkt in een plan, waarin aanpak, planning en risico’s centraal stonden. Tijdens de uitvoering, hebben we de projectleden één op één gecoacht op thema’s als het afbakenen van de opdracht, taken delegeren en sturen op de planning.
Een vastgesteld programmaplan en businesscase
De programma startup heeft geleid tot een programmaplan en een bijbehorende businesscase, waarin de kosten en de maatschappelijke en financiële baten van het programma zijn uitgewerkt. Beide documenten zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de 18 gemeenten van RDOG HM.
De programmaorganisatie staat, de projecten zijn opgestart en de eerste resultaten zijn opgeleverd. Er is een gedegen basis gelegd en een goed begin gemaakt met het programma dat de komende jaren verder vorm krijgt. De organisatie is nu klaar voor de veranderingen van de komende tien jaar.
De toegevoegde waarde van TwynstraGudde
Project- en programmamanagement zijn één van de kernactiviteiten van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis en ervaring met verschillende programma’s bij uiteenlopende organisaties weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Door het gesprek aan te gaan, verdieping te zoeken en modellen in de praktijk toe te passen, komen we in korte tijd tot een sterk programmaplan met een programmaorganisatie en concrete projecten.
Cases
Cases
Neem contact op met
Amir Sharafkhani
Senior adviseur Overheid en Onderwijs
Jesse Bogaarts
Adviseur Overheid en Organisatie
Helmuth Stoop
Partner Overheid en OrganisatieNeem contact op met
Amir Sharafkhani
Senior adviseur Overheid en Onderwijs
Helmuth Stoop
Partner Overheid en Organisatie